如何讓工作變成一件更輕鬆的事｜儲思《OTPR敏捷工作法》
閱讀時間約 6 分鐘
也許是年紀增長，對於工作的認知已經不再只是想像，隨著逐漸清晰的現實世界也產生出了許多殘酷的問題，以下這些問題是否也曾讓你感到灰心喪志呢？
「為什麼工作好像永遠做不完？」、「為什麼我必須一直加班？」、「這樣超時工作，到底是公司的問題還是我的問題？」。
當你循著線索思考到了第三題，也許就找到了翻轉一切的契機。
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一個「內部歸因」的人會從自己身上尋找答案
一個「外部歸因」的人會認為一切都是別人的問題
這本《OTPR敏捷工作法》解析了四種管理方式，目的是優化工作流程，引導你重新思考自己看待工作的方式，讓往後的工作做得更快、更好，更有價值。
以下想綜合書中的幾個重點觀念，加上我自己嘗試使用在工作中的心得跟大家分享，如何一點一滴讓工作變成一件更輕鬆的事。
以下想綜合書中的幾個重點觀念，加上我自己嘗試使用在工作中的心得跟大家分享，如何一點一滴讓工作變成一件更輕鬆的事。
【作者主張的OTPR是什麼？】
OTPR其實是組合了「目標管理」、「時間管理」、「專案管理」、「回顧與復盤」四種技巧，用來協助我們找出有實踐價值的目標，並幫助我們有效的做好時間規劃，執行的過程中即時修正，並確實進行回顧與檢討，讓我們可以持續學習與改善。
O：OKR (Object and Key Result) - 目標管理
目標管理的重點在於「確保我們總是在做最重要的事。」
書中以會議舉例，開會是一種手段，能順利展開後面的工作，這個才是目的。
所以千萬不要把「目的」跟「手段」混為一談。
所以千萬不要把「目的」跟「手段」混為一談。
而所謂的「OKR」方法，指的就是先設定好目標，接著為這個目標設定對應的關鍵結果。這些關鍵結果就像是高速公路上的收費站；說得更明確一點，更像是賽車遊戲裡面的檢查點，用來階段性的衡量我們的目標是否達成。
以目標設定做為開頭，是因為目標一旦鎖定並設定了相對應的關鍵結果，將會大大的影響我們接下來的所有規劃跟行動，並且這些行動必須要跟關鍵結果有絕對的相關，否則我們很可能看似做了很多事情，但目標依然沒辦法達成。
T：Time Management - 時間管理
時間管理的重點在於「妥善做好分配與控管。」
通常我們都會身兼多職，在許多不同的任務之間穿梭，試圖盡善盡美。然而無奈時間有限，我們終究沒有三頭六臂，當多個目標產生衝突的時候，應該在心中進行重要性的排序，思考必須先捨棄掉哪一個？哪一個可以尋求協助？
時間是職場上數一數二的珍稀資源，每一個面向的變動都會影響到其他的面向，先做這件事，就會壓縮到另一件事；壓縮了某件事情的工作時間，就會影響到整體品質。甚至某些目標本身是存在先後順序的，比須先完成了Ａ，才有辦法根據Ａ交付的成果往下進行Ｂ，因此整理出相對的時間脈絡就顯得非常重要。
我們可以先保障每個工作的基本需求，設定第一個關鍵結果，根據這個基本需求調整你的時間分配，才能達成妥善分配的目標。
P：Project Management - 專案管理
專案管理的重點在於「確保事情能如期、如質、如預算交付。」
書中用幾個觀點直指專案管理的核心面向，首先是「定義交付產出」。
所謂的交付產出指的是，當完成這個專案的時候，應該產出什麼成果？可能是一個文件、一份報告、一個重要決策等等，也就是「做這件事的目的」，類似我們上面所說的目標設定。
舉個例子，如果沒有事先定義下一場例行會議的交付產出，一切都在會議上邊想邊討論，往往會議結束了才發現過程漏東漏西，這樣的無效會議對珍貴的時間資源來說無疑是一種綁架。
我任職的公司在例行會議前都會公告會議議程給所有的參與者，事先知道會議中的討論項目可以讓參與者事先準備補充的資料、待釐清的問題，讓會議變得更有幫助。
接下來是「工作量估算」，關於每件事情要花多少時間執行，這可能是一個很難回答的問題。每個任務的難度、即將動用到的資源、外部單位的配合度等等都成為浮動的因素，影響我們對時間的拿捏。
作者提出幾個方法來幫助我們更正確的測量，以下整理兩個特別有用的方法跟大家分享。
- 拆解：
將工作拆分成更小的單位，逐一判斷時間。
另外拆解還有一個更大的收穫在於，當我們對一件事情足夠了解的時候，才有辦法仔細拆解成諸多的小任務逐一達成，若是在拆解目標的過程中產生了許多問題，那也許你應該回頭檢視自己是不是真的知道達成任務需要哪一些條件。 - 標準化：
如果是變化較少的任務，通常我們可以根據過往的經驗找到對比的標準，這能幫助我們估算執行所需要的時間。配合第一個拆解的動作，通常有一定的比例是過去做過的內容，這時候經驗就是我們最好的老師。
R：Retrospective - 回顧與復盤
除了以上的方法，也不能忘了每隔一段時間就要檢討那些做的好與不好的地方。
不同的回顧週期可以看到不一樣的東西；每天的回顧可以幫你看見當天在應對進退中的缺點，當天的決策是否有重大疏失？是否有什麼事情需要盡快補救？每週的回顧可以幫助你優化以週為單位的行程規劃是否有問題，是否安插太多臨時的會議？是否效率明顯低落，為什麼？
諸如此類的提問可以幫助我們不停地自我檢視，將學習與成長變成一種習慣。
【關於我做的嘗試】
書中提到，那些例行性會議的重點無非就是「報告專案進度」、「遭遇到哪些問題」、「已經看到哪些風險」、「有哪些需要協助的」，只要掌握了這幾個問題，就可以讓整個會議流程，甚至是在會議之外的目標、專案管理上更順利。
我從年初開始使用Notion這套系統來協助我進行專案管理，不過這邊並不是要解說這套系統的操作方式，即便你今天使用的是傳統的紙筆也完全沒有問題。
讀了這本書之後，我為大部分的專案新增了一個小分頁，分別填上了上面四個問題，並同時將分頁也分享給團隊夥伴。這樣做所帶來立即的好處是，專案的進度變得一目了然，不僅是對我自己而言，對整個團隊來說更是如此。
當被問起專案進度的時候，也能夠在回答那些代辦事項上的問題之外，進一步說明專案可能具備的風險，或是有沒有需要協助的部分，所有的資訊更透明，也會得了很多主動的的幫助或是提醒，對專案來說是再好不過的一件事。
除此之外，我們也嘗試在項目比較凌亂的會議之前先內部討論過一次，將我們「預期想要推進的問題」條列式的列出來，會議中就可以針對已經列好的這些問題提問，得到答案後就將它劃掉。一方面提升了會議進行的精度跟效率，一方面也讓參與會議的我們不再那麼緊張，害怕自己是不是漏掉了什麼關鍵項目沒有提出了。
總體而言，這本書對我的幫助可以說是立竿見影。
即便閱讀過程中也明白，這樣的觀念在很多地方其實難有伸展的空間，在服務業、或是勞力為主、甚至工作內容變動幅度較大的，例如影視業，的環境下可能就沒有辦法很好的發揮功效。
但書中的許多觀念也並不侷限在職場上，只要我們願意，人生目標的規劃或是習慣的培養也可以視為一種專案管理，設定好目標，一步一步地達成，一起更有系統地拿下最終甜美的果實。
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