高效處理 E-mail 的建議

E-mail 處理效率在職場中往往是展現專業的指標。

很多人會漏信，也有人處理起來沒有時效性。以下針對收信、閱讀、以及寄送三個面向的處理給出建議：

收信

一定要分類，目的是區分重要性。一般而言，用自己在信件中的重要性而定：是唯一收件者、收件群、還是附件抄送。

另一方面，客戶或者老闆的信也建議區分出來。至於區分的方法用看您使用的軟體而定。一般用顏色標示不同重要性的信件。

不建議設定規則直接將信丟到某個收件夾。看過太多例子因為這樣而漏看。

閱讀

一般而言，老闆的信、客戶的信先看。再來是你是唯一收件者以及收件群的。至於副本抄送的信留待最後處理。

如果當下判斷需要花時間思考回覆的，可以按下回覆但讓他存在草稿夾，當作一個記錄。並且定期檢視與空出時間處理。

另一方面，善用主旨看信法：也就是相同主旨的信一起看。好處是如果是不同單位的筆戰或者單純狀況更新，你通常只需要看最後一封信節省大把時間。

寄送

如果想讓事情動起來，寄送標題除非是公告，否則避免寫 Hi All 的字眼。請直接明示誰該知道什麼或做什麼。

信件標題也可以直接放你要通知的對象讓對方更容易看到你這封信。

如果這封信需要追蹤，一般會讓這封信寄給自己並且標記。

處理完之後，再將有價值留存的信歸檔到定義的收件夾供日後參考。

以上三個面向：收信、閱讀、寄送的建議，希望對大家有幫助。