EP12. 是什麼殺了你的時間？學會更聰明、有效地管理時間的方法《最有生產力的一年》第二部~第三部－Chen

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大家好，歡迎來到Together一起讀，我是Chen，上一集Aileen跟大家一起讀了《最有生產力的一年》這本書的第一部，他為大家重新定義了什麼是生產力，為自己設立每天必做的三件事，以及如何找出並善用自己的生理黃金時段，那接下來這集我要跟大家一起讀《最有生產力的一年》的第二部跟第三部，第二部談的是什麼讓我們浪費時間在不必要的事情上，而第三部則是說明要如何有效地管理時間。

那我們先來聊第二部，是什麼讓我們明明知道事情必須做卻不想做，反而把時間浪費在不必要的事情上呢？作者提了三個原因，分別是拖延，無法想像未來，以及網路，那首先是拖延，不知道大家有沒有沒有過這樣的經驗，有一件老闆交給你的工作任務或者一份學校報告截止日期是下禮拜一，能讓你完成的時間已經所剩無幾了，你知道再不開始動手做就沒時間了，可是你就是不想做？別擔心，你並不孤獨，根據大量的調查研究結果顯示，約有百分之九十五的人承認自己有拖延的習慣，那剩下百分之五呢？則是在撒謊(XXD)，如此看來拖延是人的天性，那到底是什麼原因讓我們有拖延的習慣呢？作者提到，具備某些特性的任務會讓人更容易拖延，同樣地，具備某些人格特質的人，也會讓更容易拖延，那哪些特性的任務會人讓想拖延呢？很簡單，你越不喜歡的任務，就越容易拖延，比如無趣、令人受挫、困難、毫無條理或不夠明確、缺乏個人意義或者缺乏內在動機等等，當一件任務具有越多以上的特質、程度越嚴重，你就會越不喜歡它，也越有可能拖延，這就解釋了為什麼你的減肥計畫，或者學英文計畫總是要讓你花極大的意志力、拖到最後一刻才願意做，而看Netflix卻能馬上執行，而且看一整天都停不下來的原因，因為比起能夠得到即時回饋、能有刺激觀賞體驗的Netflix，減肥、學英文更無聊、更困難，更令你受挫，而且要花更多的時間才能得到回報，而我認為除了令人反感的任務會讓人想拖延外，有時候拖延也是一種心理防衛機制，它可能是為了保護某個人的自我價值感而發生，比如有些完美主義的人，遇到困難的事情會因為害怕失敗而用拖延保持完美，告訴自己時間不夠才做不好，或者有些人是為了捍衛自主權而拖延，比如大家可能有過這樣的經驗：小時候媽媽常逼著你要寫暑假作業，你知道應該聽媽媽的話要寫作業，可是這時候你會有一種「自主權受到侵犯」的感覺，所以寧願選擇不寫來奪回自己的自主權，甚至以此來表達被控制的不滿，另外有些人就是喜歡拖到最後一刻，才把事情一口氣完成，享受腎上腺素爆發的感覺，比如我們的Aileen就屬於這一類人，那不論是任務的特性或者是人格特質才導致的拖延，我覺得最重要的是了解為什麼拖延，以及使你拖延的原因是什麼，以及調整心態，也就是知道偶爾的拖延很正常，不要因此自責，給自己太大的壓力，那麼要如何改善拖延呢？作者提出了三個方法：首先是製作一份拖延清單，並且列出拖延這些事情會付出的代價是什麼，以寫下來的方式看清楚手頭上有那些東西是你不得不做，以及不做的代價是什麼，最後則是不管怎漾，開個頭就對了，試著給自己十五分的時間來做這些事，如果時間到了你還想多做一點就做，如果不想做就停止改做別的事情。

第二個會浪費時間的原因是人們難以想像未來的自己，一位加州大學的教授赫希菲德透過fMRI掃描受試者的大腦發現，當人們在想像「未來的自己」時，腦部被激活的區域與他們在想像他人的腦部活躍區域相似，也就是人們會把「未來的自己」當作另一個陌生人看待，因此，我們很難對於「未來的自己」有足夠的同理心，因此你越是跟未來的自己劃清界線，就越有可能把你現在不想做的事情丟給「未來的自己」做，比如你會想著今天的我不想減肥、學英文，明天的我再做，或者為自己設定一個一年目標，希望一年後能夠練出馬甲線等等，但有趣的是本質上未來的你跟現在的你沒有太大差別，現在你不喜歡的事情，未來的你怎麼會喜歡呢？因此只有不把未來的自己當作陌生人，才不會再把事情拖到明天，強加給未來的自己身上，那說到這，我們又要如何與未來的自己增加聯繫呢？作者給了幾個方法，利用之前提到的「三重點法則」，讓「未來的自己」成為事件的關注的焦點，站在「未來的自己」的角度來看待事情，比如在每個周末規劃出下一周預計完成的三件事，或者寄信給未來的自己與他保持連繫。

第三個浪費時間的原因是網路，我想大家應該都有沉迷網路的經驗吧，一份《Digital 2022: TAIWAN》報告指出，台灣人平均每日使用網路的時間高達8小時7分鐘，而虛擬專網服務業者 NordVPN在近期發表一份針對全球16個國家的網路使用情形的報告，其中提到台灣人一生平均花33年上網，聽起來很可怕吧，有那麼多美好的事情值得我們花一天8小時或者一生33年的時間去做，但我們選擇了上網，某種層面來說，網路就像全球最大的一間糖果店，你每滑一下手機或點一下滑鼠，你大腦的邊緣系統就會接收並享受源源不絕的各種刺激，只因上網會用到我們所有的感官，而且是同一時間全部都會用到，你的視覺、聽覺、觸覺無時無刻都在接受網路帶來的刺激，而這會讓你大腦的邊緣系統難以抗拒，另外這也創造了一種假象：你的生產力看似提高，但實際上並沒有完成多大成就，比如你會可能無時無刻看郵件、即時訊息、或者社交媒體最新動態等等，那要如何脫離網路的影響，將時間用在更具有意義的任務上呢？大家可以先試著一天脫離網路三十分鐘，再慢慢的把脫離網路的時間拉長，你可以將手機轉成飛航模式，或者在處理任務時把手機放在另一個房間等等，一開始你可能會覺得無趣、難以專心，但隨著你慢慢適應這樣的模式後，你便能多出更多時間高效率地處理更重要的事。

那以上就是第二部作者提到的會讓我們浪費時間的三個原因：拖延、無法想像未來的自己、以及網路。接下來要跟大家讀第三部，如何有效地管理時間，其實相較於坊間教你如何有效管理時間的書籍，作者提出了一個很不一樣的想法，也就是：如果你想要變得有生產力，那麼管理好精力和專注力才是最重要的事情，時間管理反而是其次。這是什麼意思呢？作者認為，打從人類有歷史以來，時間一直是以不變的速度在流逝，時間對所有人是公平的，不論貧富貴賤，每個人所擁有的時間都是24小時，相較於不變的時間，唯一會變的是你所擁有的精力與專注力，而這兩樣才是決定你生產力高低的關鍵，更重要的是，這也是你實際可以掌握的東西，而在今天，生產力代表的是你完成了多少成就，而不是你生產了多少東西，只有在你了解你自己一天有多少精力和專注力，並且為你要完成的事情投入所需的精力與專注力時，時間管理才會變得更重要，除非你是企業家或者執行長，否則我們大部分的人不太可能對自己的時間有著全然的掌控權，很多時候我們必須遵守上下班的時間、或者在工作上必須與配合他人的時間等等，因此規劃好自己一天的行程，清楚自己有什麼重要的事情，需要花多少精力跟專注力完成就非常重要了，比起一昧地努力完成低生產力的事情，聰明地工作完成高生產力事情反而更重要，接下來就要跟大家分享作者發現如何聰明工作、管理好你的工作時間的方法吧！

首先是減少工作時數，對重要的事情花更少時間，我們很多人常常會掉入一種陷阱：也就是當你有更多的工作要做，但時間不夠時，我們常常認為自己只有兩種選擇，堅持不加班工作、讓工作進度落後，或者投入更多的時間完成工作，不加班工作可能會讓我們有罪惡感，但加班工作可能會讓你做白工，怎麼說呢？有研究證實，每週工時一旦超過三十五或者四十個小時的話，你的工作效率便會開始直線下降，所以短期來看，偶爾加班或許能提高生產力，但長遠來看，長時間工作只帶來災難，這可能會讓你精力與專注力下降，所以，當工作到了某個時間點後，你若繼續工作只做更多的白工，因此比起不加班工作或者加班工作，學會投入更多的精力和專注力在你的工作上，反而更能讓我們事半功倍，你可以試著為自己某個重要的工作設定時間限制，堅持在這個時間內完成，以作者為例，當他有認為自己需要花四個小時才能準備好一場重要的演講時，那他只會安排兩個小時做這件事，而且是盡量安排在他的「生理黃金時段」執行。這個技巧不一定適用每個工作，但對於一些重要、或者有截止日期的工作很有效，而當你開始限制某些特定工作的時間時，你也會開始限制其他工作的時間， 縮減工作時數反而能讓我們重新調整聚焦與充電，提高工作效率。

管理工作時間的第二個方法是善用自己的「生理黃金時段」，作者認為，「生理黃金時段」是你一天當中精力最旺盛的時候，在這個時候做那些最重要、最有意義的工作，你所能達到的成就才會更多。

管理工作時間的第三個方法是大掃除，我們每天的生活除了讀書或上班外，還有許多雜事等著我們處理，比如打掃、繳費、買日常用品等等，這些大多是我們不得不做的事情，因為這是我們維持日常生活的基本需求，但如果要在下班後再多花時間去完成這些事情，可能大多數的人會覺得很浪費時間，畢竟隔天還要上班，如果馬上做的話就代表了下班後能利用的時間變少了，作者認為我們可以先不做那些你認為的低回報任務，先把這些任務寫下來，並在每個禮拜設立一個「維修日」完成這些低回報的任務，比如在過去這一個禮拜，你陸續寫下了需要採買、打掃、澆水、洗衣服等等工作，你就先不做，先寫下來，然後在星期日早上一次完成，這能讓我們減少拖延 ，而且一次解決十幾件維修任務感覺會很棒，在做這些不需花太多精力與專注力的同時，你也可以把用不到的多餘精力與專注力投入在更重要、更有意義的事情身上，比如聽Podcast、學習語言等等。

好啦，那以上就是《最有生產力的一年》的第二部跟第三部的內容，第二部我們提到了會讓我們浪費時間的三個原因：拖延、無法想像未來的自己、以及網路、第三部我們提到了如何聰明工作、管理好你的工作時間的方法：分別是對重要的事情花更少時間、善用自己的「生理黃金時段」、以及將低回報的任務集中在一天一起完成，下一集要為大家說書的是Paula，他將跟大家深入介紹如何更專注在自己的任務以及更全面地審視自己的生活，節目的最後要問大家的是，大家認為最浪費自己時間的原因是什麼？拖延、把任務交給未來的自己、或者是滑手機？如果喜歡我們的節目，也請給我們五星好評且推薦給你身邊也喜歡閱讀的朋友，也歡迎留言寫下你對這集的想法與意見，祝大家有一個愉快、美好的一天，together一起讀，與你下次見。