經營民宿的大腦-控房系統(PMS)3大功用＆5個適合民宿的PMS】分享｜創業柑仔店x民宿管家Grey
哈囉～大家好，《民宿經營問答》第四篇依序來跟大家聊聊：
- 控房系統(PMS)【介紹＆3大功用簡介】
- 控房系統(PMS)的【適合對象】
- 7個常見的控房系統(PMS)
- 總結：為什麼要用控房系統(PMS)?
話不多說，我們直接來看第一個部分
控房系統(PMS)【介紹＆3大功用簡介】
全文是Property Management System，翻成中文就是物業管理系統，什麼是物業？就等於是自己的民宿、背包客棧、旅館、飯店的意思。那物業管理系統(PMS)要管理什麼呢？簡單的說，共管理三大樣東西：
- 1.民宿各種資訊(如：訂單、金流、各種數據......)
- 2.官方訂房系統
- 3.訂房平台(OTA)的串接
民宿各種資訊(如：訂單、金流、各種數據......)
民宿跟旅館、飯店一樣，一樣要入住、退房、收取費用與整理打掃。要怎麼知道目前房間的狀況、今天的住房率、某個日期還剩幾間房，甚至這幾年的住房率與營收，就是透過現在說的控房系統(PMS)可以很方便辦理或察看
官方訂房系統
官方訂房系統一般是我們自己【跟控房系統(PMS)廠商合作架設】的，我們也不用想的太難、太複雜，我們身為民宿的使用者，基本上就是【上傳照片、填寫民宿的相關資訊(介紹、訂房須知、退費辦法......等等)】就好了
【會需要它的其中一個原因】是：它就像是我們【網路世界裡的實際一家店面】，自己來到你店裡消費的客人，你【不用被任何平台抽成】，只要付你的房租、水電費就好。所以屬於控房系統(PMS)底下的官方訂房系統，基本上幾乎不會跟你收每筆訂單的%數服務費，只會每年跟你收固定的系統維護、使用費用(就像是房租、水電費一樣)，就算有收，也不會像訂房平台(OTA)每筆訂單收到十幾%
在經營民宿長遠來看，會省下一筆很可觀的費用。就以自己第一年經營民宿(背包客棧)的營收算100萬來講好了，訂房平台(OTA)收十幾%，一年下來就要多花十幾萬給訂房平台(OTA)，平均每個月至少也要付一萬多塊
不過也有人曾經跟我反映，他連每年要繳年費的官方訂房系統都不想用。確實沒有一定要用什麼或要做什麼，在美食外送平台(Uber Eats、foodpanda)那麼普及之前，很多人都覺得「抽成那麼高，誰要用？！」......現況如何，大家都知道了。我們回過頭來客觀的說，若你【不擅長網路也不想請員工】，確實你就【不適合使用控房系統(PMS)】
另一個問題來了，那【誰適合使用控房系統(PMS)】？以下條列幾個選項，只要你符合其中一項，都建議你使用控房系統(PMS)：
- 想長久經營(2年以上)，打造自己的事業或過半退休生活
- 想要系統24小時都可以幫你接訂單，不想沒接到電話就錯失訂單
- 想經營起自己官方的網路店面，不想一直被高額抽成
- 想有自己的客群，不想過度依賴別人或某個平台
- 想經營2個以上的平台，如：官網、Booking.com、Hotels.com、AsiaYo、Airbnb......
只要有以上其中一項，都建議你在剛開始就使用控房系統(PMS)
當然，我們剛開始一定有人不想要花這筆預算，或不確定自己使用後是否會有成效，當然還是有解決方案的，就是【選擇一個訂房平台(OTA，底下會做多一點說明)，在那個平台上販售】。就目前市場，不論是台灣或是國外的客人，建議【首選Booking.com】，除了使用者與訂單量相對較多，後臺管理介面相對操作容易，功能與資訊又很齊全
只選擇訂房平台販售的朋友，平台當然一樣可以長久經營及24小時幫你接單，但相對有官方訂房的民宿，別人經營2、3年後，你不再是每年只比別人多付十幾萬的抽成服務費，別人官網訂單增加，抽成服務費減少，每年你比別人多付二、三十，甚至四十萬給平台都有可能。其他部分，再詳細介紹訂房平台(OTA)時再跟大家分享
訂房平台(OTA)的串接
先簡單介紹一下OTA的原意是什麼：Online Travel Agency，其實是【線上旅行社】的意思，我們也會稱呼他們為第三方訂房平台
台灣目前主流的訂房平台-Booking.com一般就佔了一家民宿的訂單8成以上(同時上架多個平台)，尤其剛開始經營，更幾乎占了百分之百的訂單，這也是為什麼上面會說，若你不想要花控房系統(PMS)每年需要固定繳的費用，你就選擇Booking.com這個平台就好了
這邊也特別說明一下，為什麼上面說若不使用控房系統(PMS)，選擇【一個】平台就好，因為若使用超過一個平台販售房間，【沒有控房系統(PMS)去「告知」】其他平台：「A平台剛剛2024年1月1日被人包棟了，那天沒房間囉！」的話，B、Ｃ平台上會【顯示那天一樣還有房間】，就很容易賣超出你一天所能提供房間的最大數量，簡單說，就是【超賣】，或說【爆房】
其實控房系統(PMS)廠商裡，還會有一個叫【串接商】或【串接的部門】，這也是為什麼標題上會說：「訂房平台(OTA)的【串接】」，而不是說「訂房平台(OTA)的【管理】」上面會放在一起講是因為，基本上，【串接商都是由控房系統(PMS)廠商去接洽、處理、負責】，所以這部分我們只要稍微知道就好，只要知道若你想要【同時經營2個以上、能夠讓人24小時訂房的平台】，就【需要有控房系統(PMS)】去同步每一個平台的房況
5個適合民宿控房系統(PMS)分享
(排序方式：依據最低價方案價格排序)
以上5個都可以填寫資料作免費試用。或是你有找到你覺得不錯的，底下分享幾個挑選方式分享給大家，大家可以先去模擬感受一下：
- 你是客人，在官網訂房流程、呈現資訊、介面感覺怎麼樣
- 你是管理人員，後台資訊、操作流程、介面，用起來感覺怎麼樣
- 各家數據、費用比較
- 合作串接的訂房系統(OTA)是否能滿足你的需求(不是多就好)
- 客服及業務的服務時間
- 是否有系統教學
沒有說哪個一定比較好，還是要看個人的預算、需求及使用邏輯與習慣再去決定要選用什麼
最後做一下今天分享的【總結】，也【預告下一篇】會跟大家分享什麼內容。在這之前，若你有任何問題或希望我能分享的，歡迎看完文章在底下留言，或來臉書粉絲專頁私訊我
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回到總結，所以：
為何要用控房系統(PMS)？
- 三合一管理的便利性(民宿各種資訊、官方訂房、訂房平台串接)
- 培養自己的客人及回流客
- 避免過度依賴單一及高抽成平台
- 避免超賣(爆房)
最後，你可能會想：「不用控房系統(PMS)，反而要用高抽成的訂房平台嗎？」
我們先反過來問自己另一個問題：「如果我什麼都不用，或什麼平台都不上，別人要怎麼看到我？」你或許會說打廣告、找部落客、找網紅......但你知道嗎？這些方式，跟抽成的訂房平台比，一般產業花在這些費用上，至少佔20%，競爭一點的產品或市場，30、40%都有(美食外送平台)，為什麼？因為【有打算要吃東西，才會用那個平台找吃的】、【有計劃之後要出去玩，才會用訂房平台找住的地方】，這就是大平台擁有精準客群的威力
就像是現在大部分看短影片的人會到抖音；看好幾分鐘的影片會到YouTube是一樣的道理。當找到相對適合的平台，行銷成本不只比較低，訂單的量與穩定度也比一般投放廣告效果來得好。所以【訂房平台】的十幾％，就【像美食外送平台】一樣，讓你就算【剛開店，也可以短時間就被很多人看見、提升訂單量與住房率】
但其實訂房平台的十幾％還包含一個功能，就是讓你「參加」【訂房平台幫你打廣告】的機會，這也是為什麼，其實【住宿業不太需要自己打廣告賣房間】的原因，但這部分已經需要進行到比較細節的操作了，有機會辦個研習會再跟大家分享
P.S.有些住宿業者還是會打廣告，但主要是提升品牌形象、知名度及提升與部落客/KOL/網紅合作的機會，進而維持或提升房價、營收及利潤
下一篇會跟大家分享：
- 第1年開民宿就年收100萬的關鍵
【6大訂房平台(OTA)】的【介紹＆比較、適合對象】
後續也會跟大家分享：
- 民宿房價怎麼定的3種方式
- 決定民宿該多久回收資金的2大因素
- 成本計算上，時常遺漏的2條「魚」
- 15萬元申請到青年創業貸款100萬的經驗心得
- 民宿員工、管家、經營者、老闆(娘)一天/一年的生活
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P.S.必須很誠實的跟你說，其實經營起一間民宿沒我們想的難，但真的也沒我們想的簡單。我在這之前也只做過【2年的兼職民宿房務】、【3個月的青年旅館儲備幹部】及【很多個不到1年的兼職服務人員】而已
我希望的是：藉由自己親身經營2年民宿(背包客棧)、現在一直還有在協助民宿經營管理的經驗與心得，縮短大家想要或剛開始經營民宿摸索的時間。這也是我跟夥伴最後決定賣掉民宿(背包客棧)的其中一個原因。下一篇見啦～掰～
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