商業簡報|有了AI,還需要學習簡報嗎?咒語以外的三大學習方向

2023/04/03閱讀時間約 7 分鐘
利用AI工具發想大綱、整理思緒、自動配圖、甚至產出投影片,一時之間ChatGPT、Tome、Copilot紛紛成為熱話,網上有大量如何施咒語自動預備簡報的教學……那麼,是否從此不再需要學簡報呢?下文一起來採討在自動化預備以後,三個值得你把省下來的時間投資的學習方向,還會預測一下設計市場的潛在變化。
你可以選擇投入、觀察、無視、反對或是害怕,人工智慧的發展勢頭可不會理會你的感想和取態。
既然現在人工智慧已經可以:
  • 從思緒中整理出大綱架構
  • 從內容初稿提點有否遺漏
  • 從互聯網搜尋研究及數據
  • 從免費圖庫裡找適合配圖
  • 從文字內容中產生投影片
  • 從純文字投影片變圖片牆
那麼,是否從此就可以放輕腳步,交託給人工智慧就好,從此不用再汲取簡報的知識呢?以下三個方向,仍然是上班族值得學習的。

分析觀眾的能力

編程中有一句術語:Garbage in, Garbage out. 意思是編程邏輯多正確多有效率,遇上錯誤或不合理的輸入,就不要對系統的輸出有甚麼期望。

自動化產出簡報,無論是用詠唱或是文字文件開始,都仍然是依賴某程度上的人手輸入。人工智慧可以協助你推論,上行的簡報,例如向老闆匯報或提案時,結構或是方向的提議;但是當你滿心歡喜地產出了「金融科技風高大上格調Dark Mode投影片」,到做簡報的那一天,也醒覺原來老闆喜歡把簡報一比一比例列印出來做筆記,手執黑漆漆一片的文件,再精美的簡報,再詳盡的預備,你又叫他/她如何寫筆記,如何有心情聽你說呢?
培養分析觀眾的能力,就能幫助你在預備時踏出正確的第一步。說到分析不單只是觀眾的身份、職位、年齡等客觀因素,而且有六個方向可以參考:
  • 會前的期望:觀眾想踏出房間時,得到一些甚麼?與你想說的有沒有差異?一番她意的內容不一定帶來專心的觀眾
  • 既有的知識:在商業或專業的簡報中,你的內容與觀眾既有的知識量有多大差異?太淺白與太高深都不會讓人有興趣,另外觀眾之間的知識量有沒有顯著的參差?
  • 文化與背景:在面對客戶或是外地同事的簡報,能不能想到較接地的例子?有沒有機會踩到觀眾的雷?文化上喜歡先閒談,還是單到直入更好?
  • 現時的立場:在提案或是受爭議的簡報內容中,哪些觀眾是支持、反對或是沒有意見?比例是多少?有決策權或是有影響力的觀眾是怎麼想的?
  • 著意的內容:觀眾的注意力和能量有限,有沒有哪個部分特別在意、有興趣深入討論,甚至會要求解說附件、公式化試算表等作簡報後的參考?
  • 溝通的模式:觀眾喜歡在簡報聽例子、看數據、聽故事,還是視覺化?溝通時是否想從鳥瞰的角度開始?是否必定要明白弄懂了才可到下一頁?
粗疏的輸入再配上自動化工具
仍然只會產出令人失望的簡報

增值內容的能力

很多父母都會在晚上床邊說故事,來哄小朋友入睡。他們多數以故事書作為參考,而不是每每自創故事。那麼,既然大家的素材都是一樣,為何有些父母說故事會特別動人、有趣,令小朋友會喜歡要求多聽,甚至希望重覆聽同一個故事呢?
簡報也是同一個道理。大綱、內容、排版等,同事也許都可以預備到,人工智慧都可以搜尋和產生得到。手執一樣的素材,你又如何可以比其他人說得動聽、入耳呢?
套用一句老問題:「為什麼要你來說?」把簡報的內容增值,方才可以突顯你在簡報過程中的價值。
  • 同一組數字或數據,不單是只有一個角度或是方法來述說,你可以在數據中找到趨勢嗎?或是某個游離的異常數值值得提起或研究?數據背後有沒有背景因素,與時事有沒有相關連動性?
  • 客觀的事實,容易在搜尋器中找到,也很自然地容易在人工智慧語言模型中問得出來。但是加入你自己的分析和歸納,配合在社會工作的經驗,才能夠產生洞見,比起事實更能帶出觀眾來聽你簡報的價值。
  • 抽象的概念,或是觀眾未有經歷的情境,運用故事可以使訊息形象化,令觀眾可以從一個更有趣、生動的角度執嘗試理解。好的故事,更會帶有記憶的黏度和傳揚分享的衝動。
  • 單單說明提案或政策的明細並不足夠,觀眾更有興趣的是與自己有切身關係的角度。提案與他們有何關係?為什麼要作出改變?為什麼要現在來做?誰最得益誰最受害?有沒有第二、第三的選擇?
從同事能夠預備、AI能夠搜尋的內容
轉化成有價值、易理解、具黏度的簡報

調整簡報的能力

當大家還是在手動預備簡報的時候,因著各人的知識、經驗、審美等方面的差異,簡報難免出現參差的水準分佈。在人工智慧工具出現,加上學習簡報的資源愈來愈容易取得,使用自動生產方法,配合一點小心思,已經能夠做出不錯的簡報。
舉一個例子,假設你的簡報技巧是在中上,在職場怱忙建立的簡報,可能給予自己約六分(十分為滿分)。現在本來簡報出產只有五分、四分、三分甚至是兩分的同事或是競爭對手,靠著人工智慧工具,提升了結構的整體性,改善了配圖的關聯性,加強了設計的可觀性,剎那間大家的水平紛紛能夠拉高到跟你差不多,質素在六分上下。
從前仍然有其競爭力的六分,現在已經變成了上司和客戶的基本期望了。
如果能夠學會怎樣把一份六分的簡報,調整並改善至八分,就可以在茫茫人海之中保持你的競爭力。
你可能會想,既然懂得如何產出八分的簡報,為什麼不是一步到位而是要學調整呢?
我們未來的工作模式,可能會是從一個簡報的基線版本(baseline)開始。基線版本的來源可能是Copilot,或是比較複雜的模版,也有可能是下屬預備或是你自己的設計原型(prototype)。這個基線版本不是只有空殻,而是結構、內容、設計、甚至講者備忘也齊備的投影片。
有些上班族面對從零開始製作簡報,會感到毫無頭緒;相反有些上班族面對簡報製成品,要作改善時不知從何入手,結果隨意把視覺元素搬來搬去,就稱之為「美化」。
透過汲收視覺溝通、平面設計、資訊圖表的知識,方能夠幫忙你在處理簡報基線版本的時候,有根有據地找出應該要改善的地方,合宜又有目的地修正排版、顏色、行距、圖表等,最後有把握地將六分的簡報,提昇至八分甚至更好的水平。
透過嘗析他人的作品、學習和練習
建立提升基線版本至好作品的能力

對簡報設計的影響

當簡報設計變得更容易,要產出可修改的簡報模板,相關的難度和時間就自然雙雙降低,用上關鍵詞語、節慶活動、色彩格調、心情感受等輸入就可以;從悲觀的角度來看,低客製化的設計需求,會因為自動化生產工具而慢慢下降。在不需要專業圖片的場合,人工智慧甚至可以代替在網上搜圖,直接產生相關風格的圖片;而在經濟氣氛不穩定的年代,中小企花在設計,包括簡報設計的外判預算,也難免會有所影響。
然而,從正面的角度去看,在設計的階段,我們可以反過來利用人工智慧工具,發想靈感或是從對答中得到啟示;自動化工具的速度,也適合於工作內部或是外訪客戶前的快速原型開發,讓大家可以一起視覺化地討論設計的選擇與方向。高客製化的設計工作相對不容易被取代,要學會如果善用和互補手頭上的工具。

還有需要學習嗎?

你也可能在想,既然人工智慧發展一日千里,為何不乾脆靜躺一下,等人工智慧工具進步,我的簡報自然會跟著一起進步吧?沒有絕對的對與錯,只是這種做法就把自己的水平跟工具的發展捆綁起來,沒有學好簡報人性的一面來做好互補長短,錯過了提昇自身競爭力的機會。

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人人也說要大圖大字,簡報是否只有一個模式? 在企業框架內、上司要求下如何發揮設計創意? 我不想聽「你要這樣做」,我要知「為什麼」! 遙距簡報的世代,設計上又有什麼雷區要避免?
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