投標的故事(七十二) #協同作業

在投標過程，會有協力廠商加入，

這時投標文件少不了與外部協同作業，

在這準備過程中，需要花很多時間溝通，

目的帶領外部成成員能與公司內部成員

有效同步協作，避免不必要等待及虛工。

通常第一次會召開投標會議，

如投標的故事(三十五) #投標會議

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從高效準備會議流程，

那要怎麼設定會議目標，

篩選出有意義的討論事項，

要找誰來開會呢？

如何確保議題都能得到解決，

如何營造有效的雙向溝通

自在地討論議題，

會議後還有哪些事要做？

尤其因成員分布在不同地方而採用視訊會議，

常遇見一群人因測試視訊、檔案傳遞而等待，

同時更是消耗在場與會者精力及專注力，

所以視訊會議更是要提前準備。

在這種協同作業，投標主管需要花更多時間，

將整個作業流程一步一步交代清楚，

另外要有協同作業標準，

包括文書、軟體、形式、群組、雲端作業區等，

降低外、內部成員資訊分享及溝通障礙成本。

協同作業常因看不見對方作業情形或進度，

於下次會議各自報告進度及成果時，

會有許多作業上誤解、落差及偏差等，

造成雙方都認為是對方搞錯的或誤會了，

這時候又要再來一次作業，

可能需要一天或一周，

這是我不願見到的重工或虛工作業。

在協同作業中，你可以這樣做：

第一介紹與會者並稍微溫馨問候，

的二讓大家看到”共同畫面”討論，

第三按照會議流程一件一件討論，

第四議題討論後讓執行者複誦結論，

第五追問這事如何做何時完成等，

第六小心確認與會者是否有同步，

第七更多關心對方及友善口氣等，

第八讓與會者清楚再次會議進度。

只要溝通過程讓與會者產生誤解，

如果又是一個重要工作或要徑流程，

不但讓與會者回去做了虛工，

也讓整個作業進度拖延而消耗資源，

寧願在溝通過程不願其煩確認再確認，

也比再來一次重作更好，

要記得人的想法是很難駕馭，

需要三不五時關心及注意才能有效同步作業。