讀書心得: 時間管理 – 先吃掉那隻青蛙

寫這篇文章的原因

過去的自己不善於時間管理，因此在研究所期間常常把大量的時間執著於非核心的問題上，因此常常會在deadline即將到來時因為重要的事情沒做完而備感壓力，甚至最後無法完成。我意識到這件事後，開始去讀時間管理的書，讓自己更了解時間該如何分配(書中最重要的莫過於80/20法則，完成20%真正重要的事情，其價值會大於完成剩下80%的事情，目的是要我們積極地去完成少數真正重要的事情)，從去年到現在，自己也積極地在實踐書中的時間管理方法。

最後，我也決定將自己覺得重要的觀念記錄下來。

青蛙的由來

假如你每天早上起床的第一件事是生吃一隻青蛙，接下來的一天就會過得比較順利，因為你很清楚這是你一整天中最糟糕的事情了 — Mark Twain

何謂青蛙? 青蛙就是你最大且最重要的工作。

若同時有兩件重要的工作時呢? 這時就必須選擇先將最難且最重要的工作先著手，我們必須抗拒先做簡單的工作， 也就是說必須先吃掉最醜最大的那隻青蛙。

訂定明確的目標

拖延與缺乏動力的主要原因在於對自己該做什麼、處理順序為何與因何而做感到模糊不清、毫無頭緒。

所以我們必須清楚地了解自己人生各方面想達成的目標，並訂定達成目標的計畫，這樣才能提高效率。

其中，作者也提到在紙上思考的重要性。將目標寫在紙上，便能使它具體化，變成一種碰得到、看得到的東西，也使之更有能量。

以下為書中提供的實現目標的7個步驟:

1. 確定你想要的是什麼

2. 寫下來

3. 設定目標的完成期限

4. 將你想得到、為達目標必須做的每件事列出

5. 將清單整理成計畫

6. 立即針對計畫採取行動

7. 堅持每天做一點能讓你朝重要目標邁進的事

我覺得照著上面的7個步驟來做，確實能夠克服自己常常因生活中的小事而分心的壞習慣，且也能更有效率地達成自己想要的目標。

事先計畫每 一天

在紙上思考。每天花一分鐘計畫，就能省下5~10分鐘的執行時間。

事先計畫對提高生產力及改善工作表現有極大的幫助，但真正每天制定計畫的人卻非常少。

所以我們可以做的有:

1)在睡覺前列出隔天的計畫表

若能在前一晚列好計畫表，潛意識便會在你睡著時，徹夜為計畫表工作，當你醒來時，腦內就會出現比原來想法更能將工作做得更快更好的構想與靈感。

2)針對不同目的來製作不同的表格

分別製作月計畫、週計畫表，在每週結束時，花1~2小時規劃未來的一週，這可以使生產力大幅提高。

最後是將月計畫表和週計畫表的項目拉到日計畫表中，也就是隔天該完成的事，而完成某項工作時，可以用將該項目劃掉的方式，讓視覺上得到成就感與前進感，使自己可以更有動力完成計畫表上的每項任務。

3)列出計畫的步驟

將計畫的每個步驟一一地在紙上列出來，再根據優先順序整理計畫表上的工作，可以讓自己隨時掌握工作的進度。

凡事運用80/20法則

凡事運用80/20法則 (Apply the 80/20 Rule to Everything)，這是這本書中我最有興趣的一個章節。

80/20法則又稱為帕瑞托原則(Pareto principle)，由義大利經濟學ˊ家Vilfredo Pareto所創，他發現社會上的人分為20%的「重要少數」(Vital Few)和80%的「不重要多數」(Trivial Many)。

其中，重要少數為財力及影響力比他人優越的人。

後來他還發現，所有的經濟活動都受和這個原則有關，例如: 你的成果有80%是決定於你20%的活動；你的業績有80%來自於你20%的客戶；你的貢獻有80%是來自於20%工作等等。

這表示如果你的工作表上有10件事項的話，其中2件的價值會大於其他8件的總和。

這個原則就是在提醒我們必須拒絕先處理簡單小事的誘惑，這是一個好習慣的養成。任何重要工作最困難的部分就是起步，一旦真正開始進行最有價值的工作，自然就會產生接續做下去的動力。

做好充分準備再行動

克服延宕、迅速完成更多事情的最佳方法之一，就是在開始工作前將所需要的一切都準備好。

從清理桌子或工作區開始，讓眼前就只有一件工作要做。在開始工作前將所需的資料、用具都蒐集好放在手邊，並將所有不需要的東西放在地板或是身後的桌子上，直到工作完成為止。

創造一個舒適的工作場所也是很重要的。確保自己有張舒適的椅子，它必須能支撐你的背，且讓雙腳能平放在地板上。

當所有東西都準備好要準備開始工作時，還要展現最好的姿體語言，將身體坐直，想像自己是一位有效率、做事有方、表現突出的人。然後對自己說:「我們開始工作吧!」隨即埋首工作，直到工作完成為止。

認清你的關鍵限制

無論你想做什麼，總是會有個限制的因素決定你完成的速度含品質。而你必須做的就是研究並認清該限制因素或侷限，然後集中精力破除該項阻礙。

關於限制的80/20法則: 有80%的限制是屬於內在因素(如個人特質、才能、習慣、紀律或能力等)，而剩下的20%才是來自於外在因素。所以必須常常地檢視並檢討自己，找出決定你達成個人目標的速度的限制因素或限制技能。

我認為最好的辦法是在要完成一項工作時問自己「什麼是要完成這項工作的最大阻礙?」然後集中精力地克服它。