「這個專案進行的如何?準時量產有沒有風險?」當老闆拋出這種問題的時候,或者你要跟老闆報告進度時候,你該怎麼說起?
「報告老闆,現在這個案子有200個bug,分別是是部門一、二、五...,每天大概可以解20個,但客戶又會測出30個,···」
講到這裡,脾氣好一點的老闆可能會問「所以?」脾氣差一點的老闆應該已經要你不要再說了,下次再來報告。
明明你掌握的很清楚,但為什麼老闆聽不下去(聽不懂)呢?
關鍵在於:你沒有從「結果」、「結論」講起,卻講了一堆細節,老闆當然聽不懂。
回到開頭的問題,老闆問有沒有風險,建議的答案是:報告老闆,沒有風險。或者是:報告老闆,有風險,但在可控範圍內。狀況如果真的不好,就如實回答:風險很大,可能會延後量產。
但還沒結束,接下來建議緊接著說明風險一二三是什麼,原因是什麼,影響是什麼,解法是什麼,以及有沒有需要老闆協助的地方。所有的論述,都要確認是跟目標有所連結:也就是老闆關心的準時量產!
這樣的論述方式,有兩個方法在裡面:
1、倒金字塔論述方法:也就是先講結論,再用具體的事實支撐這個結論。特別適用於對老闆的報告。
2、議題思考的敘事方法:也就是議題、原因、影響、解決方法、得到有價值的結果。而這些步驟都必須環繞所要達到的目標論述。(註)
以上兩個方法,都會讓你避免陷入細節的陳述,但卻沒有萃取出最核心的訊息,而導致老闆聽不懂的窘境。希望對你有所幫助。
(註)「議題思考」(Issue Driven)是一本由安宅和人先生寫的書。我將他書中的精髓應用在對老闆的報告。有興趣的你,可以找來看。