如何選擇合適的會議室預約系統？

如何評估會議室預約系統 (room booking solution) 是否合適從來都十分棘手，因為有很多不同的預約系統都可以滿足不同的需求，而且，每個系統都擅長不同的領域。

以下是為大家都需要考量的四大評估標準，協助大家在選取會議室預約系統時，能夠清楚判斷出合適自己辦公室環境的。

能夠直接、輕鬆地預約會議室，從來不是容易的事，而一個給整間公司使用的會議室預約系統，自然就需要易用、簡單，才能不論年齡、性別、習慣，都能夠令絕大部分用家花最短的時間預約到他們需要的會議室。

簡單直觀的會議室預約系統，理應提供一個清晰、實而不華的控制介面，清楚顯示使用者需要知道的會議室資訊。系統亦需要支援Outlook、手機和電腦平台，務求讓用家能夠在不同地點都能夠進行預約、更改排程。

根據不同設備、地方、會議類型等需要，系統能夠快速篩選出合適的會議室，毋須用家在眾多會議室中逐一翻查。

系統亦應該配合混合式工作的趨勢，讓用家能夠輕易在會議室預約中建立相應的虛擬通話會議，加強來自不同地方的協作能力。

一般辦公室往往已經在Microsoft等平台建立好一些電郵帳戶，以及Microsoft Office 365、Exchange Server、Teams和Outlook等軟件平台，供員工作日常使用。

一個理想的會議室預約系統應能夠與現有系統作高度整合，而毋須管理者花費時間額外在新系統逐一建立帳戶，造成資源分散、重複。

一些會議室預約系統更能提供Teams 、Outlook 等平台插件，能夠讓使用者在他們慣用的平台上使用新功能，例如預約會議室、設備，管理會議，制定時間表，簡化預約程序。

如何知道您的會議室是否有人佔用？ 走到房間前面偷看裡面有沒有人？ 或者只是敲門，然後每次走進房間看看？

要知道會議室是否有人佔用，是辦公室裡最大的問題之一。當重要的會議上被其他人任意打斷，更是令人沮喪。一些大學研究甚至表明，要從會議中斷中恢復正常，需要 20 多分鐘。所以，現在的會議室管理不可缺少的就是房間顯示器，

一個合適的預約系統，能夠讓您可以在房間顯示器上，輕鬆查看房間詳細信息、房間狀態和今天的預約時間表。 顯示器上的燈光反映房間的狀態，令您在遠處也能知道房間的使用情況。

您甚至可以直接在房間門前進行預訂、登入、登出和延期預訂。 所有記錄將無縫同步到預約系統，確保您的會議不會被他人打擾。

不同企業對於系統的要求各有不同，有些企業會希望將系統安裝至本身的伺服器，以免數據放置在外；有些企業則會選取SaaS 的雲端服務，價錢較合宜之餘，亦減省系統安裝的程序。

一個合適的預約系統，應該能夠提供不同的系統安裝選擇，配合各企業的系統、數據安全等考慮。例如SaaS 的雲端服務，應該選取如Microsoft Azure等這類可靠、具嚴格安全保護、穩妥數據備份方案的雲端寄存平台，確保員工的數據不會輕易洩露之餘，亦能確保系統可靠耐用。