不論進入職場多久,「溝通能力」一直被視作一項必備的軟實力,也是大家需要持續不斷精進的重要技能。在職場溝通的過程中,若能有效地進行提問,不僅可以幫助獲得資訊、解決眼前的問題,做得好的話,還能夠建立良好的人際關係。
然而在職場溝通時,不論是下屬問你問題,又或是你需要向上提問,都有些需要留意的地方,以避免對方無法理解你的問題,甚至內心感到不適。以下將提供幾個在職場溝通中提問的技巧,幫助大家學會如何問對問題。
每次要提問之前,先問問自己想知道什麼?像是需要對方提供哪些資訊,釐清自己想知道的問題後,才能幫助你進行更有效的提問。
若提問過於模糊或籠統的問題,就很難問出自己真正想要的答案,且容易讓對方感到困惑、不知所措。
如果你有很多個問題,建議一次只要問一項就好,避免問題過於發散。如果是透過即時通訊軟體或發信提問,則可以將問題一項一項列點列清楚,以利更有條理地進行提問,對方也能針對項目個別進行回覆。
假設今天是在一場會議中進行討論,應注意提問與當前討論的主題相關,避免過於發散。若提問的內容與本次會議主題無關,可能就會造成討論失焦,不僅浪費時間,也可能無法得到結論。
如果今天是下屬來詢問問題,可透過開放式問題鼓勵對方提供更多資訊,並深入討論。例如,可以改用「你認為呢?」、「你對此有什麼看法?」等開放式問題,以取代「是嗎?」、「對嗎?」等封閉式問題。
與其直接告訴對方自己認為的正確答案,用這些方式反問下屬,也能幫助提升對方的獨立思考能力。
若是想詢問下屬工作進度,應避免採取打擊式的問法,例如:「為什麼東西沒做完?」、「這是誰的問題?」、「為什麼不早點說?」等,會讓對方認為自己被究責,導致找不出問題的根本原因。
若能改採取激勵式問法,不僅能幫助他們透過問題去思考問題的答案,更有助於建立正面的態度,進而提升工作環境中的良好氣氛。例如:「如果是你會怎麼做?」、「想要完成這項工作的話你需要哪些資源?」等。
在提問時,應注意場合和禮儀,例如,在正式會議中提問,需先徵求主持人的同意。若是私下向對方詢問問題,則需留意自己的語氣,可以多用「請問我能請教您一個問題嗎」作為開頭,避免用質問語氣,因為對方也未必有義務回答自己的問題。
採用良好的態度詢問對方,即使這看似是一個蠢問題,對方也可能因為感受到你的真誠,而保持耐心地回覆。
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