這裡有個小故事，當ㄤ妮還是菜鳥業務時，公司交代我跟俄羅斯客人催款。客人回覆說因為盧布貶值，現在不是很好的付款時機。從那以後，我天天追盧布匯率，看看哪天比較高。只要盧布回來一點，我就Skype 敲客人，話話家常，然後告知他盧布回升消息，請他盡快付款，頻率大概是兩天一次，看得出來我真的是很盡心盡力吧！後來發現，本來客人很願意在Skype 跟我聊天，在這樣操作過幾次之後，客人就裝離線，，，從此以後我們的互動冷冷冰冰。某天公司召聘了一位資深國外業務，接手我的這位客人，她一樣詢問客人貨款進度，客人一樣回答盧布貶值，不利匯款，這個資深業務回答 : 知道了，等你貨款更進一步消息。我心想，就這樣 ? 結束了 ? 後來沒多久我就離職了，但這個疑問我一直記在心裡。
直到我到了現在的公司，每每催款催單的信件都被老闆退回，理由是客人收到這樣的信會很有壓力。後來我也抓到了幾個原則 :
催款信件 : 款項超過2星期以上沒有消息才發第一封追款信。（只適用於出貨後付款）第一封追款信一星期沒有回覆，才寄第二封催款信。
第三封第四封追款如果要加重頻率，至少隔三天再寄下一封。
催款語氣 ：切記和緩輕鬆，好像這封信本來就是寄來跟你聊天的，貨款只是順便問any news ?。
NG語氣 : 親愛的客戶您好，貨款已延遲多週，請問何時會付款(太直接)
親愛的客戶您好，貨款已延遲多時，貴公司狀況還好嗎？(這句話不管用多漂亮的英文包裝，對客人來說還是不禮貌，你以為你是用關心的角度出發寫信，但收信的人很容易覺得被侵犯，因為這句話本質上就在懷疑對方公司是否經營不善)
親愛的客戶您好，因為我司需要週轉，麻煩盡快付清積欠款項（就算是真的也不用這麼老實告訴客人）
親愛的客戶您好，我司已經等候貴司款項多時，請問到底何時可以收到貴司款項(語帶不耐）
看到這裡是不是覺得作國貿的都是聖人，明明是催款，還不能語帶不耐或不禮貌，明明是別人欠我錢吶 ! 但我從這裡學到一件事 ： 等待是一種素養。這個細節客人會感受到的，這也將會是你在客人心中與眾不同的原因之一。
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