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不管你是設計師或是其他需要使用電腦工作的朋友,檔案整理可以說是工作中每日都會接觸到的,但是如何整理好檔案也會是大家困擾的問題,像是怎樣分類檔案?檔案要怎樣才好找?今天要來分享幾個實用的檔案整理技巧,讓大家工作上更有效率。
文章目錄:
1.三層檔案管理法
2.檔案命名邏輯
3.把工作用資料夾設定捷徑
1.三層檔案管理法
我在整理檔案時,習慣把檔案分層三個階層來管理,而階層的設定會按照你的工作性質來決定,以我目前的工作來舉例,我目前主要工作內容是協助醫師設計社群貼文的設計內容,所以我的檔案資料夾會分成如下圖呈現:
分層為何是設定三層?首先是分層太多會太細,反而會花太多時間在檔案整理上,要管理起來也會更複雜,當然如果是大型的複雜專案,可以考慮分的細一點,普通工作專案三層很足夠了。
而三層的好處在於好整理與尋找,我平時工作會先找到醫師,然後把當日要做的專案建立資料夾,這樣也能夠幫忙記錄下每日做了哪些工作。
也許你的工作內容跟我不同,不適合直接套用,但是大家記住一個最核心的觀念,好的檔案整理一定是當下和未來都要能方便尋找。
三層檔案管理法重點:精簡資料夾、分類清楚、好尋找
2.檔案命名邏輯
在檔案命名上以上方三層檔案管理法來說,我會先用部門當做主要資料夾是因為我個人也有接案和個人品牌經營的工作,所以會以這幾個大類別先做命名區分,再來則是針對這些類別去細分。
以公司來說,主要專案都是醫師,第二層我就會以醫師來命名,這樣就能方便分類不同客戶,而第三層資料夾命名上日期為何放在最前方是因為這樣用自動整理時,會自動排序把新到舊的資料夾都排好,方便尋找。
這邊的命名邏輯概念在於方便分類與尋找,如果你今日想要尋找109年6月做了多少專案,可以搜尋10906,這樣出來的資料夾就會是那個月份做的內容了,而專案名稱則是為了依照專案來查找使用。
3.把工作用資料夾設定捷徑
資料夾會越累積越多,但當天工作時可能只會用到某幾個資料夾,所以如果能夠在當日工作時把特定資料夾設定成捷徑,就能減少每次都要一層層點開資料夾才找到需要用資料夾的狀況。
windows使用者可以對資料夾點擊右鍵選擇「建立捷徑」,mac使用者則是能夠右鍵把資料夾用Tags來標記(如下圖),這樣每日工作前就把當天主要用到的資料夾設定成捷徑就能方便使用了。
希望這次的分享對於大家在工作上能有些幫助,如果你有想了解或是交流的內容都歡迎留言告訴我,再次感謝你的閱讀。