行政小幫手 之 YAMM的客製化信件

　　做行政，是許多人在工作時，都會遇到的繁瑣事，尤其是當一件事明明不難，但只會土法煉鋼的我們，就是會需要花費大量時間，把枯燥的工作試圖解決掉，讓她從工作清單上消失，但再次出現在工作清單上的時候，又會再一次的埋怨：有沒有更好的辦法。

　　當然是有的，在這個資訊化的時代，很多的軟體都可以協助我們減少工作上的負擔，包含像是我們熟悉的電腦文書三寶：Word、Excel、Powerpoint，已經從單機版，進階到許多人都很常用的線上版，或是直接改用Google文件，讓我們可以從單人作業，變成多人協作單一文件，能夠隨時在線上存取，也有每一次修改的版本紀錄，大大的改善了以往常常臨時找不到檔案的窘境。

　　在這邊要介紹的「YAMM」，他其實是Yet Another MailMerge的縮寫，當初會找到這個介面，是因為在機構中辦理線上研討會，需要提供所有參與學員個人化的登入編號，以往的寄信只能一封一封寄，但這場活動超過三百人，這樣做不科學，亦或是用副本密件的方式讓學員收到一個清單列表，讓學員自行搜尋，只是又會牽扯到個資的問題，而且大家也有可能找不到自己的編號。為了讓學員更有效的收到行前通知後，就可以完整地得到他應該要了解的資訊，當時的我想到Office Outlook的「合併列印」概念，合併列印也是我們很常用的方法，像是製作證書就很方便，就在思考有沒有辦法應用在我期待做到的事，就找到這款可以在google 試算表外掛的程式，完全解決我的困難。

　　只是，免費版最大的限制，就是一天只能發50封信，而且他的一天是從寄出信件開始計算的足足24小時，這讓需要一次300封寄出去的我覺得為難，在經過大概五分鐘後的思考後，就付費升級年費，一年1000台幣多，但卻可以24小時內寄發400封信，問題自然迎刃而解。而在實際使用上，他的方便超乎預期，讓我們在後來所有大量寄信都使用這款程式。

　　最方便的一點當然在於「客製化每個人的信件」，收件人收到有自己署名的信件會覺得是特地寫給自己，而不像過往感覺自己只是大量發送信件的其中一人，就是垃圾信件的氛圍。

　　第二點個好處，就是他竟然可以檢視收信者是否「有確實收到信件」（亦或寄失敗），寄失敗的信件可以在列表中檢查信箱是否有錯誤後，再次發送即可，這改善了我們以往不知道對方有沒有收到信件的困難。常常在大量寄信後還要確認對方是不是真的有收到信，省力啊。更扯的是「追蹤郵件開啟情形」這件事也會顯示出來，所以當我們發現對方反應沒收到信，但他連點都沒點開時，就可以跟對方確認信箱及是否已在信箱中，只是對方沒留意到。這個功能之強大，完全超乎預期。

　　然而YAMM在Google的外掛的使用步驟卻十分簡單好上手，在安裝在瀏覽器後，按照下面步驟進行操作：

　　

　　寄出後，就可以隨時點開Google試算表來檢查信件傳送狀況，白底的「EMAIL_SENT」代表信件順利寄出；淺綠的「EMAIL_OPEN」代表信件已被打開；深綠的「EMAIL_CLICKED」代表信件中的資訊被點擊；然而紅底的「BOUNCED」則是代表寄送失敗，需要檢查信件。然當滑鼠移到那些格子上時，還會顯示是哪時候操作的時間，這真的是非常的便民。

　　所以，這真的是行政工作中，需要大量寄信的行政同仁一大福音呢，也跟各位分享。記得，別傻傻的土法煉鋼，找到一些方法，工作起來會更輕鬆。