【個人知識管理系列】寫給不知道怎麼整理筆記的你 — 面對不斷接收的新資訊，我們可以如何管理筆記？

朱騏
朱騏
發佈於PM 的學習力工具箱
2022/04/22閱讀時間約 7 分鐘
你時常找不到自己寫下的筆記嗎？這篇文章是我個人研究筆記管理超過 5 年的經驗整理，看完後可以用另一種視角來建立與整理筆記，幫助你解決筆記管理的問題。
筆記常常找不到？你面對的其實是「系統」問題
你會覺得自己的筆記整理方式很亂嗎？
多數人在整理筆記的時候，都面臨到同一個問題：隨著筆記量增大，愈來愈不知道怎麼歸檔與整理自己的筆記了。
為什麼會這樣呢？因為這是一個「系統」問題。隨著筆記數量增加，管理的複雜度會變得愈來愈高，例如一開始只有少少 5 ~ 10 則筆記、管理起來不困難，但經過一個月、一年長到 200 ~ 300則以上，不但搜尋起來困難、找到的時候也很難整理。
我自己也碰到這樣的困難，嘗試用各種檔案分類與命名方式，但都無法解決根本的問題…
後來我發現，問題就出在沒有定義「筆記格式」。
為什麼要定義筆記格式？從設計領域找解決靈感
設計領域中有一套很有名的設計觀念 — Design System(設計系統)，能夠給這個問題提供解答方向。
Design System 是指：我們制定好一套設計中的「最小單位」(在設計領域中叫做 Component (元件))，接著用這些元件組出各種畫面上的設計。
Design System並不是一個新觀念，可以回溯於 2013 年 Brad Forst 提出的 Atomic Design (原子設計)。它的理念是：
化學中最小的元素是原子(Atom)，原子與原子結合會形成分子(Molecules)，分子又能組合成有機體(Organisms)、有機體再構築成與宇宙萬物。軟體的使用者介面(UI)也是由各種小元件組成(components)，就像是堆積木一樣。我們可以用原子組成分子、分子組成有機物、有機物組成模板、模板組成頁面。
當我們設定好系統中的「原子 (可以想成是積木)」，接下來就只是重複利用同樣的元素，來收納從外界來的新資訊。
設計可以如此，管理筆記也一樣適用。
延伸閱讀：《從0到1了解原子設計(Atomic Design)》
定義自己的筆記格式 — 名詞筆記與觀念筆記
在筆記的世界中，一個「原子」只的是什麼呢？
我認為最小的「筆記原子」只有 2 種：名詞筆記和觀念筆記。
「名詞筆記」指的是「一個名詞/關鍵字，就是一篇筆記檔案」。例如：
  • 產品管理
  • 行銷管理
  • 時間管理
  • 番茄鐘
  • 使用者旅程
  • 行銷 4 C
  • 行銷 4 P
  • …
大家可以想像查詢維基百科的經驗，輸入一個關鍵字，頁面上出現以「關鍵字」為標題的網頁，內容是針對此關鍵字的說明。例如「產品經理」這個詞，在維基百科上就包含定義、工作內容、其他相關職位、外部連結…等。
那麼關鍵字的說明如何記錄呢？這就要說到「觀念筆記」。
「觀念筆記」指的是自己對這個關鍵字的理解。
例如「產品規劃」是一個非常大的知識領域，身為一個軟體業產品經理須要學習：
  • 如何用市場調查做產品規劃？
  • 如何用競爭者分析做產品規劃？
  • 如和將外部調查結果，套用到產品規劃上？
  • 如何用UI工具（Witeframe）和設計師溝通，以規劃產品？
  • 如何做問卷來反覆迭代產品？
  • …
「觀念筆記」是自己對於某項知識的理解、一定是用自己的話說出來的。
我們對一個領域的認識與學習，一定都是先了解一個關鍵字，然後在生活經驗、教科書、課程…等慢慢累積相關的理解。
這個過程也可能反過來，我們先從生活或案例中習得經驗，才了解原來這個過程叫做「XXX」。例如「從經驗中學習，下一次採取新的行動」這個觀念，叫做「迭代 (Iteration)」。
「名詞筆記」與「觀念筆記」是我筆記庫中的最小筆記單位。
備註：過去我叫做關係筆記，但發現觀念筆記更直觀
如何拆成「名詞筆記」與「觀念筆記」？
做這兩種筆記並不困難，需要的只是習慣的轉換。
在閱讀、學習、吸收新資訊的時候，先按照自己習慣的方式紀錄心得，接著抽出時間將筆記拆開。
我的流程如下。
  1. 集中筆記：將閱讀過程中的手寫筆記輸入到筆記軟體中 (數位化)，若在電腦中做筆記可以省去此步驟。重點是所有的筆記都要存到單一集中地，需要時到一個地方找就好。
  2. 建立名詞筆記：依據自己認為重要的「關鍵字」建立名詞筆記，一個名詞一則筆記。例如有 10 個關鍵字我就建立 10 則名詞筆記
  3. 建立觀念筆記：用自己的話將第一步的筆記寫出來，也就是寫下自己的「觀念」，一個觀念一則筆記。例如有 5 個我自己寫下來的觀念，我就建立 5 則觀念筆記
  4. 連結筆記：把「觀念筆記」使用筆記軟體的連結功能，放到相對應的「名詞筆記」中。例如 Evernote 的「複製內部連結」、Notion 的「link to page」、Obsidian 的「[[]] 內部連結」
持續這樣做，你會發現筆記開始可以「重複利用」。例如一則「間歇式日記搭配番茄鐘，效果更好」的觀念筆記，可以同時放在「間歇式日記」、「番茄鐘」、「時間管理」的筆記裡面。
寫過的內容可以重複利用，我們的筆記會愈用愈有價值。
延伸閱讀：《如何寫好筆記？談談好的筆記格式》
總結：改變成「由下至上」的筆記方式
除非我們有一個明確的目標或範圍，才有可能用「以上至下」的方式管理筆記，這也是我們在學生時期最熟悉的整理檔案方式。
例如我想要研究「產品管理」，也知道範圍包括了需求搜集、需求分析、產品生命週期、使用者分析…等，就能夠採用樹狀結構來管理資訊。
但這不符合現實呀！光是一天看下來，我就會：
  • 閱讀電腦玩物站長 Esor 文章 (筆記知識)
  • 看到張永錫老師的《不成功，因為你太快》(時間管理)
  • 用劉奕酉老師的《高產出的本事》8種框架整理報告 (知識管理)
  • 閱讀 Nicolas Cole 的《The Art and Business of Online Writing》電子書 (寫作技巧)
  • …等 在真實世界中，我們隨時在接觸不同領域的知識，有些很熟但多數陌生，我們要以一個不明確的框架，去管理一堆未知資訊，怎麼想都行不通…
那怎麼辦呢？反過來想，我們應該「由下至上」的來累積知識。制定好固定的筆記格式，然後不斷的積累來收納新資訊，到了一定程度時就能形成對一個主題的深入了解。
持續的積累，有一天知識就會湧現出來。
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朱騏
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