如何輕鬆迅速地訂餐？辦公室速成訂餐指南
在忙碌的辦公室生活中，訂餐看似是最簡單的工作了，但其實要掌握其中的訣竅卻不容易。錯誤的訂餐方式可能會耗費你不少寶貴時間，甚至引發一系列讓人困擾的問題，影響你在同事間的形象。但別擔心，這篇文章中Luci會和你分享高效的辦公室訂餐心法，讓你需要幫同事訂餐時都能輕鬆面對！
第一天進公司，快速上手訂餐
這篇文章適用於5到30人的辦公室訂餐，若是處理更多人的訂餐，在挑選店家時需要注意其他額外的事項。
步驟一：挑選店家
通常要選訂餐店家前，很多人會直接去查Google或FB，但其實FB和Google店家上常常會缺乏最新外送資訊，這邊推薦使用另一個網站「訂便當管理系統(Din.Ben.Don!)」。
首先搜尋並進入訂便當管理系統，畫面如圖一，這是一個開放讓使用者上傳店家菜單、開團統計的網站，只要創建一組群組帳號，就可以直接利用別人上傳的公開店家資料線上開團。
💡 注意：訂便當管理系統上的店家資料僅供用戶參考，網站本身與店家並無任何關聯，任何有關產品價錢、買賣、運送...等等事宜，請洽店家詢問。
但我們今天先不教如何線上開團，而是利用這個網站查到更詳細的店家外送資訊。
圖一
如下圖二，創建帳號並登入訂便當管理系統後，會進入到主頁畫面，此時點擊右上角的「公用店家」，進入「公用店家」頁面。
圖二
在「公用店家」頁面點擊「找一下」標籤。如下圖三，在搜尋框中輸入地點關鍵字後，別忘了勾選「按最新修改時間排序」。
圖三
假設我們在台北市信義區，我們就輸入「台北市信義區」並點擊找一下，再勾選「按最新修改時間排序」後，就會出現最近更新過的店家資訊，我們選第2個店家，下方表格中就出現網友輸入的店家詳細資料，包含地址、電話、外送範圍、外送門檻、價目表等等。
圖四
建議確認過店家「最後修改日」是三個月內，超過三個月沒有更新，店家資訊可能又變了（這部分每個地區不一樣，有些地區的店租貴，店家價格變動快，動不動就漲價或換菜單）。
除此之外，挑選店家時也有一些的注意事項，找符合以下標準的店家比較不容易出錯：
- 菜單上餐點選擇豐富，滿足各種口味需求，能讓同仁避開忌口的食物。
- 外送門檻金額或份數符合團隊需求，不會過高，容易成團。
- 店家距離公司不遠（最好在5公里之內），確保食物送達時不會冷掉。
- 查看食物照片和FB、Google評價，確保口碑良好。
步驟二：事先電話確認訂餐當天是否可外送
即使查到店家的資訊很新，開團前也請務必先和店家確認一次外送情況，像是遇到店家突然休息、訂單過滿都會不接單，因此還是要確認過一次外送門檻、營業時間後再開團，以免統計完後才發現流團，來不及換店家，造成不必要的困擾。
如果確認店家可以外送，可以提前提供公司地址、預定送達時間、聯絡電話及我方送單時間等資訊，能有效節省雙方反覆確認的心力。
範例：你可以這樣問店家「您好，我們是XX公司，想請問今天中午有外送服務嗎？我們地址是XX，預計10點送單，希望預定12點需要送達，謝謝！」
步驟三：發送訂餐通知，統計餐點數量
在點餐統計方面，有幾種方法可以選擇：
- 使用訂便當管理系統快速開團，只需所有人登入帳號，便能輕鬆統計金額，非常方便。
- 利用Google sheet表格迅速輕鬆地統計訂餐資訊。只要擁有Google帳號，您可以自由設計統計格式，適用於在訂便當管理系統上找不到資訊、菜單不正確的店家。
- 創建訂餐群組，讓大家在群組中回覆點餐，這是最便利的方法之一，但對於幫忙訂餐的人來說，後續的金錢統計和送單時較為不便。比如：在群組中發菜單圖片，喊一聲「各位同事～今天中午訂XXX啦！請回覆你想吃的餐點和數量哦。」
步驟四：點餐送單
在確認店家可以外送後，點餐送單時就不會太冗長。然而，還是需要注意以下事項：
- 點完餐點後，務必和店家確認份數及訂單總價，以避免遺漏餐點或收錢不足。
- 若有不同部門一起訂餐的情況，建議請店家將不同部門的餐點分裝成不同袋，以「第一袋有幾份餐點……共多少錢、第二袋有幾份餐點……共多少錢」的方式點餐，這樣各部門領餐時，只需將自己部門的那袋拿走就好，減少你替大家分便當的心力。
步驟五：收錢
在發送訂餐通知時，請設定明確的交錢期限，最好在送單後30分鐘內收完錢，以免時間拉長，大家忘記付款，也避免你工作時持續受到干擾。
另外，為了方便計算，建議使用買外送飲料附的「透明塑膠杯架」作為鈔票和零錢的分類盒，這樣找錢和算錢時會更有效率。
步驟六：外送取餐
領餐時除了攜帶已經收好的錢，也最好帶些額外的零錢，以防臨時發現錢數量不對，還得返回辦公室補足。畢竟店家的外送人員不只跑你這家公司，等你會影響外送員的送餐排程，造成其他公司的困擾。
訂餐訂得好 人緣沒煩惱
有人說，能將訂餐這件事情做好，通常辦其他事情也不會表現太差。在辦公室服務別人其實也是工作的一環，當你能為團隊帶來更多便利和舒適時，團隊對你的印象也會變好。
依照上述六步驟，從挑選店家、打電話確認可外送、開團統計、送單、收錢到取餐，試著訂餐一次看看吧！
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