身為一個高度仰賴跨部門合作才能推動工作的永續專職人員或是專案管理人員，在跟各部門溝通上一定都遇到了很多的鬼故事、還有希望再也不要發生的事。
如果你有這些跟單位溝通的痛苦經驗，放心，你不是一個人。永續或專案管理職位天生就是要跨部門溝通，但我們沒被訓練成外交官，所以怎麼溝通，真的會決定你到底是翻船還是升天。
在我的觀察之下，我列舉了一些我在練習之後，發現有大幅提升我的溝通成本的小技巧，以下列出，希望可以幫助到大家：1. 平常就要打好關係
這點真的超重要，不要有事才去跟人家講話，讓人每次看到你的訊息就心驚膽跳，想說又要從自己身上拿什麼東西了！
✅ 具體可以怎麼做？
1-1. 平常看到他們部門的消息，就稍微傳個訊息聊一下
舉例像是看到他們老闆換人了、誰誰誰又升職了，都可以傳個訊息稍微聊個天，想辦法讓他們用輕鬆的語氣跟你漸漸熟識起來。
👉 這些訊息看起來像「廢話」，其實是建立信任感的超關鍵過程。就像是社交潤滑劑，讓你下次再請他們幫忙時，不會像陌生人突然殺進來要東西。
1-2. 茶水間遇到也能打個招呼，小聊一下
回到台灣之後發現很多人見面都只有稍微點個頭，但這個在美國的職場文化非常盛行，叫做 small talk。有研究顯示，small talk 真的能大幅提升聊天者對於彼此的好感，甚至會讓對方更願意主動協助。
🔍 根據 2010 年發表於《Journal of Applied Psychology》的研究，職場中的 small talk 能有效提升團隊合作與信任程度，長期下來甚至能提高員工滿意度與績效。
✅ Small talk 怎麼做？舉幾個我的例子
- 天氣開場：「今天超熱欸，我穿這樣都覺得好熱。」
- 輕鬆問候：「最近你們部門是不是很忙？這幾天看到你們一直在會議室裡。」
- 生活話題：「你午餐都去哪裡買啊？我最近想換口味哈哈。」
這些小事，真的能讓你從「業務工具人」變成「熟人網絡裡的可信任者」。
2. 站在他人的角度思考
聽起來非常空泛，讓我舉個例子…
在寄信件請其他部門的人幫忙的時候，你是不是很常寫很久，寄出去之後他卻跑來私訊你說：「誒你剛剛寄的那封email 是什麼意思？」
光是這個回覆就表示我們前面的努力都白費了。那具體可以怎麼做呢？
✅ 四個關鍵技巧：
2-1. 把目的說清楚
如果只是直接要求收件人做什麼事情，很多時候收件人都不會按照你需要的內容去說明。
舉例來說，如果你是要把他們單位做的公益活動寫成文章放在永續報告書中，你就不能只跟他要文字，他到時候只給幾行字你就很難去做延伸。
但如果你跟他講說你請他撰寫的這些文字是要放在報告書上的，他可能不僅會完成適當的篇幅，甚至還會主動提供你照片，讓你事半功倍！
2-2. 把該做的動作說明白
你要想像，假設你的收件人今天非常的忙碌，他看你的信件的時間可能只有一分鐘，你要怎麼引導他在一分鐘內，做完你希望他做到的事情？
👉 建議格式：
- 開頭一句話說明背景與目的
- 接下來條列需要他做的事
- 最後一行說明回覆截止時間與方式
2-3. 清楚的標示出此任務的截止日期
我有遇過我的聯絡窗口他底下還有一大堆窗口的，他在轉發信件的時候就跟我說，如果信件上沒有截止日期，他在分派任務的時候就沒有辦法跟他底下的窗口溝通。
此外，如果有截止日期，要執行這一項任務的人也可以很好的去安排他的工作進度。
2-4. 表明收件人的負責部分
我之前剛入職的時後就有一個專案，是要很多人負責去填寫一整份 Excel 表格的內容，打開檔案都要等很久的那種很大的檔案。
後來有一個負責的窗口一直沒有填寫完成，我就去聯繫他，後來她才跟我講說，原來是他看到那個檔案這麼大，他也搞不清楚要填什麼東西，也覺得這個會填很久，所以就先關掉然後去做別的事情了。
經過一些討論之後，才發現整份 Excel 中，他需要負責填寫的也只有三個表格，這讓他鬆了一口氣，但卻增加了我超級多的時間成本！
👉 這個例子正好呼應這個重點：
不要讓對方自己去猜「我到底要做哪一部分」，你能多花 2 分鐘講清楚，就能省下對方 20 分鐘的困惑，也省下你 2 天的追問與收拾。
結尾
以上就是我實測過、真的能有效降低跨部門溝通成本的幾個技巧。其實很多時候，並不是對方「不願意幫你」，而是「不知道你在說什麼」，或者「覺得你又是來要東西的，看到你就怕」。
透過日常經營關係＋設身處地的訊息設計，溝通就不再是戰場，而會變成一場默契越來越高的協作舞。
如果你也有跨部門溝通上的疑問或故事，歡迎留言跟我分享，我都會一一回覆。如果你覺得這篇有幫助，也歡迎分享給其他在做永續、專案管理或 HR 的朋友們！
雖然很喜歡聽大家的鬼故事ＸＤ 算是娛樂之一，但還是希望能透過一些這類的溝通分享，來讓大家都能開心上班快樂回家～
