信件夾分類功能？讓你凌亂的信件在不同專案中一目了然！

作為一個專案管理的角色，每天大量收信已經成為一種日常，但要如何在收信、分類、時間管理上面達成平衡，我自己個人有幾個小秘訣。

1. 設定好每天回信的時間：

以前有一個階段，因為手機有同步工作信箱的關係，所以我無時無刻都在收信，而有些案子因為牽涉到跨國的時間，基本上就是從早上7點起來一路回信到晚上12點，在這樣的日子過了整整一年多後，我才開始下定決心，一路改在早上讀信、回信。

早上讀信有個好處，就是在大腦還沒醒來之前能夠先快速閱覽信件，思考一整天的工作進度，也許有些信件不急但需要幾天後來處理，也許有些就當下回信就能夠打發掉，也許有些信件根本是一個長遠的大麻煩，在收信、回信的過程中一邊把一週甚至更遠的進度慢慢規劃起來。另外信件原則上是每天都要回信，每天回信能夠幫助建立你與對口的信任程度，不至於造成焦慮。

我個人的經驗是越有經驗、時間越忙碌的高階工作者，回信的速度就越快越即時，有時候只是段短短數行的回覆，就可以輕易地建議安心感。此外未讀信件也是必須每天都清除的，今日信今日畢。

2. 善用待處理標籤：

其實不管是Gmail、Outlook等等，功能都相當強大，但有時候信件管理只需要簡單功能就好了。我最常使用的就是待處理功能，附帶一提我強烈不推薦用標示未讀的方式來處理這些未處理的信件，因為一不小心動到後整個標籤就不見了，有些信件夾還有特別標示待處理信件的信件夾，這些都是有助於讓待處理信件一目了然的功能。

其實通常如果是可以馬上回覆的信件，當下都可以處理掉了，待處理信件的出發有幾種可能：還在追蹤進度、但可能當下還沒那麼急，又或者是需要等待其他資訊才能夠回覆。不管怎麼說，就是當下沒那麼急、但需要時間去處理跟追蹤的信件。因此這類信件夾可以一週打開一次，逐一檢視，方便做進度追蹤。所以我又暱稱這類信件叫做「讓子彈飛一會兒」信件夾。

3. 善用信件夾的篩選功能：

有時候專案管理可能你身上有7–8個專案，我自己的工作經驗是我每天大約有7–8個專案，而甚至還有些是運作兩三年的明年或後年的專案。這些專案該如何追蹤？我是透過建立信件夾的方式處理。每個專案先以年度開頭再加上名稱。很多信件夾都有自動篩選功能，有些透過信件主題的關鍵字篩選，有些透過Email，我自己是比較不傾向用信件主題，因為你很難掌握對方發信的主題，一律透過來信方的Email來做分類，在對方交接或介紹新對象時就可以逐步建立起不同信件夾的聯絡人清單。透過信件夾自動幫你分類信件，就可以點入每一個信件夾追蹤不同進度，了解每個案子的狀況。

收信是一門重要的工作藝術，但無時無刻收信或是大量收信其實會占掉不少時間，現在人的訊息平台太多，形式正式的Email形式不知道還能持續多久，所以透過不同的小工具來減輕自己讀信、回信、整理信件的時間跟心力，才能不被信件束縛，成為自己工作的主人。

收信是一門重要的工作藝術，但無時無刻收信或是大量收信其實會占掉不少時間，現在人的訊息平台太多，形式正式的Email形式不知道還能持續多久，所以透過不同的小工具來減輕自己讀信、回信、整理信件的時間跟心力，才能不被信件束縛，成為自己工作的主人。