[閱讀筆記] 《摘要力》：刪掉9成重點，比別人強10倍的表達力～一本職場必備的生存技能書
閱讀時間約 5 分鐘
這本書能解決什麼問題？
你是否曾有以下困擾？
開會時長篇大論，卻無法讓與會者迅速掌握重點，耗盡對方耐心？
精心準備的簡報，卻無法引起聽眾共鳴，達不到效果？
甚至日常聊天，總是辭不達意，讓朋友興趣缺缺？
或許你欠缺的不僅僅是溝通方式，還有摘要的能力。
這本書提出幾個觀念，並歸納出幾個步驟，幫助我們用最精簡的方式表達，
達到有效的溝通。
職場話多是不負責任的做法
可能你認為，鉅細彌遺的陳述事件，有助於老闆全盤掌握，並做出更好的決策。
但在職場，這是不負責任的想法，老闆不是偵探，不需要親自梳理線索。
所以歸納重點，並且有邏輯性地表達，協助決策者提高效率，應是簡報者該負的責任。
因此在職場，摘要力絕對是必備的技能。
摘要力就是找到「無論如何都想說的話」
有效的溝通應該是用最簡單的方式達到雙方期望的目的。
過多的鋪陳, 夾雜太多次要的資訊，只會模糊焦點, 浪費彼此的時間。
本書開頭就指出，摘要力是“無論如何都想最先說的話”，甚至作者用了”臨死前最想說的一句話”來比喻。
那麼，如何找到最重要的那句話呢？作者提出的核心要點是釐清對象與目的。
- 你要表達的對象是？
- 你希望達到什麼目的？
- 我要如何表達？
這也是我認為本書最精華之處，多數人認為，學習表達就是雕琢語氣，
肢體、語速、簡報等技巧，卻忘了溝通的目的不僅僅是一場完美的演出,
更重要的是達到雙方都滿意的結果。
所以搞清楚表達的對象，並察覺對方內心的需求，設法滿足對方的期望，
才是決定溝通成敗的關鍵。
另外，溝通並非單方面的滿足，我們的目的? 希望傳達的資訊? 預期得到的反饋？將決定這次溝通的聚焦點該在何處。
例如：電影導演拍電影前，會先預期是為了衝高票房？還是為了拿獎？
從而決定劇本內容商業與藝術成分的比重。
只有釐清對象與目的後，我們才能確立重點在哪裡？最想說並最該說的是什麼。
如何表達則是建立在上述的基礎上，針對這點作者提出三大步驟：收集資訊、整理資訊、表達資訊。
表達的第一步驟-收集資訊
事實上，一場好的簡報或是演講往往取決於開始前的準備工作，也就是資訊的收集。
在職場經常會遇到，簡報內的某些數據，資訊的來源是超出我們的專業領域的。
跨領域的資訊有助於佐證我們的觀點，加深談話內涵，強化對方的信任感。
而演講時講者若能引經據典，往往能讓演講更生動，甚至朋友間的閒談，涉及多方面的資訊，也能讓話題更豐富，更具深度。
但如今是資訊爆炸的年代，各種消息隨手可得，各種資訊不經篩選，不經查證，即全部納為簡報的素材，絕對是不可取的行為。
資訊也不是越多越好，而應始終圍繞著表達的對象與目的，篩選出對雙方都有助益的內容，並查證其真實性，對溝通才有正面幫助。
表達的第二步驟-整理資訊
篩選完的資訊仍需經過整理，才能用於溝通。整理包含著分類與排序，將資訊分門別類，依照重要性排序，將重要資訊放在前面，次要資訊則做為補充或是用於答覆對方提問。
排序技巧上，作者建議一個有用的方法，利用理想的目標來回推次序。
例如：在職場會議, 確定會議的目的後，預先設想老闆心理預期的答案，優先提供老闆關心的資訊。如此一來，這場會議已經成功了一半。
表達的第三步驟-表達資訊
過多的鋪陳與製造氣氛，往往會消磨對方的耐性，直接切入重點更有助於強化效率。
作者的意思並非極度精簡，冗余的資訊會失焦，但過少的資訊也可能讓對方無法了解。
書中建議可用主幹-樹枝-樹葉的架構化方式來表達。
主幹-要表達的核心內容。
樹枝-具體的資訊。
樹葉-對方需要時，可補充的細節內容。
例如：在會議上，老闆詢問專案的狀況，此時主幹可以是專案完成度的百分比與預計完成日期，樹枝則是當前執行的項目與風險，樹葉才是項目的執行方式等細節。
這樣即能快速聚焦，並避免資訊缺漏。
另外，在維持資訊完整的前提下，試著歸納事件的底層邏輯，練習將問題的答案濃縮成一句話來表達，可大幅地提高我們的摘要能力。
最後作者也提到，摘要力是可以鍛鍊的，依照本書的核心觀點與步驟，透過簡報演練、錄音等方式，檢視自己的發言，反覆修正，即可不斷精進。
一個主管的自我修養
若你跟我一樣，在職場上也是擔任管理職務，更應該精進自己的摘要力，因為你的本職工作便包含摘要。
以我個人為例，每個月需要做兩場月報，簡報內容同樣是對部門當月工作做總結，看似雷同卻因聆聽對象不同，而在側重點上有所差異。
其中一場對象是老闆，他關注的是專案的進展，因而只需報告專案完成度與風險即可，省去執行人員，問題解決方法等末節，在給予老闆所需的同時，也不浪費老闆的時間。
而另一場則面向各部門同仁，目的是讓大家對跨部門的事務有粗略的了解，讓橫向的協作更順暢. 所以，重點將放在部門的工作性質、項目目標、進行的概況等，過於專業的細節則可略去不談，避免過於艱深冗長，讓同仁失去興趣。
好的摘要能力不僅讓溝通更有效率，對上能幫助老闆減輕負擔，對下能傳達更精準的指令，確保目標一致。對外能做好任務協調，對內也能同步想法。
對我而言，摘要力不僅是技能，也是該具備的自我修養。
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Hi~我是菲力！一個求生意志堅強的俗人，閱讀既為求知，也為求財。
我相信，人生每個階段的財富都是認知的變現，
我們可以藉由學習與成長，得到與這世界交換價值的資本。
而閱讀是建立知識體系最簡單的方式，因此我大量閱讀，也想在此分享我的閱讀心得，
若在記錄自己學習軌跡的同時，也能帶給他人些許啟發與幫助，那就再好不過了！
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