引領採購的思維創新

市場競爭加劇、客戶要求標準更高以及經濟環境不確定性的衝擊下，許多公司早已將創新議題列為公司戰略核心的重要目標。根據德勤全球首席採購長的最2年新調查報告(The Deloitte Global Chief Procurement Officer Survey)[1]中指出，受訪企業的採購長(CPO)對組織在未來12個月中的主要任務依序如下：1.降低成本，2.管理風險，3.企業社會責任CSR(2019年)；1.降低成本，2.新產品/市場開發，3.管理風險(2018年)。由這2份報告中可察覺組織將重點放在削減成本以維持營運業務的思維上，不論短期或是長期成本效益。在持續這些成本削減計劃的同時，也要維持客戶滿意度，這時創新的思維顯得重要。以這次的COVID-19新冠肺炎疫情來說，在後疫情時代，人們的生活消費、商業板塊都會大挪移，這也會帶出供應鏈生產的極大的變化，企業轉型的腳步必須更快、更破格，才能成為危機後的贏家。當疫情消退，隨著經濟開始複甦的跡象，身為採購人員更應該將重心放在供應基礎的創新思維來來支持企業的成長。如何保持競爭力以及維繫成本控制成為採購人員重要任務；傳統上，負責創新的部門（如研發和市場營銷）皆獨立於企業的其他部門，但如今則需要如同採購部門的功能變得更具創新性，以提高企業收入和利潤。

採購創新對組織加值的重要性

自2008年以來，經濟經常受到自然災害(例如日本311大地震)的震撼，或者因破壞區域和平的事實而動搖(例如中美貿易大戰)，幾乎在每個行業的市場和供應鏈中都產生了很大的不確定性。在這些時候，若試著提高組織的績效，如增加生產、積累存貨..等，則會遇到很多不可預測的風險，而採購對此風險的影響卻是有限，加上許多採購人員的採購預算停滯不前，所以如何在採購中採用創新做法就會直接影響最後企業的績效。提列三點給採購人員參考可以創新加值的方向：

1.增加企業獲利：透過降低成本、尋找新供應市場或增加採購市占率來實現；

2.供應商管理：改善與供應商的溝通，改善供應商績效以及透過產品設計，如價值工程/價值分析(VA/VE)達到加值的目的；

3.內部和外部的風險控制：

•從內部相關部門的協作，改進風險的識別和風險控制的管理，並將任何可能的危機降到最低。

•從外部建立更牢固的供應關係，強化更好的溝通以及對潛在問題/即將到來的風險和機會有更好的辨識。

回到採購重要的基礎，例如與供應商更緊密地合作以定義需求，並通過改進流程和培訓來確保較低的採購成本，這些都為建立創新環境奠定堅實的基礎。

採購功能的成熟度在採購創新中也起著重要作用，隨著採購職能的成熟、跨職能協作的水準不斷提高、對不斷發展的供應市場了解也不斷升高，此外對未來趨勢和供應商的洞察也不斷發展，這都屬於有利於創新的面向。

除了採購功能的成熟度會影響創新機會外，對於採購組織的類別也是影響創新的因素，一般採購部門可以分為五種「類別」。

1.不活躍的採購部門

通常企業屬性不是由創新驅動的公司，而且缺乏領導創新的結構，此類的主要代表是公部門的採購單位。

2.學習中的採購部門

渴望為創新做出貢獻，但是能力所及無法跟上他們想要的目標，通常仍需要持續學習，一般來說中小型公司很容易如此。

3.受法規規範的採購部門

有創新需求，但前提要解決受法規規範的問題，如此容易讓採購部門缺乏積極性。

4.機會找尋的採購部門

採購部門經常以積極且透過結構化的方式對創新做出貢獻。

5.有遠見的採購部門

採購功能已結合在創新過程中，這經常來自以創新支持為採購目的的成熟型結構。

透過使用採購成熟度趨勢圖與採購部門的類別，來識別並了解當前採購部門創新的貢獻與可能的障礙。反之，有助於確定路線使其更具創新性，增加競爭優勢，並有助於將創新納入日常採購活動中。

採購如何進行創新

在工作業務的環境中，創新是應用新思維或新流程來創造該企業獨有的價值。將新思維與持續改進相結合及應用，則可超越競爭對手維繫生存。各企業採購人員皆需思維創新的價值，創新等於創造價值，同時獲得競爭優勢和新供應市場的發展。創新的過程需要緊密的內部溝通和跨職能協作，因此，除了傳統上負責創新的部門之外，還需要其他職能部門的參與，例如研發和行銷部門就是成功的關鍵。此外，提供正確的技能和培訓也很關鍵，就比如此次的COVID-19病毒蔓延導致供應鏈供料斷料，如果採購人員未接受完整培訓，也不清楚供應商管理的關鍵點，那等到疫情來襲時，只有承擔的份而無其於招架之力。此外，採購部門對供應市場的了解，對未來趨勢的看法以及供應商的創新解決方案，都是創造價值的手法。若能將價值創造的成果與內外部利害關係人共享，那可再進一步的創造出未來更多潛在的價值。

跨職能協作是採購對創新做出貢獻的基礎。雖然各部門可以節省/改進方式達成部門目標，但這種效果可能也會對其他部門的績效產生負面影響，也有可能抵消掉最初的其它努力。若於價值鏈中，採購能與其他部門的目標聯繫起來，並開發正確的技能組合，則可以通過一致的目標的努力，進而促進創新機會。此外，當面對問題時還也可以多維方式解決問題，創造績效。

採購創新的障礙與可能的機會實現

採購人員可以嘗試從宏觀(經濟、技術和組織上)的觀察到微觀(現有工作和關係結構的複雜性)的分析過程中找出會遇的障礙。經常採購人員的心聲是，一方便要應對當前的預算限制，另一方面則是缺乏其他部門的支持，這些都是採購創新過程中的經常性障礙。

A.採購可能遭遇的障礙

A-1.各個部門之間的溝通不暢

所造成的不利影響：採購最後一刻才知道得知新產品訊息，因而導致更高的成本，更多的工作量以及潛在的次優交易

可能有的機會：提早與客戶(內部或外部)進行會議討論定義詳細需求，以確保日後進行變更或談判時可以花費較少的精力和成本

A-2.對市場和供應商的了解不足

所造成的不利影響：未發覺和利用趨勢，導致錯過了節省成本的機會

可能有的機會：透過培訓改善，例如：根據過去和未來趨勢的商品進行培訓，而不只是就現有商品的學習進行培訓，如此可以提高發現和應對機會的能力

A-3..決策緩慢/無效

所造成的不利影響：1.無法節省成本；2.機會錯失

可能有的機會：提高數據準確性和可見性，以抓住更多機會，同時提高對外部環境對應的靈活性

A-4.整個企業的合作範疇

所造成的不利影響：因無統合或規模經濟過小，導致無法與供應商充分合作，包含在內部進行協作與共享採購/供應商間問題

可能有的機會：分享共同的任務與目標，形成有效的跨職能溝通，有效利用採購資源，規模經濟，與供應商的槓桿作用，經驗教訓和對持續改進的貢獻

上表中所提到的障礙與解決方案並非彼此獨立。例如，如果部門溝通仍然很差，則無法改善協作。同樣，如果沒有根據採購知識為決策者提供正確的信息，則決策速度終將也無法提高。

結論

過去，節省採購成本對於企業生存很重要，但隨著時代迅速轉變，創新性採購對於保持企業競爭優勢也變得格外重要。一旦奠定了管理成本的採購基礎，就需要敏捷、創新的採購來保持較低的成本，同時增進利潤和成長。在企業實施創新策略時，公司可以使用“自上而下(top-down)”或“自下而上(bottom-up)”的方法。在“自上而下”的方法中，管理層將創新政策形式化，並規範在所有部門中尋找和實施新解決方案的過程，而在“自下而上”的方法中，部門本身通過向管理部門帶來創新思想實施建議，並在開發創新解決方案時，採購部門與行銷部門和研發部門皆同時進行積極溝通。創新是持續改進的動力，這是利用機會創造市場差異化和競爭優勢。

參考資料:

1. Deloitte | Audit, Consulting, Financial, Risk Management, Tax Services https://www2.deloitte.com/global/en.html

2. Measuring Innovation – BearingPoint Study (BearingPoint website)

3. BearingPoint | Consulting, Solutions and Ventures