[七天日更鐵人] 《把結構力變習慣》讀書心得

2021/09/19閱讀時間約 8 分鐘
作者:大衛・史迪宏  David Stiernholm
譯者:陳重亨
出版社:今周刊
出版日期:2018/03/22
中秋讀書~
雖然這本書已經有點年代,但今天重看仍覺得相當實用、對任何想改善生活的人都頗為友善。
因為是一本蠻簡單的薄書,我想可以只簡單說明一下這本書中提到的「漸進式習慣養成法」,並推薦覺得自己生活一團亂、常常被時間追殺或是找不到需要的東西⋯⋯等等各種缺乏秩序與章法的人自己買這本書回家,按照裡面詳盡的指示逐一改善自己的生活。

結構力

根據書中所說,「結構」其實是一個很廣泛的概念,作者將之定義為「可以用來幫助個人,讓工作更順利的一種工具、技巧和方法」。
依我的角度來看也差不多就是如此(這也是整本書的宗旨!),作者會用一本書的時間,幫助你將生活組織得有條有理,也就是「有結構」。
在結構完整的生活中,我們的所有待辦事項——不管是現在、過去或未來的——都有自己的位置安放,只等待時間到了我們就會按部就班完成。
其實也跟麻理惠小姐說的「怦然心動的家」類似,家中所有事物都有自己的位置,主人會定期使用和維護這些事物⋯⋯是不是沒想到連一本關於工作事項的書我都能扯到整理啊?但「結構力」換句話說也就是「整理待辦事項,將冗長繁複的清單化作可行性高的工作細項」嘛!

開始之前

在等待下訂的書籍送到之前(我假定你看到第一段,認為自己需要重整生活秩序時就已經下單了喔!),可以先給自己一些心理準備。
作者將所有步驟歸類到三十一天,讓讀者方便剛好在一個月內就完成,但是其中有些事情可能會花上不只一天、有些則不到一天——關於時間的部分,我得重複作者的提醒:
即使你只做了一天的改變,也比完全不改變來得好;
即使你花了五天才做好「5公分文件清理法」這項任務,也比發現一天做不完就停下來好;
即使中間休息了一個月,重新開始也不會有罰款(除非你拖延的是繳電費之類的事項⋯⋯),只要接著繼續改變,在闔眼前都還有許多時間享受改善的人生喔!(這到底算勵志還詛咒呢!?)
另外,作者建議各位在開始之前為自己找出一種獎勵方法,只要你完成了當天要求的事項,就可以享受這份獎勵。
也就是說,這個月大概會獎勵自己三十次XD
他提出的例子包含:吃糖果、存一小筆錢好在一個月後去買想要的東西、達成目標就燒掉一根火柴等等,各位不妨想想屬於自己的、可以立即兌現的獎賞。
⋯⋯但我個人是還沒找到最喜歡的獎勵方式,歡迎各位留言提供靈感XD

實踐(依天數排列)

☆請容我用條列式清單列出,因為我真的太愛列清單了(什麼理由)!!
  1. 準備好你的結構改造計畫:想一下自己想要什麼獎勵,並為往後的三十天預留三十分鐘進行這本書中的事項。
  2. 選擇你的工具:紙本?電子?我自己是選用Evernote啦,重點是將任務統一集中——這點也跟麻理惠的「怦然心動整理法」原則相同呢!不斷在不同書中看見她的智慧真是令人振奮~
  3. 將任務寫清楚:每項任務應該有動詞跟關鍵名詞,寫得太籠統容易忘記(這也是我選擇電子清單的原因,每天寫一堆字太慢了XD)。
  4. 休息日:彈性時間!如果前幾天有做不完的,留到這一天補上吧!
  5. 將待辦事項做好分類:我只有分類成「重要」、「瑣事」,其餘的就按照急迫程度排順序,不過書中提到也可以分類成更多種類,這個我想就見仁見智了。
  6. 做好摘要總覽:即大專案底下較詳細的待辦清單,避免看到「做完XX專案」就頭痛。
  7. 解決惱人的任務:惱人的任務有兩種解法,一種是從最難的先下手;另一種是拆分到極致的簡單——當然是後者比較輕鬆。
  8. 5公分文件清理法:一天清理一點點!按照我的經驗,通常開始了就會停不下來,但將目標設定成「簡單到可笑」的程度,反而成功率最高哦!
  9. 休息日
  10. 安排固定的工作檢核流程:我的行事曆以月為單位,所以我會一個月統整一次系統,但各位當然會有自己熟悉的工作流程,將「檢查」排在自己覺得適當的時間即可。
  11. 定下明確的目標:明確意味著可量化、可視化。
  12. 確定優先順序:除了排順序之外,還要排除不必要、或是可由他人代勞的工作。
  13. 緊急狀況清單:讓我們在緊急情況下也有所憑依的,最基本的清單。
  14. 減少不必要的會議:作者建議,如有不需要各位親自參與的會議,可以告訴邀請者你當天已經沒時間了——這也是事實,你有更多更重要的事情要忙。
  15. 休息日
  16. 減少分心事物:找出工作環境中會令我們分心的事物,可能是震動的手機、吵雜的環境或是吵雜的同事(咦),這一天需要想點方法讓這些干擾至少維持一段時間不會影響到工作時間。
  17. 排出專屬的「個人時間」:同上,挑出高效率時段,盡量保持獨處,這也是能不能準時下班的關鍵!
  18. 提高開會效率:其實我認為,如果只是普通職員的話,大部分的會議都是不去也不會怎麼樣的⋯⋯但那種老闆親自下令要你到場的會議,確認每場會議都有「確切要討論的議題」,應該會是增加效率不錯的方法哦。
  19. 設定「專案停車場」:這就是上面我說的遠大的夢想,如果暫時無法開始,可以停到「專案停車場」,等有空的時候再來將「車」開走。
  20. 記得詢問期限:我用Evernote記錄所有任務,如果是有期限的任務(比方說面試、完成某項禮物等等),我會在到期日的前一週或前一天設定提醒;如果是使用紙本行事曆,只要在當天的格子寫下任務即可,時間近了自然會看到。
  21. 為例行性工作設置提醒機制:我稱之為「範本」。在Evernote裡面可以隨意設置自己的範本,日後取用;如果是紙本,也可以為固定要做的事件(比方說一個月要寫一篇報告,或是不會常常煮的食譜)建立流程表,讓下次可以輕鬆地按表操課。更棒的是,自己建立的範本可以完全客製化!需要注意什麼、採買什麼、在哪裡要提醒誰什麼都可以隨時增添!這是我最愛的部分。
  22. 休息日
  23. 用查核清單幫助自己:其實就是我上面說的「範本」,無論事大事小,做出統一流程,下次要用的時候就不會無所憑依。舉例來說,最好的審核清單範例應該就是「旅遊行李清單」了吧?各位可能或多或少都有做過;如果直接建立成一份固定式的表單,下次就不用從零開始!若將內容整理得清晰易懂,還可以作為多工協調的利器!
  24. 讓查核清單使用便利:跟任務清單一樣,集中!簡單!清晰!如此一來就不會讓「找某項查核清單」出現在待辦事項上⋯⋯
  25. 從好的開始出發:我稱之為「儀式感」。比方說,我在家工作的開啟方式是:戴上眼鏡、更換成外出衣服,坐在書桌前打開電腦或手機查看待辦事項,就是開始工作的訊號。這裡的重點是,每天「先」查看自己的清單,「再」去看其他例行事項,比如回覆電子郵件。
  26. 找出時間小偷:改善流程已經來到最後的環節,現在是時候注意一些小細節了。這大半個月我們努力按照書中描述的改善了行事方案,理應對過程更加敏感,可以注意到一些不重要的小事,會影響我們的行事效率⋯⋯這天的任務是努力消除這些業障(?)
  27. 精確微調筆記技巧:確保目前為止做的一切都能被妥善的運用到你的新生活,並且不會造成效率退步。
  28. 任務不漏記:提前思考有沒有「可能會被漏掉的」任務,設想那會發生在什麼時候、哪種地點和情境,並為它們創建一些「可以順利加入待辦清單」的方法。
  29. 文案回收再利用:其實還是跟上面的範本一樣,之前曾做過、未來又要做的文案,都可以留存一份檔案幫日後的自己減輕壓力。
  30. 運用「到期備忘資料夾」:這是一個我沒用過,但覺得很酷的備忘方式!詳情可以看書上寫的,大致上就是以31個當月的資料夾放入當日文件;另有12個月份的資料夾,放入該年度需處理的案件;以及最後一個資料夾放「未來」的文件。
  31. 恭喜,你已經衝過終點線!:這天沒有要做的任務,不過可以因為所有事情都完成了,額外給自己一點獎賞!(也許去買一個月前答應自己要買的東西)對本篇文章來說,看到這裡則是代表簡單的行程介紹已經告一個段落,還沒下單的差不多可以去下單買回家自己看一下詳情了XD書中給的建議更加具體完整(當然啦,不然我就自己出書就好了),也有很多作者的客戶實際發生的趣事可以陪伴這一個要進行大改造的月份!

什麼時候開始?

我的建議是,立刻開始。
事實上,我認為想做的事情最適合開始的時刻都是:現在!
就連那些遠大、看似遙不可及的夢想,諸如買房、開店、環遊世界、做自家貓狗的貼圖、製作可以販售的獨創商品⋯⋯都只是需要從長計議,拆分切割之後排入我們的行程表,才有可能完成。
如果可以的話當然還是越早開始,就越早能看到美夢成真囉!
正好中秋假期還有一兩天,如果不想出去人擠人的話,也可以把剩下的兩天時間用來更新一下自己的待辦事項流程喔~
贊助支持創作者,成為他繼續創作的動力吧!
中文系畢業,所以總是妄想可以用文字養活自己。(但總是寫一些會讓中文系教授翻白眼的文)最想去的地方是家裡,更詳細一點是沙發或床上,請讓我在此生根謝謝。
過去兩年,我挑戰過一年閱讀100本書、然後是200本。 但連續兩年完成之後,我想起閱讀的過程就是目的,徜徉書海的快樂就是我要追求的——於是今年,我打算放緩速度、享受閱讀。 這裡會放我的個人觀後感或書評,如果你也有興趣,歡迎來到我的讀處。
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