【AI 待辦管理應用】AI 自動摘要 Slack 訊息並轉換待辦事項紀錄於 Trello 專案管理工具，大幅提升任務管理
本週的 NoCode 工作術主題將與大家分享如何透過 Trello (專案管理工具) 進行訊息及待辦事項的管理。對於經常跟團隊透過 Slack 訊息溝通的讀者，這將有助於快速彙整討論串中收到的需求外，也很好統一管理所有工作中的待辦事項、優先排序！
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NoCode 工作術，AI 待辦事項管理
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前情提要
過去，在不同的訊息平台，如電子郵件、LINE、Slack、Teams 等，我們經常需要與團隊大量溝通。這些訊息不僅包含各類議題討論，還常常伴隨著待辦事項需要進一步處理。然而，當訊息堆積如山，我們通常需要花費大量時間去找回與待辦事項相關的訊息。特別是在工作繁忙的情況下，這還可能增加遺漏訊息的風險 …
以具體的情境來說，或許你曾經遇到以下類似情境：
- 主管、同事時常私訊告知、交辦重要任務，為避免遺漏，則立刻停下手邊工作，將其複製貼上至待辦事項，或是先儲存訊息並設定提醒，有空時再詳讀⋯
- 在長長的討論串中，散落著專案的待辦事項訊息，總是先儲存訊息，再額外花時間將 Slack 訊息複製、擷取整理到任務 / 專案管理工具逐一開成工單⋯
這次我們將分享如何使用 Zapier 自動化整合工具、Trello 專案管理工具，以及 ChatGPT，將前面提到 Slack 訊息與待辦事項的情境串起來，實現透過 AI 自動將訊息轉換為待辦事項的流程自動化！
而這個自動化應用到底有什麼好處呢？
- 自動同步 Slack 重要訊息至任務管理工具: 不用花費時間再手動逐一複製、貼上至 to-do list！
- 依指令 AI 自動摘要、整理任務內容: 交由 AI 幫你摘要、條列文字訊息中的關鍵任務、細項需求！
- 輕鬆管理待辦事項，再多訊息也不怕遺漏: 雪片般飛來的訊息也能有條不吝地彙整至待辦事項中！
未來只要在 Slack 中儲存一則訊息，AI 就會自動摘要內容並給予執行建議，同時將內容新增至 Trello 卡片。除了能快速彙整在討論串中收到的需求外，也很好統一管理所有工作中的待辦事項、優先排序～
AI 自動摘要 Slack 訊息並轉為 Trello 待辦事項示意
實作步驟簡介說明
要建立一個 AI 自動摘要 Slack 訊息並轉為 Trello 待辦事項的流程，主要可分為三個主要的工具設定就可以完成囉！
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Step 1. 建立 Trello 看板
為了訊息資料統一管理的方便性，可以先建立待辦事項 / 任務管理 Trello 看板，設定 To-Do, In-Progress, Done 等不同分類階段，後續 Slack 訊息可自動同步至指定的 To-Do 待辦事項清單中
建立 Trello 看板示意
Step 2. 設計 AI prompt 指令
在這個步驟中，我們的目標是設計 AI 指令，讓 ChatGPT 能夠處理存儲在 Slack 中的訊息內容，將其轉換為待辦事項並提供相關執行建議。
你可以自由地設計個人化的 AI 提示指令，以客製化 ChatGPT 在整理 Slack 訊息方面的結果。這包括設定輸出格式、時間規劃建議以及內容分類等相關內容。
建議可以在 ChatGPT 中進行一些測試，嘗試不同的提示指令，以找到最符合期望的指令。一旦確定了符合需求的指令後，就可以先存在記事本中，方便後續步驟使用。
設計 AI prompt 指令示意
Step 3. 透過 Zapier 串接數位工具
最重要的一個步驟，我們會透過 Zapier 這個自動化工具 (可被稱為數位工具界的膠水)，在完全不需要寫任何程式的情況下，將不同的數位軟體 (Slack、ChatGPT、Trello) 串接整合在一起！
以這次的情境為例，我們會在 Zapier 中設定三個 Zap 模組，分別是：
- 判斷 Slack 中是否有被儲存的訊息
- 在 Zapier 中第一個觸發 (Trigger) 的模組 App 請選擇 Slack，而觸發事件 (Event) 請選擇 “New Saved Message in Slack”（也就是只要在 Slack 中儲存一則訊息，就會自動觸發此自動化流程）
- 在 Zapier 中第一個觸發 (Trigger) 的模組 App 請選擇 Slack，而觸發事件 (Event) 請選擇 “New Saved Message in Slack”（也就是只要在 Slack 中儲存一則訊息，就會自動觸發此自動化流程）
- 將儲存的訊息依 AI 指令產出重點摘要及待辦事項
- 在接續的行動 (Action) 模組 App 請選擇 OpenAI，而行動事件 (Event) 請選擇 “Send Prompt”
- 此步驟主要是設定將 1. 取得的 Slack 訊息內容，依據於 Step 2. 設計的 ChatGPT 指令 (prompt)，進行重點摘要及待辦事項資訊的產出
- 將 AI 摘要結果帶入、新增待辦事項至 Trello
- 最後一步驟，在接續的行動 (Action) 模組 App 請選擇 Trello，而行動事件 (Event) 請選擇 “Create Card in Trello”
- 此步驟主要是設定將 2. 產生的重點摘要帶入於 Trello 新增的卡片中
串接數位工具流程示意
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上述步驟都設定好後，就成功為自己建立一個能透過 AI 自動摘要 Slack 訊息並轉換為待辦事項至 Trello 的流程囉～
未來彙整不同訊息至待辦事項的工作就交給自動化來處理吧！不只減少手動建立待辦事項的時間，也能快速彙整那些討論串中收到的需求，更很好統一管理所有工作中的待辦事項、優先排序！
AI 自動摘要 Slack 訊息並轉為 Trello 待辦事項示意
延伸應用分享及結論
透過 NoCode 自動化工具 Zapier，在不需要寫程式的情況下，就可以建立一個 AI 自動摘要訊息並轉為待辦事項的小工具！除此之外，還有其他可以延伸的應用方式可以套用:
- 彙整 Gmail 信件來源的待辦事項: 替 Gmail 信件套用指定標籤，AI 自動摘要信件內容，並將其新增至 Trello 任務卡片詳細記錄！
依被套用標籤的信件，自動建立 AI 摘要的待辦事項卡片示意
- 除了本次分享將 Slack 訊息轉為待辦事項的情境，我們也可以應用類似的方法處理其他訊息來源，例如電子郵件、LINE … 等。以此延伸應用來說，我們可以在 Gmail 郵件上套用特定標籤，然後進行類似的自動化流程，讓 AI 摘要內容、提供相關執行建議，並在 Trello 卡片中建立待辦事項。
- 一旦我們將不同的訊息來源都整合在一起後，就能更有效地管理各種訊息渠道產生的待辦需求，有助於我們在工作中更好地安排優先順序。
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