一份好的會議紀錄有多重要
進入職場工作，是不是每次到了開會時間就頭痛，想到要花費2、3個小時在會議室開啟沒有意義的會議，不只影響工作效率也浪費時間。與其私下抱怨會議又臭又長、沒有重點，不如花心思構想每一場會議的目的、會前準備和列出會議中必須決議的事情，搭配有重點的會議紀錄，讓會議不再只是浪費時間，而是有效提高工作效率。
開會的目的是什麼?
開會的目的是能夠開一場有重點的會議，為了解決問題與達成共識，大家能經由開會中的溝通釐清問題與決議出事情的結論。有時候開會的事前準備比起開會更重要，若是一場沒有準備好的會議，寧可不要勞師動眾。
會議的事前準備該準備些什麼呢? 除了開會資料外，條列式列出開會必須確認的重點問題及內容，並依照邏輯將問題順序整理好，先從簡單、優先需要確認的開始，再接著引導至較困難的問題，這樣不但能防止會議有時候偏離主題時，可以依照重點問題再拉回主題，也可以讓會議更加順暢有效率。
緊接著來到會議當下，做足了事前準備後，會議紀錄的重要性也不容小覷。
會議記錄的重要性
會議紀錄主要的功能在於記錄與追蹤、資料共享，目的是讓每場會議的過程與結果被記錄下來，幫助我們在會議後清楚快速的找到會議重點以及待辦事項。通常在會議開始前，也可以將當天開會的問題及內容預先打在會議紀錄上，當會議進行中即可不慌不忙的從紀錄中做提問與快速筆記結論。
總結幾項會議紀錄的重要性：
1.記錄與追蹤：記錄會議內容可以確保會議討論的重點、問題的解決方式以及決策被完整的保存下來，可避免事後在執行時遺漏了當下的訊息或是誤解，也是後續執行、追蹤進度時的參考依據。
2.會議共享：將會議紀錄共享，讓沒參加會議的人可以了解討論的內容和結論，有助於團隊成員間的訊息流通。
3.時間管理：透過會議紀錄，可以追蹤過去討論的內容和決策，避免在後續會議中重複相同的討論或決策過程。這可以節省時間，讓團隊更專注於解決新的問題或制定新的計劃。
會議紀錄是促進團隊協作和溝通的重要工具，一份好的會議紀錄有助於記住會議中的重要細節、決策與後續的執行重點，讓後續執行時只要瀏覽會議紀錄即可快速得知未完成的待辦事項。通過分享記錄，確保所有相關人員對於會議討論內容和後續行動項目有一致的理解，促進更有效的工作流程和團隊合作，對於一場會議的成效關鍵來說，會議紀錄絕對功不可沒。
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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。
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