讀書心得: 時間管理 – 先吃掉那隻青蛙

更新於 2022/03/20閱讀時間約 5 分鐘

寫這篇文章的原因

過去的自己不善於時間管理,因此在研究所期間常常把大量的時間執著於非核心的問題上,因此常常會在deadline即將到來時因為重要的事情沒做完而備感壓力,甚至最後無法完成。我意識到這件事後,開始去讀時間管理的書,讓自己更了解時間該如何分配(書中最重要的莫過於80/20法則,完成20%真正重要的事情,其價值會大於完成剩下80%的事情,目的是要我們積極地去完成少數真正重要的事情),從去年到現在,自己也積極地在實踐書中的時間管理方法。
最後,我也決定將自己覺得重要的觀念記錄下來。

青蛙的由來

假如你每天早上起床的第一件事是生吃一隻青蛙,接下來的一天就會過得比較順利,因為你很清楚這是你一整天中最糟糕的事情了 — Mark Twain
何謂青蛙? 青蛙就是你最大且最重要的工作。
若同時有兩件重要的工作時呢? 這時就必須選擇先將最難且最重要的工作先著手,我們必須抗拒先做簡單的工作, 也就是說必須先吃掉最醜最大的那隻青蛙

訂定明確的目標

拖延與缺乏動力的主要原因在於對自己該做什麼、處理順序為何與因何而做感到模糊不清、毫無頭緒。
所以我們必須清楚地了解自己人生各方面想達成的目標,並訂定達成目標的計畫,這樣才能提高效率。
其中,作者也提到在紙上思考的重要性。將目標寫在紙上,便能使它具體化,變成一種碰得到、看得到的東西,也使之更有能量。
以下為書中提供的實現目標的7個步驟:
1. 確定你想要的是什麼
2. 寫下來
3. 設定目標的完成期限
4. 將你想得到、為達目標必須做的每件事列出
5. 將清單整理成計畫
6. 立即針對計畫採取行動
7. 堅持每天做一點能讓你朝重要目標邁進的事
我覺得照著上面的7個步驟來做,確實能夠克服自己常常因生活中的小事而分心的壞習慣,且也能更有效率地達成自己想要的目標。

事先計畫每 一天

在紙上思考。每天花一分鐘計畫,就能省下5~10分鐘的執行時間。
事先計畫對提高生產力及改善工作表現有極大的幫助,但真正每天制定計畫的人卻非常少。
所以我們可以做的有:
1)在睡覺前列出隔天的計畫表
若能在前一晚列好計畫表,潛意識便會在你睡著時,徹夜為計畫表工作,當你醒來時,腦內就會出現比原來想法更能將工作做得更快更好的構想與靈感。
2)針對不同目的來製作不同的表格
分別製作月計畫、週計畫表,在每週結束時,花1~2小時規劃未來的一週,這可以使生產力大幅提高。
最後是將月計畫表和週計畫表的項目拉到日計畫表中,也就是隔天該完成的事,而完成某項工作時,可以用將該項目劃掉的方式,讓視覺上得到成就感與前進感,使自己可以更有動力完成計畫表上的每項任務。
3)列出計畫的步驟
將計畫的每個步驟一一地在紙上列出來,再根據優先順序整理計畫表上的工作,可以讓自己隨時掌握工作的進度。

凡事運用80/20法則

凡事運用80/20法則 (Apply the 80/20 Rule to Everything),這是這本書中我最有興趣的一個章節。
80/20法則又稱為帕瑞托原則(Pareto principle),由義大利經濟學ˊ家Vilfredo Pareto所創,他發現社會上的人分為20%的「重要少數」(Vital Few)和80%的「不重要多數」(Trivial Many)。
其中,重要少數為財力及影響力比他人優越的人。
後來他還發現,所有的經濟活動都受和這個原則有關,例如: 你的成果有80%是決定於你20%的活動;你的業績有80%來自於你20%的客戶;你的貢獻有80%是來自於20%工作等等。
這表示如果你的工作表上有10件事項的話,其中2件的價值會大於其他8件的總和。
這個原則就是在提醒我們必須拒絕先處理簡單小事的誘惑,這是一個好習慣的養成。任何重要工作最困難的部分就是起步,一旦真正開始進行最有價值的工作,自然就會產生接續做下去的動力。

做好充分準備再行動

克服延宕、迅速完成更多事情的最佳方法之一,就是在開始工作前將所需要的一切都準備好。
從清理桌子或工作區開始,讓眼前就只有一件工作要做。在開始工作前將所需的資料、用具都蒐集好放在手邊,並將所有不需要的東西放在地板或是身後的桌子上,直到工作完成為止。
創造一個舒適的工作場所也是很重要的。確保自己有張舒適的椅子,它必須能支撐你的背,且讓雙腳能平放在地板上。
當所有東西都準備好要準備開始工作時,還要展現最好的姿體語言,將身體坐直,想像自己是一位有效率、做事有方、表現突出的人。然後對自己說:「我們開始工作吧!」隨即埋首工作,直到工作完成為止。

認清你的關鍵限制

無論你想做什麼,總是會有個限制的因素決定你完成的速度含品質。而你必須做的就是研究並認清該限制因素或侷限,然後集中精力破除該項阻礙。
關於限制的80/20法則: 有80%的限制是屬於內在因素(如個人特質、才能、習慣、紀律或能力等),而剩下的20%才是來自於外在因素。所以必須常常地檢視並檢討自己,找出決定你達成個人目標的速度的限制因素或限制技能。
我認為最好的辦法是在要完成一項工作時問自己「什麼是要完成這項工作的最大阻礙?」然後集中精力地克服它。
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