撰文日：2023/07/05
大家好啊~~
分享一下公司課後心得
簡報能力超重要的
不管在職場、甚至是學生時期都需要具備
簡報是簡單的報告
聽眾的懶人包
一種雙向的批發式溝通
(同時跟多人傳達訊息，且互動過程會發生在簡報期間)
成功簡報的五大步驟
一、訂定目標
簡報題目!=簡報目的
任務目的!=簡報目的
簡報目的(Objective)=你要誰(Subject)去做啥事情(Verb)
※商務溝通與非商務溝通
商務溝通：話要說清楚，事情要有人做，盡量做到感覺好
非商務溝通：不需要有啥行動，感覺對了就好XD
※商務訊息三要素
問題：利害關係人重視的事，應當與實際有落差
盡量避免用形容詞呈現
→程式效率不好 vs. 程式執行運算時間比預期多了1500ms，會導致...
答案：先講結論，再講推論(How)
行動：誰(S.)+做什麼(V.)+when(何時進行)
→請X下個禮拜一交出員工旅遊企劃書
◆不需要行動也是一種行動！
※跟老闆報告的目的
1. 要老闆幫你做事情
2. 讓老闆知道你有做
二、分析聽眾
要會調頻，意即見人說人話，見___說___話
PACK
P： 個性/職位
→聽者的個人風格
→高階主管在乎錢，中階主管在乎KPI，基層員工在乎個人利益
A：態度
聽者的支持/中立/反對
支持，就講如何做
反對，特別要講為何要做
中立，兩個都要
C：環境(其他因素)
競爭者...
K：知識
聽者對你的動詞了解多少，懂就點到為止即可，不懂的要多講點內容
不要高估主管的知識，但不要低估他們的智慧
智慧=邏輯+人性
知能願，以同居室友誰煮飯為例
知：知道誰何時要做什麼事情(一花在五點時要做晚餐)
能：內在的能力(會不會煮飯)/外在的條件(有沒有廚具)
願：對他有啥好處(誘之以利/動之以情/威之以害)
煮完飯可以跟某人去玩耍
我們這麼多年的交情了，今天拜託你煮啦
不煮的話會被殺掉的
三項都有了，才會讓聽眾做你想他做的事
三、架構內容
怎麼想？
金字塔由上而下為：目的>要點>素材、手法
要點就是脫口而出的重點中的重點
串起目的與素材
讓聽眾願意去做
怎麼講？
簡報內容結構
1. 開場白(引起興趣，對聽眾有用)
2. 簡介(先讓大家知道本次簡報的內容架構)
3. 主體(論點的所在)
4. 結論(重點回顧前面講的重點，加深印象，呼應簡介)
5. 結尾語(收尾本次簡報，呼應開場白)
其中4&5合稱結尾
看到前面的簡報內容結構中的主體
根據情況有三種類型：
狀況報告；APP，以完成功能開發為例
Action (行動，接下來要做什麼，測試team要接著進行測試驗證)
Process (過程，做了哪些事情，花了一個半月即完成功能開發)
Payoff (效益，獲得那些效益，原本規劃三個月完成，因為我...，所以提前於一個半月完成)
資訊分享：CBA
Conclusion (要有什麼行動)
Before (知道資訊前的想法)
After (知道資訊後的想法)
B跟A就會是有興趣的聽眾會接著繼續聽下去
沒那麼有興趣的聽眾也有得到最關鍵的結論
提案說明：SIQS+5W1H，以迷宮的十字路為例
Situation (挑戰，平次發現和葉被綁架了)
Impact (衝擊，一小時之內沒有到鞍馬山的寺廟就會被撕票)
Question (困境，前幾天才被兇手砍傷)
Solution (突破，交給柯南)
用5W1H去呈現
What (方案內容，吃感冒藥配含有白乾成分的酒精變回大人)
Why (分析原因，解釋為何要變回大人)
Who/Where (分配資源，哪裡找這些東西，就是我們的哀醬了)
When/How (行動方案/執行計畫，去看迷宮的十字路吧)
這是英雄電影常用的敘事方式
四、視聽效果
兩部分：人+PPT
人
宜大不宜小 (有自信/把握)
宜慢不宜快 (4字/秒)
語調有起伏 (5度音)
適度的停頓 (產生變化，拉回注意力)
站著講更好 (不會受限)
眼神有交流 (輪流點名)
PPT
VERA
Visible (字體>24、條列式重點)
Errorless (投影片文字數字無誤)
Relevant (常見問題：不是資料太少，而是資料太多)
Attractive (簡單一致有吸引力、和簡報的目的相關、善用圖表)
常見問題：不是資料太少，而是資料太多
有關聯的放主體
沒關聯的不要放
可能有關的放附錄
報告和投影片可以不同
投影片要重視可讀性&敘事性
如何有效解讀資料
Data：事情本身無法做決策 (全校排名第三)
Information：整理過的Data (全校只有五個人)
Intelligence：提出建議或方向 (若想提升排名，建議補X補習班/我認識的Y家教/...)
五、事先練習
四種方式
對鏡練習：最即時的回饋 (動作修正)
對機練習：真實的聲光回饋 (從錄影機看別人眼中的你)
對人練習：推薦與主管練習
默想練習：預想突發狀況 (哪裡會聽不懂/覺得沒幫助/可能提出問題或反對意見)
如何消除緊張
增加已知，減少未知：對於有掌握的東西就不會緊張
裝久了就是真的：習慣成自然
祝大家樂在簡報，不管在哪裡，都能將簡報這種力量功效強大的技能，運用的順利又成功
