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[Notion實作]整合知識資料庫＆讀書進度管理-1

2021/02/28閱讀時間約 15 分鐘

接續著「醫學生其實不太會讀書」這篇文章中提到的想法：資料庫化的筆記才是未來能幫上忙的筆記方式(請見「醫學生不太會讀書」中第二段：發現的契機)。這篇文章將會專注在實作上：該如何用Notion建立一個基礎的資料庫，同時結合讀書進度的管理、讓你知道今天該讀什麼範圍。

要整合「讀書進度管理」＆「知識庫」的理由

大家有想過使用自己的筆記軟體管理讀書進度嗎？

這時候大家冒出來的想法會是：為什麼我要這樣做？

針對這個問題，我認為最重要的理由是：避免自己分心。

在每天讀書五、六個小時的高壓下，人多半都會想辦法抓緊每個小空擋偷懶。比如說：本來只是要打開瀏覽器搜尋專有名詞，但是看到瀏覽器中的youtube標籤頁後，就會突然萌生「我這麼努力了，休息一下應該沒關係吧」的念頭。最後就花了半個小時在看youtube影片，根本忘記要查專有名詞。

我們往往都會認為這種空檔之間的偷懶是一種正當的休息、是我們應得的。但如果我們不嚴格管控自己的休息時間，這種充斥在各個小空檔之間的「正當休息」搭配上「我已經很努力了，多看個幾分鐘沒關係吧」就會生長成吃掉時間的巨獸、變成一種逃避壓力的避風港。最後的下場往往是：看了兩個小時的書，但卻看了兩個半小時的youtube影片。

這時候最好的解法有幾種：

嚴格規定自己的休息時間。嚴格規定指的不止是管控休息時間的長度，更要嚴格地讓自己在一段時間後有休息的機會、減輕壓力，這樣才能避免想要逃避壓力的念頭一再出現。
盡量減少小空檔的出現，把各種讀書時會用到的東西整合在一起、避免自己掉出專注狀態。一旦全程我們只使用一種軟體、上述那種小空檔就不會出現，也能讓我們在工作時間內專注在工作上、等到休息時間的到來再放鬆，而這點正是這篇文章想要達成的目的。

這篇文章將分成上下兩篇，帶大家一步步用Notion建立出包含知識資料庫＆讀書進度管理的頁面(Page)。同時也藉由這個過程帶大家熟悉Notion的基本功能、設計的邏輯。

建立新頁面

附註：請先到官網註冊一個新帳號，並且下載軟體。

註冊帳號並打開軟體後，畫面會如下圖。

在Notion中，建立好的頁面或資料庫會顯示在左邊的欄位中。建立新帳號時，團隊會貼心地附上新手教學頁面以及一些常用模板。

這次的建立過程中，我們將會從頭開始建立一個頁面，因此請點擊左邊欄位下方的
”Add a page“ 建立新頁面。

在建立新頁面後，記得幫你的頁面取名字，透過頁面上方的 “add icon” 以及 “add cover“ 還能幫頁面加上圖標(icon)、封面。

每一次建立一個新頁面後，Notion都會在下面列出了一串選項。透過這串選項能快速選擇我們想要把這個頁面變成什麼樣子。

在這邊我們會選擇建立一個空白頁面，因此請選擇“Empty”。

建立基礎知識庫

該怎麼在頁面中新增資料庫呢？

在Notion中，資料分成四種類別：

Block 區塊：Notion頁面中的每一行(每Enter一次)都會形成一個獨立的區塊，一個區塊可以是：文字、圖片、嵌入的檔案、資料庫...，Notion提供了非常多種區塊讓使用者選擇。你可以把每個區塊想像成一塊積木，而每個頁面都是由無數個不同積木堆疊成的。
Page 頁面：由各種積木堆疊出的成品，比如：一台積木車。
Database 資料庫：用來存放、管理頁面，你可以把它想成一個用來裝車子、管理車子的貨櫃。
貨櫃既可以單獨存在，也可以放在另一台車子上、成為貨櫃車⇒ 資料庫能單獨存在，也能放在一個頁面中成為一個區塊。
Workspace 工作區：乘載著你帳號內所有的資料。

透過將頁面內的區塊類別調整為資料庫便可以得到一個頁面內資料庫了。

每一行的左邊都有兩個按鈕用來控制此區塊：

“ + ”可以用來選擇要將這個空白區塊變成什麼種類

” :: “則可以用來拖移區塊(按住此按鈕即可拖動此區塊)、進入區塊的設定頁面(點按一次按鈕即可)

P.s. 以下為了方便將用” :: “代指六個點的按鈕

我們按下 “ + ”並找到資料庫的類別，找到後選擇 “Table-Inline”。

Table代表的是資料庫將會以表格的方式呈現，Inline則代表資料庫將在頁面內直接展開。如果選擇 “Full page” 的話，資料庫會獨立成一個頁面，無法直接查看內容

上面的資料庫選擇了 Inline，而下面的資料庫選擇了 Full page

建立資料庫後，我們就能將頁面儲存在這個表格資料庫中進行管理，而表格內的每一列都代表一個頁面。

每一列(匡起來)都是一個頁面。要查看頁面內容時，只要將滑鼠移到Name(名稱)欄位中、點擊”open as page“就能打開該頁面了。

設定欄位屬性(property)

接下來，我們要來替表隔中的頁面增加欄位。

透過調整欄位的屬性，我們可以選擇要在表格資料庫的預覽畫面中顯示怎樣的資訊，如此就能達成設計的目標(能夠快速掌握表格知識狀況)。比如說：我能替每個頁面增加一個勾選方塊，讓我勾選我已經看過的頁面，如此便能快速分辨哪些頁面是沒看過的。

點擊表格右上的加號來替表格中的頁面增加欄位

點選新增欄位後，會跳出關於此欄位的設定。從這裡能進行關於此欄位的設定，包括：更改欄位名稱、調整欄位的屬性(選擇 ”property type”)。

欄位具有多種屬性可以選擇，下面我列出了有哪些欄位的屬性供你選擇：

(如果你已經稍微有點基礎了，可以直接跳到「＊該選哪一種？」)

基礎欄位屬性

Text：欄位內將可以輸入文字
Number：可以在欄位內輸入數字，可以透過後續的設定讓資料庫為你進行基礎運算,Ex: 加總、平均...
Select：可以為資料庫內的頁面加上個別標籤(一次只能選一個)
Multi-select：可以為資料庫內的頁面加上個別標籤(一次可以選多個)
Date：為資料庫內的頁面加上日期
Person：和其他人協作頁面時可以將特定頁面指派給其他人
File & media：在頁面中嵌入檔案和影音
Checkbox：新增一個勾選方塊
URL：加上一個網頁連結
Email：加上Email
Phone：加上電話號碼

進階欄位屬性
Formula：允許加入自訂的算式，可以利用其他欄位內的值來計算
Relation：連結此資料庫和其他資料庫
Rollup：匯入其他資料庫內的欄位屬性
...(後面並不常用，因此不繼續翻譯)

該選哪一種？

為了可以在欄位中打上我們想要註記的文字，欄位屬性必須得設計成下面兩者其中一種：

Select or Multi-select
Text

在這邊我會選擇將欄位屬性調整為select或是Multi-select，並依照自己的需求「加入知識難度、屬於哪次考試範圍」等欄位。

為什麼不用text呢？

因為選擇使用select或是multi-select之後，我們可以透過資料庫的篩選(Filter)功能找出帶有特定標籤的卡片，而這點是用Text所做不到的。(下一段詳述)

當屬性是Select或是Multi-select時，點擊欄位就能新增標籤、選擇標籤

新增「難度」、「考試範圍」這兩個欄位後，我會在其中加上各自的標籤

到目前為止，知識資料庫已經有個雛形了，我們可以從畫面中一眼看出來哪些知識屬於哪次考試範圍、哪些知識比較難。如果我們只想顯示出期中考範圍的相關資料我們可以使用Notion的篩選(Filter)功能達到這點。

篩選資料庫中的特定頁面

透過在表格右上方的按鈕，我們可以對表格進行各種設定。

點擊右上角的按鈕就能進入表格的設定

裡面的選項包括：

Duplicate：複製此資料庫
Copy link：複製此資料庫的連結
Open as page：以獨立的一個頁面檢視此資料庫
Database lock：鎖住此資料庫，讓使用者無法更改其中的內容
Properties：可以管理哪些欄位要顯示
Template：管理在這個資料庫內使用的模板
Filter：透過篩選欄位內的屬性挑選出特定卡片
　　比如：指篩選出帶有某個標籤的頁面
Sort：透過欄位的屬性對頁面進行排序
　　　比如：優先把勾選方塊內沒有打勾的頁面排在上面
Turn in to page：將此資料庫獨立成為一個頁面
　　效果等於我們一開始將資料庫設定成Full page(獨立成為一個頁面後，就無法在　　讀書筆記的頁面中直接檢視表格內容)
Move to ：將此資料庫移動至～
Wrap cell：讓此表格中每一欄位內的文字完整顯示

選擇篩選功能之後，可以由裡面調整篩選的條件。為了讓我可以輕鬆地找到難度是「有點難」，並且屬於「期中考範圍」的知識。我可以設定兩層Filter並設定為：

"考試範圍" "is " "期中考"
"And"
"難度" "is" "有點難"

不只可以透過Select, Multi-select裡面的標籤來篩選，也可以透過其他欄位裡的資訊進行篩選，比如：篩選出特定日期建立的頁面。

篩選完之後，畫面上就只剩符合條件的C頁面

如果有多個頁面都符合篩選條件的話，可以再透過 “Sort” 進一步排序這些頁面的呈現方式，比如圖中就是將結果按照頁面名稱進行逆向排序。

一個資料庫，多種呈現方式

如果今天我需要同時比較「期中考」和「期末考範圍」的頁面，但是又不想讓兩者混在一起呈現那該怎麼辦？

Notion最棒的是可以將同一筆資料透過不同的資料庫形式(view)來查看，而這些view之間的篩選和排序都互不相通。也就是說我可以在原本的資料庫中篩選出期中考範圍的卡片，並將這個View取名為期中考。接著新增另一個view，並且將篩選條件設定為 “期末考” 。透過在這兩個View之間切換，我就能更加快速地檢視這兩種資料之間的差異。

點擊 “Add a view” 就可以新增另一種資料庫模式以查看資料

將另一個View設置為表格資料庫、並取名為期末考

透過在兩個View之間進行切換、可以快速地查看不同種資料

頁面內的操作

和上面的設計邏輯相比，頁面內的操作則十分簡單。我將基本的 block形式列在下圖中，其他的 Block比如：嵌入(Embed)影音或檔案等等可以自己嘗試看看。

下面我會列出一些比較重要的小技巧：

1. 頁面內可以透過 “ / + 想要增加的 block名稱“ 來快速增加方塊，比如說：在一行的最一開頭打上 “ /Toggle ” 就可以在此行新增一個可折疊清單。官方也針對不同的方塊設置了不同的快捷鍵，只要將快捷鍵記熟就能快速地新增想要的 block。

2. 新增了頁面之後可以透過 “Create a template” 來創造出常用模板，也可以透過資料庫右上角的“ Ｖ ”(在New旁邊)來新增此資料庫的模板、並對已經有的模板進行編輯。

透過資料庫右上角的“ Ｖ ”(在New旁邊)來新增此資料庫的模板、並對已經有的模板進行編輯

3. 頁面內的任何區塊(block)都能自由的拖動、改變位置。將滑鼠移到區塊的左方按住 “ :: ”(也就是六個點的那個按鈕)，就能拖動區塊到想要的地方

P.s. 只按一次的話會進入這個區塊(block)的設定頁面

頁面內的排版非常的自由，比如說：我可以將區塊拖動到另一排區塊的兩側讓兩個區塊並排、產生出下圖中的效果

5.如果想將原本的 block更改型態(比如說：將普通文字更改為大標題)，那該怎麼辦呢？

方法1：選擇想要變更的 block並進入他的設定頁面，透過 ”Turn in to“ 便可以更改 block的型態
方法2：在想要更改的 block後面打上 “ /t ” 就能直接進入 “Turn in to” 的頁面

在紅色大標題後面加上了“ /t ” 之後就會直接跳出 “Turn in to” 的介面

6.按住 “ Ctrl(Cmd) + P ” 可以在整個工作區內進行快速的搜索，可以搜索頁面名稱、也能搜索頁面中的關鍵字

7.靈活運用 " @ "

Notion中的" @ " 共有三種應用：

可以用來設置提醒，讓Notion在你設置的時間向你發送提醒
可以用來標註人物，提醒特定的人在這個頁面中有需要看的資訊
可以用來設置連接到其他頁面的超連結

8.將連結貼上到文字，產生文字超連結

在Notion中，所有頁面中的區塊(Block)都有著各自對應的網址，我們可以透過這個機制實現文字超連結。

操作的步驟如下：複製Ｂ頁面中的區塊網址，回到Ａ頁面後選取要產生超連結的文字、並直接按 “Ctrl + V”貼上，就能建立文字超連結。下次只要點擊Ａ頁面的文字超連，就能直接跳到Ｂ頁面的區塊。

按住 “::” 進入區塊的設定並選擇 ”Copy link“ 就可以得到該區塊的對應網址

文字超連結完成之後會長這樣，將滑鼠移到文字超連結就會顯示出連接到哪個頁面

使用文字超連結跳到指定頁面時，會已選取的方式強調目的地區塊

設計思維

大家在跟著做的過程中，心中會不會浮現出疑問呢？比如：為什麼這邊要用資料庫呈現、不要用其他方式？為什麼不要一開始就建立兩個頁面，把資料庫分開放呢？

透過「嘗試＆除錯」去尋找這種問題的答案，才能讓你使用Notion的技巧更加進步。Notion最有挑戰性的地方並不是要理解其中五花八門的功能、工具，而是要知道工具的出場時機。「哪些時候應該要用什麼工具才能達成效果」正是新手和老手之間最大的差距所在。因此我會把我的設計思維寫在下面，大家可以跟著理解看看。

一開始對於完成品的想像：

希望可以依照不同類別存放知識，並且可以簡略地顯示出知識的一些資訊，透過這些顯示出的資訊讓使用者快速掌握知識整體的狀況
　　比如說：目前哪些頁面內的知識比較不熟、哪些頁面我讀完覺得很難理解...
可以查看自己的讀書進度，並且提醒自己今天該複習哪些知識
查看讀書進度之後能直接連結到要讀的頁面中，不要浪費時間在查找頁面上

我的設計思維：

依照不同類別存放知識，代表有管理的需求
⇒要建立資料庫，讓不同類別的知識存放在不同頁面中
一眼看出今天要複習什麼，並且能連結到需要學習的頁面
⇒解法1：建立一個日期清單、把要複習的頁面移動到對應的日期下面
⇒最佳解：將「各個頁面的複習時間」建立成一個資料庫，每天讓資料庫自動顯示複習時間為今天的頁面。透過連接「複習時間資料庫」和「知識資料庫」，我們就能直接從管理讀書進度的頁面超連結到該複習的頁面。