如何讓團隊保持高效？Gipi專案管理課後心得分享

在專案管理上，我遇到哪些挑戰？

• 該如何全面性的盤點專案任務、資源？
• 該如何分別向不同利害關係人的需求？
• 該如何與成員抱有共識且有效率的執行專案？

Gipi 專案管理的重點流程

需求管理

• 需具有「上游思維」的心態，探討客戶或老闆最在意的需求是什麼。
• 在設計產品前，先利用簡單的工具繪製「雛型」，與主管確認需求無誤後，再完成細節。
• 舉辦「專案啟動會議」，讓所有成員理解專案目標、時程、分工，取得大家對專案的承諾。

專案與成本管理

• 應抱有「做好、做對」的心態執行專案，而不是有行動就好。
• 如果單一工作時間大於兩天，建議將該任務再拆細一點，那麼時間估算則會越精準。
• 利用 WBS 盤點所有的工作事項與人力資源，並套用公式估算出人事成本以及專案總成本。
• 將計畫與進度完全透明，整合到 Trello、Notion、Google 日曆等工具，不但可以降低溝通成本，也可以進而了解彼此在專案的執行上是否有衝突。

風險管理

• 面對不確定性時，倘若沒有強力的證據，皆應要「保持懷疑」的態度，並且透過一次次的提問與證據的佐證，依序確認好專案的整體性、優先順序、人員需求、資源投入等潛在風險。
• 每天執行 15 分鐘的「站立會議」，請人員輪流說明昨日完成了哪些事、今天要做什麼、需要哪些協助，讓我們能夠即時掌握專案最新狀況、可能的風險，更能讓團隊專注於自己的任務。
• 專案的變更是一定會發生的，而我們能做的，則是要先「了解變更發生的原因」，再專注「解決問題」。倘若變更範圍小，PM 可自行負責，若變更範圍大，則需知會專案贊助者。
• - 開會前，需事先與成員溝通，盡可能地先取得支持、掌握其他可能的意見；開會時，關鍵人員務必須出席，並且需要表達相關意見；結論要有明確共識，會議記錄需確實；會議後，要定時追蹤成員的專案進度。

獲得利害關係人的信任

• 「多參與成員的週會」不但能讓他人了解我們是想解決問題的，也可以透過會議的交流，了解彼此在意的點為何，進而互相理解對方。
• PM 與主管之間的賽局，可以採「互利互惠」、「達成共同目標」，以及「讓利他人」的方式破解。畢竟案子若能順利進行，對於我們是最大的利益，因此若能成就他人，大家也會把你當自己人。
• 專案的溝通，總會採取書面、Email、電話、面對面等不同溝通工具。然而，雖然 LINE 很方便，但有些主管或客戶可能會不喜歡，因此如何在不同的場合使用正確的使用不同的工具，是很重要的。

結論

• 別急著一次用一套，而是分階段一點點地改變。
• 要跟著環境隨時調整你的做法，並且多加練習。