研究生README｜博士生的時間管理

2024/05/02閱讀時間約 5 分鐘

English version : How to Overcome Procrastination

分解任務克服拖延

是不是常常覺得每天總是有一大堆事情要做?作為一名博士生，我需要處理研究、作業、教學助理、實驗等等每天到研究室明明有實驗或是研究計畫要做，但卻不知道該從哪裡開始？所以就一直拖延，直到最後期限快到了才開始工作；或是每天一打開行事曆，看到滿滿行程就是提不起勁？

為什麼我們會拖延？

1. 安排事情太過廣泛

明明已經安排好待辦清單但是到最後還是會拖延，那是因為在列待辦清單其實會往往會變成壓力清單，例如以前我很常寫說要完成計畫書，就在行事曆上只寫下完成計劃書，但是光寫下這個目標太廣泛模糊，完成什麼部分？從第一章節開始？也沒有明確想要的是什麼具體成果，光看到完成就會覺得很困難、很多、時間不夠等等。

壓力清單

2. 被時間綁住

現在就算安排很具體的工作，每個時間點該做什麼事，但卻會發現效率反而不好，像是會寫9:00-12:00做實驗A case x之類的，但卻會發現有時候為了完成，完成的精度卻不高，這個時候應該想的是不要被時間綁住，而是需要量化目標，例如不是規定每天幾點到幾點讀書，而是目標念多久，或是每天背多少單字等等，有一個具體的數量可以衡量。

被時間綁住

3. 花太多時間在單一任務上

另外還有一種情況是，我們往往會將所有精力與時間都投入到一個任務上，以為這樣可以完成的更快、更好。但事實上，當我們在一個任務上花費太多時間，我們其實會變得越來越低效。例如我安排一整天都在寫論文，可能剛開始文思泉湧，進展迅速。但隨著時間過去，可能會發現腦力逐漸疲憊，甚至變得漸漸容易分心。我可能需要幾個小時才能寫完一段文字，而若分散時間去做，可能僅需要半個小時。這是因為我們的精神與專注力都是有限的，在「使用」一段時間後，未必能繼續保持高效率。我們會浪費許多原本能有效利用的時間在追求完美或解決棘手問題上，反而耽誤了整體的進度。所以，並不是將所有的時間都投入到一個任務上就能完成得更快更好。反而是將時間分散開來，讓自己有時間休息，讓大腦有時間處理和整理資訊，不僅能讓我們在接下來的時間更有精力去完成任務，也能幫助我們以更好的狀態來面對其他的挑戰。

4. 盲目安排(不知道距離目標多遠)

往往我們會一頭栽進去安排任務，但是實際上我們需要知道現況跟目標差距多少，例如寫計畫書時，你可能已經有部分或是前計畫，如果我連這些計劃的參考資料或是進度到哪都不知道，就開始安排任務就會重複做一些無謂的事情，但是如果我仔細查看後知道我已經有前期的計畫書以及研究成果，這期計畫是做延伸研究，那在安排任務就不會是從頭寫一份新的計劃書。

5. 沒有成就感、動力

最後是缺乏成就感或動力。當我們設立的目標太遠大、看不到成果時，我們可能會覺得萎靡不振，不知道我們是否正在朝正確的方向前進。此時重要的是設立較小而明確的目標，使得我們可以在達成每一個小目標時都能感受到成就感，並從中獲取動力。另外定時回顧並慶祝我們的成就，對於提振士氣也是非常有幫助的。這個做法就像番茄鐘工作法，設定 25 分鐘的工作時間，和5分鐘的休息時間，人腦運行久了也會鈍化，短暫的休息時間是給予腦袋的些許緩衝，給自己5分鐘小小的休息時間可以聽一首自己喜歡的歌、滑一下手機獎勵自己，都會帶給自己一些動力。

Notion 番茄鐘模板

如何不會拖延

那要怎麼做才會不拖延？事情火燒屁股的時候？覺得事情簡單可以快速做完的時候？做完會有成就感的時候？

1. 了解目標

以前都是要做一件事然後去想要花多久的時間，為什麼不反過來做，我有多久的時間，我可以做到幾分，例如我要寫論文，立刻先花30分鐘將我手邊有得reference先放到我的筆記裡，有第一步進度有5%跟0%差很多。

2. 拆解目標

將大目標切割成小目標，例如不要說花3個小時寫完報告，可以改為一章一章來寫，或是可以改為先收集reference、整理大綱、預計第一章要寫五段每一段要寫什麼主題、最後再將補充每一個段落。這種方法可以幫助你將一個大而複雜的任務分解成小的、可管理的部分。這樣不僅可以讓你感到更有控制力，而且更有可能完成你的任務，這樣不僅可以避免我們在一個任務上消耗過多時間，還能讓我們更專注在當前的任務上。