6個使用免費預約工具的缺點：每週竟多花你40小時！
2023/01/09閱讀時間約 5 分鐘
你想讓客人直接在網路上報名服務 / 活動 / 會議嗎？
免費的預約報名工具可能是你的第一選擇，不過：免費，通常是最貴的！免費工具通常無法完全符合你的實際需求，而且讓你需要另外付出極高的時間、勞力成本。
以下一共整理出你可能還沒想到，或者還沒遇到的 6 大缺點，告訴你為何不建議使用免費的預約報名工具，讓客人報名你的服務 / 活動 / 會議。
常見的免費預約報名工具
Google 表單
Google 表單是一款用來「收集及整理資料」的工具，它提供各種問卷題型，以及主題風格設計的功能，讓人們可以快速填寫，並即時得到回覆。
表單回覆的內容可以用 Google 試算表查看、整理，對於熟悉 Google 線上協作的人十分方便。
社群軟體私訊
最多人使用的是 Facebook 粉絲專頁、Line 官方帳號 / 個人帳號。
直接私訊最大的好處，就是可以即時處理客人的問題，不過因為難以切分工作與私人領域，所以容易不小心就花太多時間在上面。
一般商家的預約報名方式
- 編輯一份 Google 表單，包含「服務 / 活動 / 會議資訊、繳費資訊、日期人數選項、報名資料……」等選項。
- 在 Facebook 粉專 / Line 官方帳號上，張貼 Google 表單的報名連結。
- 利用 Google 表單所產生的 Google 試算表，查看客人所回覆的報名資料，統計場次名額，避免超收。
- 寄送 Email / 私訊客人，提醒對方報名成功、催繳款項。
- 另外打開網路銀行帳戶，核對客人的轉帳金額。
- 寄送 Email / 私訊客人，告知對方繳費成功，提醒對方出席活動。
以上這是非常勤勞的做法，如果你已經習慣這樣做，那麼建議你思考一下以下的缺點。
免費預約報名工具的缺點
缺點一：需要隨時更新、整理報名資料
利用自動產生的 Google 試算表來查看回覆，雖然很方便，不過一旦出現任何客人誤填 / 異動的狀況，Google 試算表中就會出現重複的填單紀錄，需要額外確認。
大部分的主辦方，都會持續留意報名資料的更新狀況，避免一次累積過多的聯絡確認事項。當報名人數增加的時候，「整理報表」就會變成一天 24 小時都得分神處理的工作。
另外，如果需要好幾個人一起管理報名資料，Google 試算表的整理進度，就會需要頻繁來回交接。人員之間的權責劃分，也會成為一項重要的議題。
缺點二：人工查核每一筆收退款
每當收到款項，就必須先開啟網路銀行，核對帳戶號碼，接著再到 Google 試算表上面進行註記。
當訂單量增加，每天、每月對帳的工作也會跟著變得繁重且複雜。
缺點三：來回私訊花費大量時間
因為確認報名資料、收退款而產生的客服工作，雖然不難，但是難免遇到客人不在線上，或者自己不在線上的狀況。
除非有人力一整天都待在線上回覆客人，否則來回等待訊息的拋接，會讓聯絡效率非常低落。
缺點四：重複張貼/更新報名資訊
Google 表單無法設定每個活動場次的開放名額，也無法自動顯示目前有多少人報名，所以會需要：
- 手動整理、管控剩餘名額，避免超收。
- 在社群上公告目前的剩餘名額，刺激銷售。
但這兩項也都是需要隨時留心、重複執行的作業，非常佔用時間。
缺點五：營運報表、會員資料需另外整理
在沒有系統的幫助下，想利用 Google 表單蒐集到的資料，建立自己的營運報表、會員資料庫，就需要從多份 Google 試算表上複製內容，貼到同一份試算表上。
因此衍生出來的工作有：
- 定期刪去重複的資料
- 手動維護資料的正確性
缺點六：無法累積流量
雖然你可以藉由更改主題顏色、加入圖片 / 照片 / 影片……等功能，把 Google 表單設計像是你的專屬網頁一樣完整、引人入勝，但是一般人無法透過 Google 或其他搜尋引擎，搜尋到你的預約表單。
如果要讓你的預約頁面出現在搜尋引擎的結果之中，你的頁面就需要擁有「品牌專屬的網域名稱」。
擁有專屬的網域名稱，才能在網路上累積流量。當愈多人使用這個頁面（流量愈高），就能提升這個頁面的價值，讓人們更容易在搜尋結果中，看到你的頁面（搜尋排名提升）。
小結
當你使用免費的 Google 表單作為預約報名工具之後，可能會付出的成本如下：
免費預約報名工具的陷阱：永遠無法完全滿足你的需求
在網路上提供免費工具的一方，會盡力滿足最多受眾的需求，所以免費工具的功能，幾乎不可能符合 特定族群 情況與需求。
Google 表單最適合拿來做的是免費問卷，未來也只會以需要「免費問卷」的受眾為優先，並根據他們的需求更新功能。預約時間、金流等功能，很難排進他們開發計劃中。
把工作變得更複雜
使用預約報名工具的目的是：「簡化蒐集報名資料」的環節。但如果挑選了不適合的工具，則會大幅增加學習、適應、管理新工具的成本。
在這樣的狀況下，與其為了一個免費但是「不適合」的工具，不斷地調整自己的工作流程，不如一開始就去尋求更貼合自身營運的工具來使用。
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