〈《生時間》「雷射」篇（七）：別被email與工作訊息綁住，不急著看，更別急著回〉2025-07-24
在上一篇文章的最後，我們提到了一種「累積起來一次處理」的練習，在我們的今天的主題「訊息與email」中，它同樣是不可或缺的關鍵技巧。此外，由於收發訊息依然是件在手機與電腦等設備上操作的事情，前面幾次提到的策略，許多都能在這裡用上。
固定收發時間
在過去的幾篇文章中，我們提到了一些讓你徹底割捨分心源的方法。然而，如果你需要在工作上與人合作，email或工作群組就不是你可以完全拒之門外的東西。但即便我們終究需要收發訊息，依然有許多技巧和思路，能夠幫助我們守住自己的時間。第一個，也是我認為最重要的策略是「固定收發時間」。
無論是email還是通訊軟體，當有人傳送新的訊息過來時，它們總會用音效、閃爍的紅點或數字，不斷叫你趕快過來看。很多的「生產力高手」也會灌輸人們一種觀念，將「清空收件夾」視為一種了不起的成就。
那種觀念認為，每一封尚未處理的email和訊息，就是一個還未完成的任務。唯有把這些事情通通解決，你才算完成工作，才能真正放鬆下來。
然而，一旦人們進入這種模式，他們會漸漸發現，比起認真應對訊息中那些必須處理的事項，「回應訊息」這件事情喧賓奪主，成為了每天的主要工作。你發現自己手邊的任務一再地被下一個訊息或下一封email給打斷，永遠有做不完的事，忙了一整天卻想不清自己究竟都在忙什麼。
為了避免這種不停被訊息打斷的狀況發生，我們需要做的事情是「固定收發訊息的時間」。就像你不會動不動就去門口檢查你家的實體信箱，你也不需要動不動檢查你的訊息和電子郵件。你可以直接在每日的行事曆中抓個一小時（或者根據你有多少工作訊息需要處理而調整），專門用來檢查與回覆訊息。
在那個時間之外，除非和人約好，否則不要打開通訊軟體也不要打開電子信箱。如果你同時用上我們前面提過的兩個策略「關閉通知」與「不要一早就上線」，至少一整個上午，你都不必再為遠在天邊的人希望你去處理的事情操心了。
而在你每天專注地處理訊息的那一小段時間裡面，你會發現你需要花費的總時間比過去分散處理時快上許多。有些訊息是同一類的，可以一起移到同一個信件夾，有些訊息甚至在你沒回應的這段時間裡面，已經有其他人處理完畢了。
不需要對沒有即時回應感到抱歉
有些時候，我們會對自己沒有即時回應訊息感到抱歉。這一部分是我們自然的人際反應，就像如果有人當面和你說話，你就算在忙，通常也不至於看都不看直接離去；但另一方面，這種「需要即時回應訊息」的文化，也是科技公司為了它們自己的利益而透過軟體設計不斷強化的。
事實上，訊息與email跟面對面的對話完全不同，除非你們兩個已經在聊天，否則你收到的訊息，往往是別人在他們方便的時候寫給你的。而且那封訊息的內容，關聯到的也是「他們的」優先事項，而不是你的。
因此，如果你希望保護住自己的時間，你也應該要在你比較方便的時候才回信，在那之前，你應該先去處理你自己的優先事項。
在我自己的工作經驗裡面，我有遇過那種會瘋狂寄信、而且要求別人快速回信的人。如果你的工作夥伴、上司是這樣的人，我會建議你能避就避，趕快離開。但只要對方不是這麼誇張的人，通常都能在清楚地說明與協調之後，接受你無法馬上回訊息的事實。
我的建議是，趁早找機會告訴你的工作夥伴你不會即時回應，通常一天之中只會檢視訊息一兩次（你不一定要告訴對方確切的時間，避免讓對方覺得你那段時間「有空」，要求你一直回應）。基於禮貌或不想得罪人，你可能會想要找一兩個理由說你近期特別忙，但我認為你不需要向其他人解釋什麼，事實上，每個人本來就沒有義務即時回應。
有些時候，你真的可以不看訊息
不只是不需要即時回應，很多時候，我們也應該要為自己保留時間與空間，在一段時間裡面不要去看訊息。就像先前我們說，「把網路當成冰箱門」，要用的時候才打開。如果你暫時不想或不方便收信，你也應該關上信箱門，別讓它們輕易影響到你。
有些時候，我們打開email程式不是為了收信，而是為了寄信。但一旦打開了，很容易就不小心點開信件－－或者光是看到標題就讓你有點心急，開始處理。《生時間》的作者提供了一個簡單，但大家鮮少嘗試的方法可以使用：
你可以開設一個只用來寄信的新帳號，然後設定email轉寄功能，將所有回信到這個新帳號的信件，直接轉寄到你平常收件的帳號。這麼一來，當你只是想要寄信的時候，你就不必冒著不小心看到其他信件的風險，在這個「收件夾永遠是空的」的信箱中輕鬆完成你的工作。
此外，或許你曾經收到過那種「休假中、不在辦公室」的自動回覆。那是一個很好的想法，如果一個人在休假，他本來就應該要能夠遠離那些讓他煩惱的工作信件。
而一個更棒的事實是，就算你不是在休假，其實你也可以設定這樣的自動回覆，或者提前告訴其他人與自己，在特定的一段時間裡面，你就是不會回訊息。
有時候，別人找你處理事情不是因為你最能勝任，只是因為他們可以輕易找到你，而你又不擅長拒絕。當別人知道你不是隨傳隨到，他們自然會找其他也能完成這件事的人處理，又或者，他們會摸摸鼻子自己完成本來就屬於他們的工作。你不必為此感到不好意思，就像在「精華篇」裡提過的，那段時間裡你「已經有其他計畫了」。那些你自己的優先事項，才是你生活的核心。
延伸閱讀：
〈「雷射」篇（三）：別當手機的隨身保鏢，先想好才拿出來用〉
〈「雷射」篇（四）：活在線下，別讓訊息與分頁吃掉你的時間〉
〈「雷射」篇（六）：把網路當成冰箱，要用什麼才開門去拿〉
〈「精華」篇（三）：提前鎖住行事曆、環環相扣排時間〉
〈即時回應的時代：彷彿永遠在線，卻從未真正在場〉
〈誰的「上班時間」？「辦公室崗位」為誰存在？〉
