為什麼社區需要物業公司協助管理？
有效分擔管委會的心力
管委會成員本身也是住戶，皆為無給職之工作，在日常也大都有自己的工作，不可能每天都投入大量時間來執行社區行政事務。
另外管委會每年改選，剛上任的委員也很難快速了解社區情況。
透過管委會聘僱物管公司或聘任管理服務人（總幹事），專職服務社區是較為理想的作法。該選擇聘用總幹事或是物業公司？
以廉價航空與一般航空公司來類比，一個是你可以自由搭配需要的服務，例如餐點、行李託運；一個是只能選擇指定的服務方案。
總幹事是社區行政的執行者，而物業公司統包社區行政、保全、環境清潔等服務
以社區來說，除非你們社區幾乎沒有公共設施，只需要有人在櫃台收發包裹，那麼聘請一位總幹事作為社區管理員即可，只是要記得處理此員工勞健保；如果是跟物業公司簽約，相對就單純許多，物業公司會協助指派保全人員、總幹事；與機電廠商、垃圾清運、清潔公司簽約來協調相關人員進行消防維護、環境清潔、園藝整理。
當然還是要回歸社區預算，但只能說，物業這筆預算支出，省不得。
提供專業諮詢，避免風險
除非本身是社區管理從業人員，或是有花時間投入學習，大多數人其實不熟悉《公寓大廈管理條例》，遇到許多爭議不知道要怎麼處理。
而物業公司就是提供管委會這類專業諮詢的對象。包括像是政府定期的基本消防安全檢查、住戶進行房屋裝潢的基本原則與規範、機電維護保養的經驗、對社區財務管理之管理費用催繳、住家安全管理，或是住戶違規時候幫助管委會訴求法律途徑。
社區經營最難的部分，往往不是設備的維修，而是人之間的紛爭。
有專業的第三方提供建議與協助，可以避免人情世故造成的爭議。
物業公司的評估與聘用
通常在管委會改選交接後，上任第一件事就是要處理物業管理公司換約，無論跟原來的物業公司關係如何，都要進行招標，避免利益爭議。
流程如下：
- 公開招標資訊
- 輪流邀請要投標的物業公司，與管委會面談
- 管委會討論決議
- 與決選物業公司完成議價、簽約
- 公告招標結果
在邀請物業公司投標時，可以將想詢問的問題，連同社區基本資料，提供給想參與招標的物業公司
- 戶數與樓層規模
- 社區公共設施狀態，希望是全天或半天的社區保全服務
- 清潔人員是自聘或希望物業承包
常見評估面談議題
《主委幫幫忙》團隊整理了過往我們用來評估物業公司是否適合的題目，供大家參考：
1. 是否瞭解社區需求？
- 安排的保全人數、輪班時間、人員的年資與經驗
- 指派總幹事或是行政組長
- 會計方式
- 機電設備維護、清潔人員管理方式
2. 服務現場人員的作業管理標準為何？
- 包裹管理
- 公共設施管理
- 發生竊案時的處理方式與程序
- 住戶糾紛的處理方式與程序
3.合約權益內容
- （保全）現場發生狀況時的賠償費用方式
4.對社區的後勤支援？
- 團康：辦中秋、中元、聖誕活動是否有人力、設備支援？
- 防災：社區發生颱風時需要沙包、抽水機公司是否會支援
- 社區價值：優良社區競賽協助申辦
5. 針對以上需求的價格方案
- 明確列出費用項目
怎麼找物業公司
通常物業公司都是針對區域性的服務，他們的主管會固定到鄰近社區巡視人員執勤情況，相對也熟悉當地情況，知道怎麼處理緊急情況，例如附近山林的動物跑進社區，如果很有經驗就知道通知哪些單位，以及在單位支援前先做好準備。
以下推薦幾個找到好物業公司的秘訣：
- 觀察附近社區聘用的物業公司，可以的話，認識一些當地住戶或管委會成員，了解實際合作情況
- 若是住戶推薦，除了詢問住戶推薦原因，也可以到全國建築管理資訊系統，查詢物業公司背景資料是否合法
- 各縣市政府舉辦的優良公寓大廈評鑑的得獎名單，尋找名單中社區的合作物業公司
結語：彼此尊重，是廠商與住戶的基本處事原則
以前就曾經耳聞，有些社區，物業公司跟管委會有不當利益往來，以確保跟社區能夠長期簽約合作，但物業合約的費用節節升高，行政品質效率卻不彰，例如保全時常人不在位置上，卻沒有改善；住戶通報公設維修，卻遲遲不處理。
我也聽過，少數住戶與物業公司保全有口角，私底下到處放話抹黑，結果變成法律糾紛。
花了錢，住戶跟管委會卻沒有體會到服務的好處，甚至引起住戶間的對立衝突，這都是不樂見的情況。
最後分享，如何讓管委會可以更順利導入物業公司、跟住戶能夠和諧相處，以高效率的方式服務社區：
- 充分揭露招標、簽約資訊給社區住戶，讓住戶了解續約、更換物業公司的原因
- 建立日常打招呼習慣或是活動辦理，讓現場人員與住戶彼此有好的互動，基礎信任感
- 管委會定期追蹤管理績效，確保物業公司執行效率
無論是住戶或是廠商，彼此尊重，希望大家都可以找到理想的社區營運模式。
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