根據104人力銀行調查,企業在挑選新鮮人時,對於軟實力與專業力的重視程度為6:4,其中有高達46%的企業看重團隊合作。當新鮮人已具備軟實力,甚至有66.3%的企業願意因此提高薪酬。若成員都能夠具備團隊合作能力,不僅能夠提高工作效率、促進溝通協調、共享知識和技術,對團隊管理而言也有諸多益處。以下提供5個企業培養團隊合作的重點,幫助提高生產力並營造積極向上的工作環境。
團隊合作的目的是為了達成共同的目標,而此目標通常會由企業的經營者去制定,但如果只是一個大方向,對於團隊真正要執行任務來說還是不夠聚焦。
因此,為了設定出一個明確又合理的團隊目標,團隊管理者可參考 SMART 原則中的5個要素,「明確的、可衡量的、可達成的、相關的、有時限的」,並和團隊成員共同討論,有助於大家快速達成共識、共同努力。
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一個團隊裡面通常會有各種不同的角色,大家都必須清楚瞭解自己的角色定位和職責,才能真正發揮團隊的作用。若團隊管理者能夠根據每個人的專長及特質去分配工作,那麼也能幫助減少更多工作處理時間,使團隊達到平衡並提高生產力。
培養良好的團隊合作關係,建立順暢的溝通模式和渠道非常的重要。和不同個性和文化背景的人溝通,學會職場中的溝通技巧能夠幫助彼此更快達成共識,並降低產生摩擦的機會。
當需要和其他團隊成員溝通時可以留意以下幾個地方:
統一溝通渠道則能提升團隊的溝通效率,團隊管理者可以和成員們明確定義何時使用哪種渠道溝通,以利團隊順暢溝通。例如平常可以透過即時通訊群組詢問問題、提供截圖或傳送相關檔案,有急事需要馬上回應則撥打公司分機,若有需要請示主管做決策,則是發送一封較正式的 E-mail,並將相關人等加入收件者副本。
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雖每位成員的工作不盡相同,團隊管理者還是得盡量妥善的分配工作,確保大家的工作量平衡。若有遇到問題也能互相支援和分擔,盡到團隊合作的精神。避免將大量工作扛在管理者自己或在某個成員身上,若那個人不在整個團隊就垮了,工作效率也無法提升。
定期會議主要目的是為了所有團隊成員有個共同討論的時間,能夠提出在工作上的問題、同步大家的資訊,讓彼此都能提出一些反饋,或許能夠激發出更多的想法。團隊管理者可以在這個時間去檢視所有人的工作進度和能力,也讓大家能夠更熟悉彼此,促進團隊間的交流。
團隊成員可從 Lale 辦公的通訊錄快速搜尋人員、建群,並透過即時通訊傳送文字訊息、語音訊息及貼圖等,另外也支援傳送檔案、影片及圖片。根據需求可將訊息訊息一次分享至多個個人或群組的聊天室,並針對特定內容回覆訊息,即使訊息發錯也可馬上一鍵收回,避免錯亂。
團隊管理者可於 Lale 辦公的專案管理設定目標、指派任務給團隊成員,並從甘特圖掌握每位成員的工作進度,檢視成員身上是否有延遲、將到期的工作,確切掌握人力與時間的成本,適時調配大家的工作量以確保達到平衡。
為了使團隊能夠快速建立定期會議的時間,可從 Lale 辦公的會議管理新增會議,並透過週期性設定輸入定期會議發生的期間及週期,例如可設定 2023/8月1日~8月31日,每1星期的星期五都要開部門會議,這樣系統就會一次產生4個會議,不必分別手動建立4次。
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原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結。