企業內部要如何推動線上簽核，將所有表單電子化？

已往企業所採取的傳統紙本簽核模式，最大的缺點是在於處理效率低，以及無法隨時掌控進度，即使流程處理完畢，也不利於後續查詢紀錄。到了現在進入遠距辦公的新常態後，這個問題就被放大不少，為解決傳統文件簽核流程必須進辦公室才能處理的問題，企業勢必得將表單電子化，才能改善傳統紙本簽核被受限於時間與地點的狀況。

但對許多企業來說，簽核文件的使用範圍非常之廣，一旦改革就會影響到全公司的運作模式，所有人都得重新適應。因此導入線上簽核對企業來說是一項重大的決策，必須瞭解企業的目標及工作流程，說服上下層共同執行，深入瞭解線上簽核後續可帶來的效益，而不要只把關注的重點放在建置費用上，短暫嘗試後卻又棄置不用。

在企業推動線上簽核的第一步，就是得先瞭解各部門單位目前的需求和現況，大家遇到哪些問題、內部擁有哪些資源等等。例如行政單位常用到的出差申請單、請假單，資訊管理單位需要的軟體請購單、設備報修單，統整好這些資訊後，才能夠進一步的做好規劃。

瞭解各部門單位對於線上簽核的需求後，再來就需要擬定明確的目標及作法，要如何將內部流程合理化、標準化、電子化，以及要由誰來負責推動。

執行線上簽核最重要的價值，是在於讓收集後端資訊的過程和統計能夠自動化，並即時追蹤簽核進度，若還是使用一般的文書軟體製作表單，再透過 E-mail 或即時通訊軟體發送檔案，這樣也不能算是將簽核電子化。

為達到線上簽核所能帶來的真正效益，企業必須將重點放在表單要能夠自動接收資料，資料的格式也要符合系統架構，並讓電子化幫助線上簽核流程能夠更加順暢。

導入線上簽核時可透過以下2個重點，讓員工逐步熟悉系統操作、調整習慣、排除使用疑慮並協助系統順利上線。

1.企業文化調整：
對於成立多年的公司或傳統產業來說，導入線上簽核是一項重大改革，需保持勇於嘗試的心境去接受全新的技術，尤其握有決定權的高層則是最需要調整心態的，在制定政策的過程中，不僅要融合過去的經驗，也需適時的接受新的思維，才能幫助企業踏出轉型的第一步。

2.內部教育訓練：
每當導入一項新的數位工具，員工就必須從頭開始適應與學習，企業可適時的為員工進行內部教育訓練，或從部分人員開始試行，培訓各單位的種子人員，確認方法可行後再逐漸將此工具擴大到全公司的使用範圍，幫助提升員工的數位能力，也降低在轉型期間的抗拒感。

在導入線上簽核系統一段時間後，可根據原先訂定的需求和目標來評估是否有解決企業的核心問題。例如透過線上簽核系統處理的文件數、花費的總時間、省下的人力及紙張成本等，比較導入前後的變化，判斷是否符合效益，並瞭解目前還有哪些不足，有哪些流程還可以再繼續調整優化。

遠距辦公、數位轉型、ESG 永續經營等，都是現在各大企業關心的議題，透過導入 Lale 辦公的線上簽核功能可為企業進行數位轉型，表單電子化後所省下的紙張，以及免除原本郵寄過程產生的廢氣排放，皆可幫助朝向綠色永續發展。

一般的流程開發對 IT 要求很高，在開發表單及流程時需要代碼能力且過程繁瑣，對於員工來說操作介面不夠友善，學習成本很高。透過 Lale 辦公的線上簽核功能，從流程規則設計、到關通知、期限設定、批次簽核設定、自動產生流程說明文件等都可快速設計。

在流程正式上線前，可透過系統進行模擬，隨時進行優化調整，當流程上線後，若有流程需要處理，Lale 辦公將透過即時通訊系統，於聊天室傳送訊息通知，並可進行逾期提醒、流程稽核、批次簽核、流程追蹤查詢等，隨時掌控線上簽核處理進度。

透過 Lale 辦公系統可監控所有流程的執行效率、執行情形、是否逾期或異常等等，有效避免任何線上簽核的進度受到影響。

瞭解Lale辦公-專為團隊協作打造的平台：https://lalework.flowring.com/LaleWork/

原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。