流程愚蠢?就改變它吧!

2022/05/27閱讀時間約 5 分鐘
流程,是可以通過重新設計被優化的。但改變流程,需要的好像不是「清晰的需求」,可能欠缺的是「勇氣」,有道是長大以後增加的是重量,減少的是膽量。

故事一、任性工讀生

「重複性流程」

十多年前,我是日商總公司當零件部門的工讀生。其中一項工作是:下單。流程是:整理各家經銷商的訂單->掃描下單到廠商資料夾->發email通知[有訂單]的廠商去收單->確定收取會剪走資料。
為了通知[有訂單]的廠商,得逐個打開資料夾查看,當廠商數量不斷增長,原有的方式顯得很低效而且容易出錯(新舊的待處理訂單有時會混雜一起)...也曾試著以準備一份LIST,人工勾選待通知廠商的列表。但這實在不是很效率。

「為效率,大膽求助吧!」

我直接轉身求助IT大哥,詢問可行性。沒承想,那每天浪費2小時的重複庶務,IT大哥直接回我:「這很簡單!」
不到幾分鐘後就帥氣幫我寫了一支程式。程式邏輯:通過資料夾比對、感應是否有「新版本」的物件,IF YES,自動發email通知;IF NO,就不動。後來這支程式,造福了無數後人節省超多時間~
但其實我好像忽略了,日商公司跨部請求協助,應先提出申請,載明協助後預計可節省多少效能,以利主管評估。幸好當時是沒有被檢討這部分。
【每個人原本都是熱愛工作的,因為我們鍾愛解決真實問題的成就感!】
讓人越來越討厭工作的,不是事情,是低能與低效!沒有資源喜歡被浪費。

故事二、任性接案者

「重複性流程」

今天,我需要維護客戶的官網後台。隨著文章量增多,出現排序需求:「我想把同屬性的文章,排序一起」。但顯然後台完全沒有這功能。人為克服的方法是:進去改「發文時間」,依日期遠近可以達成技巧性排序。但這實在不是很效率。

「為效率,大膽求助吧!」

我直接轉身去求助網站業務,詢問可行性。沒承想,業務小育直接回我:「我叫程式加進去!」(帥氣!沒想到居然可以加,不是寫死的喔?!)
不到幾小時後對方就請我確認!程式邏輯:在文章"裡頭"多了可編碼的位置。恩...但我這效率腦快速發現:「那豈不是我還得一篇一篇進去改?」立即再提出進階的請求:「有沒有在 LIST 列表頁就完成編碼的可能性?」小育回我:「我再麻煩程式處理。」
【原本沒有門的!當你發出具體請求,就擁有 9又1/2月台 出現的可能!】
提出明確的需求、清晰的方向,是需求端的責任。協作夥伴才知道能怎樣搭把手!
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【悖論】不正職的勇氣

回頭觀察,我發現自己樂在「任性」的求助角色時,都是「工讀生」、「接案者」,非正職員工。
其實,當我立場是「正職員工」時,在反映協助、追求整體效率時,溝通上很容易詞不達意。看不清事情的純粹本身,沒辦法明確的就事論事的表達,迂迴曲折婉轉到...事情他媽媽都認不得孩子。(我就是很在意他人目光...不敢堅持明確表態,我錯了。)
看著客觀事實,我心裡擔憂的卻是自己... 擔憂自己是否成了「太愛表現」的人、擔憂自己「是否會隱性得罪他人」,經驗法則的多一事不如少一事,種種之類的。明明就不重要,但在那個氛圍裡卻是攸關生存的議題。「就妳(指我)問題多」曾是初入職涯時我身上的一張標籤。
我的疑問還真沒少過,就不能問問嗎?問清楚、釐清邏輯再執行不是挺好的嗎?我很疑惑。直到後來讀到古希臘時期,蘇格拉底與智者通過詰問,逐漸釐清真理,這過程有多麼招人討厭,甚至讓他最後賠上性命,我完全懂了。不是不能問,是經不起疑問。疑問容易揭示出脆弱、揭示出沒有想清楚的陰暗、損害其原有的權威性,這不是問,這是罪!
人在幼時學著說話,長大反而學著閉嘴、婉轉到詞不達意... 除非,雙方都願意把自尊暫放在事情後方,理性來討論。(或許只有蘋果、谷歌公司,那種聰明人集聚的公司,才敢要求人把自尊置在事情後頭吧?)
風氣能改變嗎?可以吧(語帶保留)要看掌權者鼓勵哪一種風氣。但或許以人情為文化主體的亞洲公司,掌權者都有自己內心的擔憂,人人需要一本阿德勒心理學《被討厭的勇氣》。
事情正確、個人(立場)正確
整體的善、局部片面的善
會怎麼選,該怎麼選?處境換了選擇還會一樣嗎?
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【後記】

掌權者與領導者

權,有兩層意涵,POWER 以及 RIGHT。
POWER:指權力,力量,絕對的權威、壓倒服從。
RIGHT:指權宜,衡量,權宜之計,像一只天秤,權量找到正確的方法與位置。
「智必知權」:一個智慧的人,必定懂得變通、調整,最終找到合適的位置。用「變通」的方法,堅守、維護核心目標,守護那個 Principle (不變的原則)。
吳伯凡老師在《認知方法論》中教導:做一個領導者,要做正確的事(RIGHT 權”利”),而非正確的人。權,RIGHT,必先是一種能力,然後才是地位。而真正的領導者,則指的是:通過認知優勢,給別人提供方向感和驅動力的人。
比爾.坎貝爾,他是矽谷眾多企業領袖的精神導師。《教練》一書,是 Google 高管在坎貝爾逝世後,為他撰寫留念的。從書中,隱約能感受到一名領導者的風範,如沐春風的老師。書裡沒有方法論,只有講述他的存在。他從不宣稱自己是誰,即 I am WHAT I am.
I am WHAT I am
我們所做的事,會為我們述說我們是怎樣的人。
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我是小六,曾想對標松浦彌太郎,成為療癒靈魂系作者,沒想到少年時的偶像,總在下筆時顯靈... 雖表達如劍(賤)鋒犀利,但請知道源於愛,我們說好不當次世代超擊敗。​
生活旅程,離不開的那些事
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