開會:到底怎麼開好一場會?

閱讀時間約 1 分鐘
一場會議的有效性在開會前已經決定!
每個人在職場都一定要面對的就是開會,不論你喜歡與否。
究竟為什麼要開會?怎麼把會議開好?是一個在職場值得好好學習的課題。
為什麼要開會?不外乎以下幾種目的:
1、策略規劃、建立共識;
2、了解專案狀況、追蹤進度;
3、討論或宣佈事項;
4、再者就是發現問題成因,提出解決方案;
5、也有可能是做意見收集、創意發想。
對應到的會議種類可以分為共識型(年度策略會議)、專案型(專案啟動)、例行性(部門會議)、特殊任務型、以及參與討論型(例如動腦會議)。
會議必須把握「會必有議、議必有決、決必有行」的大原則,才能讓會議不流於空談或者形式。
會議前的準備有三個建議給大家參考:
1、這場會議的必要性:有沒有其他方法可以取代?例如e-mail、電話、面對面溝通等等。如果可以,千萬不要為了開會而開會。
2、這場會議的屬性:回到上方的屬性,必須確認清楚是哪一類。特別要注意的是,如果會議要讓老闆做決定,請一定要在會前形成兩種以上的proposal,並且把比較表以及考慮的維度做出來,加速會議討論的效率。
3、這場會議的人、事、時:
人:誰必須參加(利益相關者),誰是 optional,誰是決策者,都必須在會議前確認。
事:也就是要討論什麼?會議的 agenda至關重要。而且一定要在會議前一天寄出來。
時:什麼時候開?開多久?一般而言,會議在90分鐘左右是比較好的安排。會議的時間如果45分鐘開得完,不用硬撐一個小時。
從成本的概念,每場會議都包含了時間成本(參加人員的時薪)、機會成本(不在工作崗位的損失)、以及直接成本(以及直接的花費)。如果都能把成本概念放在心上,相信達到會議的有效性不遠矣!
    1會員
    8內容數
    留言0
    查看全部
    發表第一個留言支持創作者!
    Joseph 的沙龍 的其他內容
    「這個專案進行的如何?準時量產有沒有風險?」當老闆拋出這種問題的時候,或者你要跟老闆報告進度時候,你該怎麼說起? 「報告老闆,現在這個案子有200個bug,分別是是部門一、二、五...,每天大概可以解20個,但客戶又會測出30個,···」 明明你掌握的很清楚,但為什麼老闆聽不下去(聽不懂)呢?
    最近看到一段聯電榮譽董事長(應該是很久以前)說的話: 員工要能「解決問題,報告成果」;而不是「報告問題,解釋原因」。 這句話聽在職場身為員工的你我,有什麼想法? 對老闆們而言,所謂的成果導向,就是他花錢請你來的目的。如果做不到,講了一堆問題與背後的原因,聽在老闆耳裡不過就是藉口。 下一步是什麼?
    看到商周執行長這篇文章 (https://hi-in.facebook.com/BW.CEO.YILING.KUO/posts/319244890249163)的當下馬上傳閱給同事,同事說:「這些不都是平常你說的訣竅?」 這篇文章主要針對那80%的人,給出最基本的建議,我稱之為PAT原則。
    「這個專案進行的如何?準時量產有沒有風險?」當老闆拋出這種問題的時候,或者你要跟老闆報告進度時候,你該怎麼說起? 「報告老闆,現在這個案子有200個bug,分別是是部門一、二、五...,每天大概可以解20個,但客戶又會測出30個,···」 明明你掌握的很清楚,但為什麼老闆聽不下去(聽不懂)呢?
    最近看到一段聯電榮譽董事長(應該是很久以前)說的話: 員工要能「解決問題,報告成果」;而不是「報告問題,解釋原因」。 這句話聽在職場身為員工的你我,有什麼想法? 對老闆們而言,所謂的成果導向,就是他花錢請你來的目的。如果做不到,講了一堆問題與背後的原因,聽在老闆耳裡不過就是藉口。 下一步是什麼?
    看到商周執行長這篇文章 (https://hi-in.facebook.com/BW.CEO.YILING.KUO/posts/319244890249163)的當下馬上傳閱給同事,同事說:「這些不都是平常你說的訣竅?」 這篇文章主要針對那80%的人,給出最基本的建議,我稱之為PAT原則。
    你可能也想看
    Google News 追蹤
    Thumbnail
    這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
    Thumbnail
    美國總統大選只剩下三天, 我們觀察一整週民調與金融市場的變化(包含賭局), 到本週五下午3:00前為止, 誰是美國總統幾乎大概可以猜到60-70%的機率, 本篇文章就是以大選結局為主軸來討論近期甚至到未來四年美股可能的改變
    這期立法院會議都有直播,看了一些片段,深深佩服立法委員心志的堅定。 有幾位立委如科總召、無、裝等人,非常多次在別人說話時大聲蠻橫地插話,而且是一而再再而三,聲音比發言的立委還大聲、發言時間還更久。 這樣蠻橫的行為真的令人很厭煩憤怒,明明會議就是輪流,面前的麥克風本來就應該關掉,這些人故意違反
    Thumbnail
    黃子佼的新聞,讓台灣演藝圈這個「怪獸的產地」無所遁形,您喜歡的藝人們其實是性犯罪者的幫兇
    Thumbnail
    文章前警語: 本篇文章重點著重於教學及分享,並不帶有任何推薦意味、內容也並非投資意見。不會有任何目標價。希望您看完文章後,養成自我獨立思考的習慣並從中學習。本篇文章並不是報明牌。 在股市裡有人常說,新手絕對不要看新聞買股票,其實這句話並沒有說錯,但是看新聞買股票到底能不能賺錢?其實這個答
    想必CPI 後的強力反彈,讓大家跌破眼鏡。 原本以為要轉空,直接再次要回跌幅。 我昨天分享,原因是各大指數日K圖還沒做頭,壓力不夠。 所以今天看台指,也是要衝一波突破K 也就是上18400-18600. 看看能不能鎖在附近, 名義上做一個頭。 由於日、週KD都來到相對高檔鈍化, 所以
    Thumbnail
    你好,我是諸葛呆,好久不見,大家都還好嗎?2022年似乎特別震盪,有戰爭、有升息、有揮之不去的通膨陰影,過去牛市榮景不復見,債券破底再破底,一切只剩下驚嘆號與問號。 一句話,不要怕,記得巴菲特股東會上的啟示。 你恐懼的時候,巴菲特又貪婪了 通膨怎麼辦?現在該進場買什麼?波克夏股東會解答。
    Thumbnail
    我終於領悟到,人要是一直這麼隨聲附和下去,就會變得跟充滿蒸氣的密封容器一樣危險,必須找到一個能排出熱氣的氣孔。這個氣孔不需要太大,只要很小的一個,哪怕是一條小小的隙縫也好。這樣一來,那曾經令人害怕到不敢碰觸的、岌岌可危的沸騰著的某種東西,便能滋滋作響地沿著那條小隙縫溜出......
    Thumbnail
    例如:跳跳糖不希望我出門時,他說:「要把我關起來!」跳跳糖不想去上學的路上,他說:「要把學校都砍掉!」 我們的教養不打不罵、也不威脅恐嚇,親子之間從來沒有這樣和他說話過,這些話又是從哪裡學來的,該怎麼導正他呢?
    Thumbnail
    這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
    Thumbnail
    美國總統大選只剩下三天, 我們觀察一整週民調與金融市場的變化(包含賭局), 到本週五下午3:00前為止, 誰是美國總統幾乎大概可以猜到60-70%的機率, 本篇文章就是以大選結局為主軸來討論近期甚至到未來四年美股可能的改變
    這期立法院會議都有直播,看了一些片段,深深佩服立法委員心志的堅定。 有幾位立委如科總召、無、裝等人,非常多次在別人說話時大聲蠻橫地插話,而且是一而再再而三,聲音比發言的立委還大聲、發言時間還更久。 這樣蠻橫的行為真的令人很厭煩憤怒,明明會議就是輪流,面前的麥克風本來就應該關掉,這些人故意違反
    Thumbnail
    黃子佼的新聞,讓台灣演藝圈這個「怪獸的產地」無所遁形,您喜歡的藝人們其實是性犯罪者的幫兇
    Thumbnail
    文章前警語: 本篇文章重點著重於教學及分享,並不帶有任何推薦意味、內容也並非投資意見。不會有任何目標價。希望您看完文章後,養成自我獨立思考的習慣並從中學習。本篇文章並不是報明牌。 在股市裡有人常說,新手絕對不要看新聞買股票,其實這句話並沒有說錯,但是看新聞買股票到底能不能賺錢?其實這個答
    想必CPI 後的強力反彈,讓大家跌破眼鏡。 原本以為要轉空,直接再次要回跌幅。 我昨天分享,原因是各大指數日K圖還沒做頭,壓力不夠。 所以今天看台指,也是要衝一波突破K 也就是上18400-18600. 看看能不能鎖在附近, 名義上做一個頭。 由於日、週KD都來到相對高檔鈍化, 所以
    Thumbnail
    你好,我是諸葛呆,好久不見,大家都還好嗎?2022年似乎特別震盪,有戰爭、有升息、有揮之不去的通膨陰影,過去牛市榮景不復見,債券破底再破底,一切只剩下驚嘆號與問號。 一句話,不要怕,記得巴菲特股東會上的啟示。 你恐懼的時候,巴菲特又貪婪了 通膨怎麼辦?現在該進場買什麼?波克夏股東會解答。
    Thumbnail
    我終於領悟到,人要是一直這麼隨聲附和下去,就會變得跟充滿蒸氣的密封容器一樣危險,必須找到一個能排出熱氣的氣孔。這個氣孔不需要太大,只要很小的一個,哪怕是一條小小的隙縫也好。這樣一來,那曾經令人害怕到不敢碰觸的、岌岌可危的沸騰著的某種東西,便能滋滋作響地沿著那條小隙縫溜出......
    Thumbnail
    例如:跳跳糖不希望我出門時,他說:「要把我關起來!」跳跳糖不想去上學的路上,他說:「要把學校都砍掉!」 我們的教養不打不罵、也不威脅恐嚇,親子之間從來沒有這樣和他說話過,這些話又是從哪裡學來的,該怎麼導正他呢?