申請公司費用錙銖必較還是大方免單?

剛剛看了日劇"這個不得報銷", 公司實習生被指派負責招待客戶的點心, 實習生非常細心準備甚至自己製作, 但因為擔心花太多錢會讓公司覺得浪費, 影響將來轉正職, 所以選擇不報費用, 自己吸收! 劇中擔任財務女主角提到, 不當使用公司費用(多花或虛報)跟不申報一樣, 影響公司報表甚至營運!

讓我想起當年在德國公司支援總公司稽核的一個案例, 在費用抽樣時, 樣本中有兩筆申請稽核特別提出討論, 一筆是台灣公司德籍財務長申請在分公司資產盤點時花新台幣45元買飲料, 另一筆則是台灣業務副總申請出差時機場停車費新台幣85元又撤回; 業務副總撤回的費用經進一步了解撤回申請原因, 停車費單據係由餐廳開出上載明品項為餐飲, 財務部門要求解釋, 業務副總覺得太麻煩了, 所以自行撤回, 公司稽核馬上決定擴大對業務單位費用抽樣比例!

這時你是否會跟業務副總一樣覺得滿腹委屈? "我都自己吸收了, 你還盯我?" "財務長喝一罐飲料45元還要申請, 領幾百萬的人也太小氣了吧!"....

其實這是個很簡單的概念"公私分明", 依規定可以申請的費用當然應該申請, 而不應嫌麻煩自己吸收, 我們上班不就是來賺以我們勞動合理取得的薪酬, 而不是做慈善或來交朋友而已的嗎?! (我有位同事每年花幾百萬請同事們吃喝玩樂, 被父親叫回自家公司接任賠了幾億, 不過這又是另一個故事了) 而且這麼"大方"會不由得讓人懷疑他要從哪裡"補償"回來呢?

我在商業道德課很常用的一個問題解釋自營商跟公司採購在買車時容易出現的選擇差異, "買新車時如果只能2選1, 你會選擇降1-2%的差價還是贈送配件?" 很多公司同事會選擇車子精品或配件, 因為"多一點", 但自營商多會選擇折價, 因為"少一點"! 你看出差別了嗎?

*售車小分享: 為維持市場價格, 新車通常不會輕易降價, 但忠誠客戶回購原則上有2%或為衝銷量的車價補貼, 而零配件(例如窗貼、踏墊、倒車雷達等)或精品車商多會準備協助銷售。

可申請不申報, 不但會影響公司實際費用支出的完整性, 讓公司無法正確評估公司營運狀況, 甚至無法因此追蹤客戶喜惡跟費用的平衡, 更不問不申請者"可能從哪裡補償"的道德損失!

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