如何用項目管理軟體處理項目變更？

項目一旦啟動，變更就隨之而來，軟體開發類、生產制造類項目尤其如此。變更管理是項目管理中很重要的一個實踐，一般公司也都有變更管理流程。但實際項目中，往往會碰到各種問題，導致變更管理形同虛設。

變更管理環節欠缺的項目，有時候項目成員自發完成了變更調整，最後項目順利收尾了，這是個幸運的項目。但絕大部分項目，通常會導致幹系人的投訴，項目可能延期、失控，甚至流產。所以在項目管理中，穩穩把控項目中局勢變化，適時引導項目的變更節奏，非常考驗項目經理的能力。人力總有不能及之處，企業項目管理軟體的作用便凸顯出來了。

要控制變更對項目的影響，必須有一套標準的變更控制管理流程。項目管理軟體8Manage PM幫助項目負責人明確規定變更控制的責任和權力，並由所有的項目幹系人認可，貫穿整個項目過程。

如何利用8MSaaS PM管理項目變更？

一般說來，項目變更管理分為如下5個階段：

變更發起人提交變更申請，這個步驟中關鍵是要分配好負責人，包括明確請求人。

在8Manage PM內，變更申請類別包括新增需求、缺陷（錯誤）、需求變更、人員變動等。變更申請可以先口頭提出，但隨後必須在系統內確認，以便留痕。

即使是小的需求變更也要經過正規的需求管理流程，否則會積少成多。

在實踐中，人們往往不願意為小的需求變更去執行正規的需求管理過程，認為降低了開發效率，浪費了時間。但正是由於這種觀念才使需求逐漸變為不可控，最終導致項目的失敗。

變更評估通常需要參考項目管理計劃、項目績效報告等，主要內容有：1.變更必要性及緊急程度分析，2.變更的影響，包括是否涉及費用和合同的變更。

項目經理應該召集相關人員討論該需求變更的合理性、可行性，實施的代價以及對項目的影響。

8Manage PM中變更事項的緊急程度分為不惜成本、優先處理、依序處理和延後處理4個等級。項目經理可以根據變更帶來的影響進行分類管理，嚴格控制需求變更。

變更審批是逐級進行的：1.對於小的變更，項目經理即可決定是否執行。2.對於大的變更，需要升級到變更控制委員會（如有），有時還需要再往上升級到公司副總經理甚至總經理。

妳可以在8Manage PM設置變更請求審批，這樣請求人就必須將變更請求提交給審批人進行審批，審批通過後，負責人才能進行下一步的操作。

8Manage PM還提供了多種設置，妳可以快速找到和自己相關的變更請求以及這些請求代表的工作任務，隨時隨地實時掌握相關變更情況。

變更實施的具體內容有：1.批準的變更請求和項目變更清單。2.項目管理計劃和項目文件更新，包括各子計劃，項目基線（如成本、合同更新）等。

變更實施前，我們最好先確定依賴關系。項目活動由復雜的前後關系交織在一起，要識別出其他依賴於此變更的任務，並確定前後的關系，對必須在此變更前完成的任務進行優先級排序。

同樣重要的是，確定資源依賴關系以及如何分配資源進行此次變更。

在8Manage PM中，接到變更請求通知後，負責人即可查看其內容並與相關人員進行必要的溝通。變更請求的“負責人”如不合適，可以隨時修改，並重新委派給合適的負責人。

在整個項目實施過程中，擁有良好溝通渠道很重要，項目變化的信息能及時傳遞給項目經理。8Manage PM的變更管理等於讓妳的團隊擁有了一個透明的溝通平臺，用來溝通各類任務、跟蹤它們從提出到完成的所有狀態。

項目的溝通和項目狀態的傳遞，變得清晰透明，責任明確，更有利於推進項目成功，也為後續的項目匯報積累了豐富的素材。

對於變更，應該時刻和需求方溝通項目方案和進度，最好能讓需求方完全參與到項目中，以便及時發現問題、解決問題。

變更的結果，需要反饋在項目成果之中，並及時反饋給變更的利益相關方。變更請求的“請求人”需檢查並確認變更請求中的任務已完成。

如果負責人認為已實現的任務不能滿足要求或質量標準，請求人可選擇“拒絕”此“變更請求”，並且重復以上步驟直到任務獲得圓滿解決。

在此特別強調，所有的項目變更都需要持續跟蹤，直到變更完成為止。正確的變更控制流程是一個閉環過程，這個閉環過程確保整個變更過程的可控和可追溯。

8Manage PM與業務互連互通，實時動態跟蹤項目狀況，幫助項目經理做好變更控制，減輕項目變更或新需求對項目進度的影響。

為變更做好準備並有效地管理變更是項目成敗的關鍵。

對於想花更少時間做好變更管理的項目經理來說，采用8Manage PM項目管理軟體，可以兼顧項目實施的效率和變更的緊急性，項目過程風險越小。在項目中應對變化多端的環境，項目經理要做的，就是不管這個項目落地有多難，都能夠通過適當的項目變更管理來引導項目朝既定的目標前進，最終推動項目成功。