職場高手簡報必修課 - 林宜璟

撰文日：2023/07/05

大家好啊~~

分享一下公司課後心得

簡報能力超重要的

不管在職場、甚至是學生時期都需要具備

簡報是簡單的報告

聽眾的懶人包

一種雙向的批發式溝通

(同時跟多人傳達訊息，且互動過程會發生在簡報期間)

成功簡報的五大步驟

一、訂定目標

簡報題目!=簡報目的

任務目的!=簡報目的

簡報目的(Objective)=你要誰(Subject)去做啥事情(Verb)

※商務溝通與非商務溝通

商務溝通：話要說清楚，事情要有人做，盡量做到感覺好

非商務溝通：不需要有啥行動，感覺對了就好XD

※商務訊息三要素

問題：利害關係人重視的事，應當與實際有落差

盡量避免用形容詞呈現

→程式效率不好 vs. 程式執行運算時間比預期多了1500ms，會導致...

答案：先講結論，再講推論(How)

行動：誰(S.)+做什麼(V.)+when(何時進行)

→請X下個禮拜一交出員工旅遊企劃書

◆不需要行動也是一種行動！

※跟老闆報告的目的

1. 要老闆幫你做事情

2. 讓老闆知道你有做

二、分析聽眾

要會調頻，意即見人說人話，見___說___話

PACK

P： 個性/職位

→聽者的個人風格

→高階主管在乎錢，中階主管在乎KPI，基層員工在乎個人利益

A：態度

聽者的支持/中立/反對

支持，就講如何做

反對，特別要講為何要做

中立，兩個都要

C：環境(其他因素)

競爭者...

K：知識

聽者對你的動詞了解多少，懂就點到為止即可，不懂的要多講點內容

不要高估主管的知識，但不要低估他們的智慧

智慧=邏輯+人性

知能願，以同居室友誰煮飯為例

知：知道誰何時要做什麼事情(一花在五點時要做晚餐)

能：內在的能力(會不會煮飯)/外在的條件(有沒有廚具)

願：對他有啥好處(誘之以利/動之以情/威之以害)

煮完飯可以跟某人去玩耍

我們這麼多年的交情了，今天拜託你煮啦

不煮的話會被殺掉的

三項都有了，才會讓聽眾做你想他做的事

三、架構內容

怎麼想？

金字塔由上而下為：目的>要點>素材、手法

要點就是脫口而出的重點中的重點

串起目的與素材

讓聽眾願意去做

怎麼講？

簡報內容結構

1. 開場白(引起興趣，對聽眾有用)

2. 簡介(先讓大家知道本次簡報的內容架構)

3. 主體(論點的所在)

4. 結論(重點回顧前面講的重點，加深印象，呼應簡介)

5. 結尾語(收尾本次簡報，呼應開場白)

其中4&5合稱結尾

看到前面的簡報內容結構中的主體

根據情況有三種類型：

狀況報告；APP，以完成功能開發為例

Action (行動，接下來要做什麼，測試team要接著進行測試驗證)

Process (過程，做了哪些事情，花了一個半月即完成功能開發)

Payoff (效益，獲得那些效益，原本規劃三個月完成，因為我...，所以提前於一個半月完成)

資訊分享：CBA

Conclusion (要有什麼行動)

Before (知道資訊前的想法)

After (知道資訊後的想法)

B跟A就會是有興趣的聽眾會接著繼續聽下去

沒那麼有興趣的聽眾也有得到最關鍵的結論

提案說明：SIQS+5W1H，以迷宮的十字路為例

Situation (挑戰，平次發現和葉被綁架了)

Impact (衝擊，一小時之內沒有到鞍馬山的寺廟就會被撕票)

Question (困境，前幾天才被兇手砍傷)

Solution (突破，交給柯南)

用5W1H去呈現

What (方案內容，吃感冒藥配含有白乾成分的酒精變回大人)

Why (分析原因，解釋為何要變回大人)

Who/Where (分配資源，哪裡找這些東西，就是我們的哀醬了)

When/How (行動方案/執行計畫，去看迷宮的十字路吧)

這是英雄電影常用的敘事方式

四、視聽效果

兩部分：人+PPT

人

宜大不宜小 (有自信/把握)

宜慢不宜快 (4字/秒)

語調有起伏 (5度音)

適度的停頓 (產生變化，拉回注意力)

站著講更好 (不會受限)

眼神有交流 (輪流點名)

PPT

VERA

Visible (字體>24、條列式重點)

Errorless (投影片文字數字無誤)

Relevant (常見問題：不是資料太少，而是資料太多)

Attractive (簡單一致有吸引力、和簡報的目的相關、善用圖表)

常見問題：不是資料太少，而是資料太多

有關聯的放主體

沒關聯的不要放

可能有關的放附錄

報告和投影片可以不同

投影片要重視可讀性&敘事性

如何有效解讀資料

Data：事情本身無法做決策 (全校排名第三)

Information：整理過的Data (全校只有五個人)

Intelligence：提出建議或方向 (若想提升排名，建議補X補習班/我認識的Y家教/...)

五、事先練習

四種方式

對鏡練習：最即時的回饋 (動作修正)

對機練習：真實的聲光回饋 (從錄影機看別人眼中的你)

對人練習：推薦與主管練習 

默想練習：預想突發狀況  (哪裡會聽不懂/覺得沒幫助/可能提出問題或反對意見)

如何消除緊張

增加已知，減少未知：對於有掌握的東西就不會緊張

裝久了就是真的：習慣成自然

祝大家樂在簡報，不管在哪裡，都能將簡報這種力量功效強大的技能，運用的順利又成功