一場會議的有效性在開會前已經決定!
每個人在職場都一定要面對的就是開會,不論你喜歡與否。
究竟為什麼要開會?怎麼把會議開好?是一個在職場值得好好學習的課題。
為什麼要開會?不外乎以下幾種目的:
1、策略規劃、建立共識;
2、了解專案狀況、追蹤進度;
3、討論或宣佈事項;
4、再者就是發現問題成因,提出解決方案;
5、也有可能是做意見收集、創意發想。
對應到的會議種類可以分為共識型(年度策略會議)、專案型(專案啟動)、例行性(部門會議)、特殊任務型、以及參與討論型(例如動腦會議)。
會議必須把握「會必有議、議必有決、決必有行」的大原則,才能讓會議不流於空談或者形式。
會議前的準備有三個建議給大家參考:
1、這場會議的必要性:有沒有其他方法可以取代?例如e-mail、電話、面對面溝通等等。如果可以,千萬不要為了開會而開會。
2、這場會議的屬性:回到上方的屬性,必須確認清楚是哪一類。特別要注意的是,如果會議要讓老闆做決定,請一定要在會前形成兩種以上的proposal,並且把比較表以及考慮的維度做出來,加速會議討論的效率。
3、這場會議的人、事、時:
人:誰必須參加(利益相關者),誰是 optional,誰是決策者,都必須在會議前確認。
事:也就是要討論什麼?會議的 agenda至關重要。而且一定要在會議前一天寄出來。
時:什麼時候開?開多久?一般而言,會議在90分鐘左右是比較好的安排。會議的時間如果45分鐘開得完,不用硬撐一個小時。
從成本的概念,每場會議都包含了時間成本(參加人員的時薪)、機會成本(不在工作崗位的損失)、以及直接成本(以及直接的花費)。如果都能把成本概念放在心上,相信達到會議的有效性不遠矣!