怎樣做才能立即改善訪客體驗?
2022/06/22閱讀時間約 8 分鐘
深入了解如何提供訪客真正需要的服務
Bookings ONE簡單快捷辦理登記手續，從而給人留下深刻的印象，而您可以專注於給他們致以熱情的問候。
- 訪客體驗不只是提供服務，應以方便訪客為先
- 訪客可能是潛在的客戶，良好的訪客體驗服務有助你增加生意
訪客服務中經常遇上的難題
無論您是甚麼類型的企業，客戶服務這部份，相信您都難以忽略。如果您曾花時間研究這方面的問題的話，您有沒有遇過以下的困難?
- 您有否遇上無法改善訪客服務的難題?
- 您是否經常投放大量資源去改善服務訪客但成效不彰?
- 您是否嘗試過不同的器材去提升服務質素?
- 您甚至為了提升大堂服務的質素而聘請大量人手?
如果您遇過了以上的問題但仍未解決的話，很明顯您還不太清楚問題的所在。
很多人有一個錯誤印象，以為提供大量資源就可以讓客人感覺良好，但事實上很可能是您在未了解客人需求下，強行給予對方一些不必要的服務。質素沒有改善之餘，反而會讓顧客覺得您公司不懂得接待客人，給他們一個壞印象。 如果您不想再犯同樣的錯誤，您就要細閱一下以下訪客登記系統能為您帶來的好處。
5大使用訪客登記系統可改善訪客服務的好處
1. 提升訪客登記速度和效率，以留下美好印象
現今社會，一切事情講求效率，對於客人而言，時間非常重要。企業的前台服務，一般人手不會投放太多，而且也有大量不同工作要處理，例如安排預約客人、解答客人疑難或文書上的工作等，僅能同時應付少量的訪客。當出現大量訪客的時候，就會凸顯人手不足的問題，服務效率也有可能因此下降。通過使用訪客登記系統，可以同時服務多個客人，而且能夠快速、完美地完成登記程序。
訪客登記系統是一種智能系統，能自動記錄客人資料及到訪目的，方便客人再次到訪。同時訪客可自行進行登記，登記速度由客人自行決定。系統能減少客人停留在大堂排隊等候的時間，因為系統提供預先登記的功能。客人到來時，只需簡單覆核資料，便可前往目的地，比起傳統的服務形式快兩倍或以上。在提升服務速度及效率的層面上，為客人帶來良好印象。
2. 在無接觸的訪客登記下，確保各人衛生安全
安全問題
對於辦公室來說，物業保安是重要的一環。 多重步驟的訪客登記程序，目的都是增強公司保安。傳統增加保安人數及前台人員，同樣地會增加營運成本。使用訪客登記系統，能夠在不用增加人手的情況下，提升保安水平。系統會按客人到訪目的，給予客人適當的權限，同時為客人提供樓層圖，指導客人到達目的地，避免出現訪客走錯地方或禁區範圍等尷尬情況。
再者，系統能根據黑名單快速檢驗客人的姓名及資料，禁止名單內人士進入，保障訪客不會受到不必要滋擾。另外，系統亦懂得自動記錄客人資料，方便追查過往記錄的同時，亦確保數據安全，避免資料外洩。
健康問題
隨著全球有不同的疫情爆發下，人們對於衛生意識有所提升，特別是2019冠狀病毒病 (COVID-19) ，仍然受不同的法例所規管。 各地政府及企業亦有規定訪客必須展示 COVID-19 疫苗接種證明的有關文件，使登記流程變得愈加複雜。
傳統的前台服務難免要處理大量訪客的文件，長期與客人有間接的身體接觸，這對於訪客或員工來說，都不是一件好事。 訪客登記系統能夠避免不必要的身體接觸，只需要使用電子自助服務機器，或手機應用程式，訪客就可自行完成登記。
Bookings ONE 提供獨有的訪客登記功能–電子訪客證 (Mobile Pass) 。 這功能確保衛生安全又簡單易用，只需使用手機輕拍感應器，便可暢通無阻進行訪問。而相比只使用二維碼進行登記，感覺上亦令訪客給予更為高級及智能的印象。
Bookings ONEMobile pass 使用 iPhone NFC 和 Google Pay 的 Smart Tap， 支援 iOS 和 Android的電子錢包平台，您可以透過自己手機，輕鬆使用我們的各種Bookings ONE 智能辦公室功能。
3. 智能化使公司形象變得與別不同
全智能化的服務，相信人人都想享用，不論家居方面或工作方面，都十分方便。對企業而言，智能的登記系統更可為企業呈現不同的正面的形象：
- 以客為本的形象：採用高科技來服務客人的公司，很自然讓人有一種高級時尚的感覺。而訪客登記系統能夠方便每一個人，讓訪客知道公司注重客人體驗，以客為本，為客人留下一個良好的品牌形象。
- 專業的形象：系統化的訪客登記服務能準確地完成登記工作，而且避免人為犯錯的機會，免卻為客人帶來不必要的麻煩，阻礙客人時間並因而破壞印象。
- 獨特大堂設計：人們對大堂的概有印象，是設置一個很大的或者多個服務台。因此，若連同讓客人休憩的地方，除非大堂面積倘大，或花費資金去設計及裝修大堂，否則難以給人有一個舒適的感覺。使用訪客登記系統，可以減去服務台面積和數目，然後空出地方讓您可以重新規劃設計。省下來的成本，可以添置不同如具有無線充電設備的傢俱，方便客人稍作閒適。
訪客登記系統能使您的公司盡顯專業，與傳統的企業相比，更為與眾不同。
4. 為客人帶來安心與方便的體驗
過往訪客的登記程序中，最令訪客不方便的，就是離開時也要辦理離開大廈的程序，交還訪客名牌。訪客體驗最重要的部份，除了到訪開始及過程之外，更重要的是訪客離開時的處理手法。
使用訪客登記系統，訪客就可以享受自助登出的服務，毋須特意歸還名牌。Bookings ONE的訪客登記系統的自動登出的功能，亦幫助訪客訪問完結離開後，於一定時間內仍未辦理離開程序的話，就會自動協助訪客辦理登出的手續。
5. 給予客人五星級的享受及服務
訪客除了會遇上排隊等候的情況，部份訪客也有可能會選擇提早到達目的地。如上述所說，當企業們採用訪客登記系統後，會有更多人手及資源，可供重新分配至不同恆常、突發的事情。
即使企業的人手安排不變，員工亦可以更專心服務客人。例如提供一對一的訪客服務。當客人有需要幫忙的時候，可在他們身旁提供服務。 員工也可以提供更貼心的服務，如當客人進入大樓時，有服務員在旁為訪客主動提供Wi-Fi密碼或給予一杯水，甚至有時間透過與客人聊天，了解訪客更多的需求。
透過採用訪客登記系統所節省的資源，可以撥備來設立小食吧及閱讀區。訪客可以輕易在系統內的樓層平面圖，找到相關休閒設施，供客人一個五星級的訪客服務體驗。
由此可見，使用訪客登記系統的好處多不勝數，可以馬上為您的企業改善訪客體驗，毋須再為嘗試改善服務質素胡亂投放資源。除了給訪客不一樣的體驗外，Bookings ONE的訪客登記系統更有不同功能，供企業系統管理者一個全新的管理平台。
訪客管理系統帶來的全新管理體驗
- 數據分析功能: 系統會收集不同訪問相關資料，例如訪客目的、訪客總人數或沒有出席的訪客等。管理者可以透過系統收集數據，了解更多客人的需求，從而制定不同的方案，以給予客人更好的服務。
- 訪客提示功能: 當客人完成登記後，系統會發出訊息提示管理人員客人到達，不會因為怠慢客人而留下壞印象。另外，管理者更可在邀請訪客的電郵中，設立訪客問卷，預早詢問訪客的需要，為訪客的到來提前做好相關的準備。
- 設備匯報功能: 系統可記錄有甚麼設備或房間正在進行維修，讓所有管理人員可在系統內查閱有關資料，並在訪客到來前解決問題。管理者亦可剔除該設備或房間的使用權限，避免出現訪客無法使用設備的尷尬情況。
- 支援多種途徑的訪客邀請功能: Bookings ONE的訪客登記系統，除了可以透過電郵向訪客發出邀請外，亦可選擇透過手機訊息(SMS)，或分享至通訊軟件Whatsapp，發出有關邀請。
總括而言，Bookings ONE的訪客登記系統功能非常全面，能同時顧及訪客及管理者的需要。如果您的企業也需要改善訪客體驗，毋須猶疑，馬上聯絡我們，以了解更多。
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