為什麼社區需要物業公司協助管理？ 有效分擔管委會的心力 管委會成員本身也是住戶，皆為無給職之工作，在日常也大都有自己的工作，不可能每天都投入大量時間來執行社區行政事務。 另外管委會每年改選，剛上任的委員也很難快速了解社區情況。 透過管委會聘僱物管公司或聘任管理服務人（總幹事），專職服務社區是較為理想的作法。 該選擇聘用總幹事或是物業公司？ 以廉價航空與一般航空公司來類比，一個是你可以自由搭配需要的服務，例如餐點、行李託運；一個是只能選擇指定的服務方案。 總幹事是社區行政的執行者，而物業公司統包社區行政、保全、環境清潔等服務 以社區來說，除非你們社區幾乎沒有公共設施，只需要有人在櫃台收發包裹，那麼聘請一位總幹事作為社區管理員即可，只是要記得處理此員工勞健保；如果是跟物業公司簽約，相對就單純許多，物業公司會協助指派保全人員、總幹事；與機電廠商、垃圾清運、清潔公司簽約來協調相關人員進行消防維護、環境清潔、園藝整理。 當然還是要回歸社區預算，但只能說，物業這筆預算支出，省不得。 提供專業諮詢，避免風險 除非本身是社區管理從業人員，或是有花時間投入學習，大多數人其實不熟悉《公寓大廈管理條例》，遇到許多爭議不知道要怎麼處理。 而物業公司就是提供管委會這類專業諮詢的對象。包括像是政府定期的基本消防安全檢查、住戶進行房屋裝潢的基本原則與規範、機電維護保養的經驗、對社區財務管理之管理費用催繳、住家安全管理，或是住戶違規時候幫助管委會訴求法律途徑。 社區經營最難的部分，往往不是設備的維修，而是人之間的紛爭。 有專業的第三方提供建議與協助，可以避免人情世故造成的爭議。 物業公司的評估與聘用 通常在管委會改選交接後，上任第一件事就是要處理物業管理公司換約，無論跟原來的物業公司關係如何，都要進行招標，避免利益爭議。 流程如下： 公開招標資訊 輪流邀請要投標的物業公司，與管委會面談 管委會討論決議 與決選物業公司完成議價、簽約 公告招標結果 在邀請物業公司投標時，可以將想詢問的問題，連同社區基本資料，提供給想參與招標的物業公司 戶數與樓層規模 社區公共設施狀態，希望是全天或半天的社區保全服務 清潔人員是自聘或希望物業承包 常見評估面談議題 《主委幫幫忙》團隊整理了過往我們用來評估物業公司是否適合的題目，供大家參考： 1. 是否瞭解社區需求？ 安排的保全人數、輪班時間、人員的年資與經驗 指派總幹事或是行政組長 會計方式 機電設備維護、清潔人員管理方式 2. 服務現場人員的作業管理標準為何？ 包裹管理 公共設施管理 發生竊案時的處理方式與程序 住戶糾紛的處理方式與程序 3.合約權益內容 （保全）現場發生狀況時的賠償費用方式 4.對社區的後勤支援？ 團康：辦中秋、中元、聖誕活動是否有人力、設備支援？ 防災：社區發生颱風時需要沙包、抽水機公司是否會支援 社區價值：優良社區競賽協助申辦 5. 針對以上需求的價格方案 明確列出費用項目 怎麼找物業公司 通常物業公司都是針對區域性的服務，他們的主管會固定到鄰近社區巡視人員執勤情況，相對也熟悉當地情況，知道怎麼處理緊急情況，例如附近山林的動物跑進社區，如果很有經驗就知道通知哪些單位，以及在單位支援前先做好準備。 以下推薦幾個找到好物業公司的秘訣： 觀察附近社區聘用的物業公司，可以的話，認識一些當地住戶或管委會成員，了解實際合作情況 若是住戶推薦，除了詢問住戶推薦原因，也可以到全國建築管理資訊系統，查詢物業公司背景資料是否合法 各縣市政府舉辦的優良公寓大廈評鑑的得獎名單，尋找名單中社區的合作物業公司 結語：彼此尊重，是廠商與住戶的基本處事原則 以前就曾經耳聞，有些社區，物業公司跟管委會有不當利益往來，以確保跟社區能夠長期簽約合作，但物業合約的費用節節升高，行政品質效率卻不彰，例如保全時常人不在位置上，卻沒有改善；住戶通報公設維修，卻遲遲不處理。 我也聽過，少數住戶與物業公司保全有口角，私底下到處放話抹黑，結果變成法律糾紛。 花了錢，住戶跟管委會卻沒有體會到服務的好處，甚至引起住戶間的對立衝突，這都是不樂見的情況。 最後分享，如何讓管委會可以更順利導入物業公司、跟住戶能夠和諧相處，以高效率的方式服務社區： 充分揭露招標、簽約資訊給社區住戶，讓住戶了解續約、更換物業公司的原因 建立日常打招呼習慣或是活動辦理，讓現場人員與住戶彼此有好的互動，基礎信任感 管委會定期追蹤管理績效，確保物業公司執行效率 無論是住戶或是廠商，彼此尊重，希望大家都可以找到理想的社區營運模式。 喜歡我們的文章，歡迎按讚跟追蹤本專欄。 如果有更多想了解的社區議題大小事與管委會經營心得，歡迎在底下留言或追蹤我們的粉專《主委幫幫忙》。
昭彥老師
