緊急報告救星！學會《AI工具- Gamma》，輕鬆製作商業簡報！

製作一份完好的商業簡報往往需要大量的資料進行彙總，或是偶爾會有十分緊急的報告需要完成？還是說需要製作專案流程與時程表卻不知如何下手？以下會教大家實際操作技巧：

1. 資料分析與重點整理：

在專案簡報中經常要進行市場策略、競爭者資料分析，有的時候要從上百頁的資料抓出需要的重點，這裡推薦將資料給PDF AI、ChatPDF、Bard進行彙總。他可以問題並迅速的抓到資料裡的重點，並且會說明資料頁數的來源。

如果是從一段文字裡取出重點，或是找出共通點進行策略擬定，則可以讓ChatGPT、Bard幫忙，避免反覆核對資料。以下運用介紹同一本書，但文字內容不同的兩篇文章。將文章以文字對話的形式分別提供給ChatGPT，範例是 先請ChatGPT提供單一文章的重點，文章可以放在引號內「"..."」做區隔：

• 文章一

再下指令請AI「根據上述兩篇文章」幫忙分析兩者的共通點如以下範例：

• 文章二

2. 流程規劃與時間安排：

流程與時程規劃是讓提案完成的關鍵步驟，時間規畫的部分除了可以參考過往的歷史資料外，還可以透過AI得知相關的資訊。流程規劃除了可以用表格一一羅列，還可以運用甘特圖來呈現。以下是運用ChatGPT結合Mermaid製作出來的甘特圖。

先將活動的內容規劃提供給ChatGPT，並要求提供甘特圖。AI會生成相應的程式碼進行應用，只要將code貼到Mermaid上就會有相應的圖會出現。

圖表能選擇存成PNG檔或SVG檔，其他操作的細節還能參考這個網頁。

3. 快速製做簡報大綱與重點：

想節省效率做出簡報大綱與抓出重點，可以將文章內容給ChatGPT進行分析，AI不僅能進行不同文章的分析，還能列出大綱與內容。

接續上述的文章一與文章二的對比，請ChatGPT分析兩篇文章，並進行PPT的內容提案，可以下類似以下範例的指令：

指令列：上述兩篇文章，如果需要成PPT簡報，能幫我整理出大綱與內容嗎？

或是請ChatGPT提供整理好的表格：

PPT的大綱內容出來後，推薦使用Gamma來製作，可以透過引導式對話與AI說明自己的需求：

或是以文字的形式說明，再按Generate即可生成：

生成PPT就會像範例這樣，不過圖片還能更換：

如果有英文的內容，點選Edit with AI，將能請AI直接翻譯並直接修改：

經過內容的調整與修改後，可以輸出成PDF或PPT的形式：

或是有想增加的內容可以用對話形式貼上，AI會自動做出表格：

修改完成後匯出，就能有完整的PPT：

完成大綱與內容，還能請AI幫忙過濾是否有可以再加強的內容，參考分析後再補充，使整體的表現會更好！

最後，簡報議程安排可以參考以下時間規則進行安排：

• 1張執行摘要：1（張）× 1（分鐘）＝1分鐘
• 8張關鍵訊息：8（張）× 2（分鐘）＝16 分鐘
• 6張簡單帶過的資訊：6（張）× 0.5（分鐘）＝3分鐘

因此，若總投影片數約為15張，簡報報告時間約為20分鐘，剩餘10分鐘為客戶問題和討論時間。

在會議議程排程也能請ChatGPT提供時間表：

 了解到運用AI製作技巧後，可以開始進行版面美化設計，之前有做AI的相關運用內容可以進行參考，如簡報心法、資料視覺化的文章，讓資訊可以更有效率地傳達出去。  

透過AI工具的實際應用，我們可以更有效地製作商業簡報和專案規劃。從資料分析與重點整理到流程規劃與時間安排，再到快速製作簡報大綱與重點，AI工具如PDF AI、ChatGPT和Mermaid都能提供實用的解決方案。運用這些技巧，我們能夠製作出更完整、高效且吸引人的商業簡報，有效傳達資訊並提升工作效能。讓我們善用AI工具，打造出專業水準的簡報和專案規劃。

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