遠距辦公時會議時間很難喬?強烈推薦會議管理系統的4個理由

舉行線上會議是許多遠距辦公團隊在日常工作中不可或缺的溝通模式，每次開會時都需要先敲定大家的時間，確認好後還要再通知所有相關人員，在這一來一往之間不僅費時又費力。若透過會議管理系統安排會議，可大幅提升遠距辦公團隊的溝通及協作效率，並確保於會議後產生的任務都有指派人員去執行。以下整理幾個當遠距辦公時，透過會議管理系統安排會議的好處，以及團隊該如何利用系統來提升工作效率。

在遠距辦公的工作模式下打破了地域的限制，團隊成員可能來自世界各地，以至於產生跨時區的問題，讓安排會議變得更加不容易。透過會議管理系統，可根據與會者所在的時區自動調整會議時間，以確保所有人都能參加而不受時差影響，對於跨時區的遠距團隊來說，在安排會議時可省下不少時間和精力。

相較於在辦公室辦公，轉頭就能通知同事會議時間，若透過會議管理系統建立會議，可自動發送會議通知和提醒，若時間上有異動，也能確保所有與會者能夠隨時掌握會議相關動態，不必再藉由 E-mail 往返溝通確認。

許多會議管理系統提供內建的協作工具，例如開放上傳會議相關檔案，可幫助團隊成員在會議前預先瞭解討論內容，或是置入線上會議的連結網址，以利與會人員於會議開始時能迅速進入會議室，共享資訊並進行協作。

透過會議管理系統，管理者可透過統計數據分析會議的效益如何，並針對不足的地方改進。像是各項會議未召開、已召開次數，或是追蹤會議專案、提案決議、臨時動議等事項的執行狀況，確保每項待辦任務都有被指派和管理。

Lale 辦公會議管理系統可於安排會議時，立即比對人員時間是否有衝突，並透過系統自動從 E-mail 發送信件，或於即時通訊聊天室中發出會議通知。所有與會者可從行事曆看到和自己或部門相關的會議，幫助團隊於遠距辦公時，快速發起會議並進行通知，減少許多需分別和與不同人員確認行程的時間。

無論開任何會議都必須留下會議紀錄，後續才能夠將決策確實執行。於 Lale 辦公會議管理系統中，可於編輯會議紀錄後點擊發送通知，並選擇通知的人員及管道，讓所有相關人員能夠在第一時間收到會議的決議內容。

若需將決議的工作項目展開，可於交辦清單中新增會議工作，並編輯工作主題、工作描述、優先權、起訖日期、負責人、處理人、附檔等項目，管理者即可於會議交辦工作清單中，隨時掌握執行狀態，確保會議產生的工作項目能確實執行。

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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。