想要追求系統化人生，我認為首要其衝的，是第一階段將所有第一手資訊處理並分類好，才有辦法進到下一個處理的環節，也就是從 CODE 的概念中，先把 Capture（捕獲）做好，今天就來談談最入門的「待辦清單」工具和作法吧！
在輸入階段，盡可能「捕獲」所有內容
將魚一網打盡
我們稍微回顧一下系統化人生的內容，在我們接收外界資訊的第一階段，資訊會從四面八方湧入，如果你沒有習慣隨身帶一個「小本本」，隨時將事情記錄備忘，其實蠻容易就會把事情忘記，變成「漏網之魚」。
延伸閱讀：【我的人生系統 Life OS-01】用一張圖告訴你系統化人生的框架＃數位收納當然，拜3C產品的發展，我們現在可以使用手機或是穿戴裝置，將備忘事項快速記下。所以我們需要一個介面簡潔，操作簡單，又能快速記錄，盡可能減少記錄的摩擦力的待辦清單（To-Do List）工具。
每個人接受外部資訊的方式和管道都不全然相同，除了我的圖說上列出的 Email、社群媒體外，還有很多雜七雜八的東西：
- 主管交辦事項。
- 生活瑣事。
- 一組要抄下來的電話。
- 午餐或是飲料的訂單。
- 電商網站上看到很心動的商品。
- 突如其來的想法。
不知道你還有想到什麼？正因為有太多突如其來的鬼東西，我們需要有一個收件箱（Inbox）來初步安置這些外部資訊。
如果我們連最基本的待辦事項都處理不好，更不用談進階的專案管理和高價值的人生目標！
我在 Heptabase 一點通｜利用 Task 推進任務 #10 中也有提過三種不同階段，會面臨到的問題，那麼在最一開始遇到瑣碎的事情，我們必須學會分出事情的輕重緩急，這也是 GTD 工作法還有艾森豪矩陣的核心精神，這裡也順便提一下我對艾森豪矩陣的觀點。
艾森豪矩陣是一個平面維度，將事情用緊急程度和重要程度，劃分為四個象限，其實我自己喜歡再加一個 Z 軸的時間維度來看，會比較實用，也就是說：
平面上分好的任務，跟我們仍然有著距離上的遠近差別。
所以說，時間維度，在處理待辦事項的時候，也是一個值得大家思考的點，有良好的「日期 / 時間介面」的待辦清單工具，也會是我使用上的考量點。
To-Do List 工具比較
第二部分，我要簡單介紹一些待辦清單工具，還有操作上的小小心得。在生產力工具的分類上，會有幾種類別：
- Note-Taking 筆記工具
- To-Do List 待辦清單工具
- Calendar 行事曆工具
- Project Management 專案管理工具
一個待辦清單工具，所需具備的條件
我自己對於待辦清單工具的要求，有以下幾點，也可以讓大家在「挑對象」的時候，做個參考。
- 快速又簡潔，乾淨俐落達到捕獲的目的。
- 直覺又靠譜的提醒功能。
- 支援多裝置並同步。
- 可以無縫串接行事曆。
基於以上幾點，如果功能齊全又有「免費」的條件，那就真的太完美了！我自己曾經使用 Google Task 作為待辦清單的主力工具，因為它符合以上四個條件又免費。
我也曾經嘗試利用 All-In-One 工具（Notion 和 ClickUp）來作為待辦清單的用途，不過之後就沒這麼做了，大家可以猜猜看原因為何？
我現在則是用 Todoist 當作待辦清單的主要工具，接下來第三部份我會詳細介紹它的功能還有一些操作上的思路。
Todoist 是機動性高的快打部隊，足以應付日常的任務挑戰
在認識並決定使用一個工具，很多人優先考慮的應該是價格吧！Todoist 免費版基本上就很夠用了，五個項目、看板佈局、又可以整合電子郵件和日曆。
專業版每月＄4美刀，我覺得比較重要的功能是日曆視角和任務時長，解鎖這兩功能基本上你可以把 Todoist 當成行事曆工具。另外專業版也多了自訂任務提醒還有 AI 助理等功能。
在商務版本，它針對團隊有相關的配套功能，像是團隊工作空間和一些管理權限設定。
延伸閱讀：Todoist 價格方案介紹
Todoist 功能介紹
這裡就快速帶過一些功能介紹，我的重點要擺在最後面的功能操作思路上。
項目：
在左側下方位置，可以新增「項目」，你可以把它視為是一個資料夾、一項專案、或是一個路徑的概念，這裡還可以設置「子項目」，只要把項目拖曳到另一個項目的後方即可，免費版有五個項目上限。
任務：
在項目中，可以添加任務，輸入標題、描述欄位、選擇項目位置、添加標籤、優先級別、和日期時間…等等，建立任務後，你也可以對其新增評論或新增附件。
有一個人性化功能要特別提出來，在標題上如果有跟日期時間相關的描述，系統會自動轉換為日期時間，連重複任務都能自動判斷。
今天10點開會週末逛市集每個月25日繳信用卡費
版塊：
這算是項目的分段，在項目中你可以把不同任務進行分類，在切換看板模式的時候，版塊也會自動轉變為「看板標題」
標籤：
可以自定義新增不同的標籤，方便識別任務，同時針對不同標籤也可以獨立查看，算是多了一個分類的依據和標準。
過濾器：
類似篩選的功能，可以客製化依照不同需求，來顯示不同條件的任務，比如不同日期、不同標籤、優先級別…等等，要使用特殊符號來設置。
延伸閱讀：過濾器的功能介紹
優先級：
總共有 P1～P4 四種等級，P1 紅色優先級別最高，P4 白色優先級別最低。這通常會搭配 GTD 工作法或是艾森豪矩陣一起使用。
AI Assistant：
這是付費版的功能，可以讓 AI 幫你想任務的內容，還有針對特定任務想出更多對策和細分子任務。
共享任務：
僅限商務版本，你可以共享、協作，對象可以是家庭成員或是工作伙伴。
以上大致上就是主要功能，這是一款很好上手的工具，學習曲線低、功能完整，重點是支援中文版，我認為免費版就很好用了，用了覺得上手再轉換成付費版，或是跟我一樣先付費一個月，覺得符合預期再轉換年繳訂閱也可以。
我目前仍然是使用免費版，原因是我有另外搭配行事曆工具 Morgen，跟 Todoist、Notion 都有預設 API 串接功能，讓我可以統一管理待辦事項、行程和專案。
待辦清單工具的操作思路和盲區
前面我有提過我在選擇一個好的待辦清單工具的標準，以下我來一一說明為何我選擇 Todoist 當作我的主要工具（如果是蘋果生態系，Things 3 也是不錯的選擇）。
Todoist 不只電腦版，手機版的介面也很簡潔明瞭，可以很快瀏覽今天的任務和快速新增任務，另外也有 Gmail 和 Outlook 的外掛，可以將郵件快速轉換為任務，還有反向連結。
另外它也有 Chrome 的外掛功能，可以快速捕獲網頁上的資訊，轉換為任務或評論。Todoist 也支援穿戴裝置，我可以在等紅燈或是洗澡不方便使用手機的時候，快速使用手錶＋語音的方式來新增備忘事項。
左側邊欄的部份，除了添加任務、搜尋外，有幾個預設的介面：
收件箱：
所有任務的集中地，不管有沒有押日期、只要沒有分到項目的任務，都會在這裡出現。
今天：
聚焦處理今天的事情，會顯示出兩種任務，一種是過期的任務，一種是日期為今天的任務，不會顯示無日期的任務。
預覽：
可以看到所有有押日期的任務，並且按照時間順序呈現，預設是直式順向的日期排序。
過濾器＆標籤：
過濾器可以客製化設定你想呈現的任務，例如：「緊急」又「重要」的任務，或是「日期為前後一週內」的任務。
點擊相關標籤則可以顯示出所有「包含這個標籤」的任務。
接下來我在使用 Todoist 的過程中，有發現幾個問題點，可能也是大家會遇到的問題，順便提出來討論，不僅僅是 Todoist，同樣的思路也可以運用在其他待辦清單工具上。
該怎麼活用「收件箱」？
收件箱的精神是，不知道要怎麼分類的任務，「暫時」存放處，把握好這個大原則就對了！
用了一陣子，也許會出現兩種現象：
收件箱用起來好雞肋，我不知道怎麼用它？
為什麼會出現這種現象，因為你的任務一開始就分好到項目裡了，所以這不是什麼大問題，只要確定任務在項目中可以確實執行就好。
但不出意外地，很快就發生意外，此時問題來了，最怕的是你以為任務都被分配好了，其實只是換個地方堆積而已，那些任務被分散塞到項目中，反而更難集中管理。
如果有以上症狀，我還是建議把收件箱當作你處理任務的首要之處，除非你可以管好項目中的任務。
第二種現象是：
我的收件箱炸鍋了！任務多到無法處理！
這是第二種現象，炸鍋的不是任務，而是你自己，如果你會覺得炸鍋，恭喜你還有知覺，那遇到這種狀況該如何解決呢？
我認為每天要定期檢視這些任務，睡前或是早上起床後找一個 10 到 15 分鐘，專注把這些任務分類好，善用日期跟優先級別去區分輕重緩急。搭配「今天」的介面，聚焦處理每天的任務。
或者，你也可以把收件箱轉換成看板模式來用，設定好 To-do、Doing、Done 這種階段性的「版塊」，也具有可視化的效果，來幫助我們的大腦分類任務。
項目和標籤，操作上有什麼差異？
項目跟標籤都是屬於「分類」的功能，但實際操作後，會出現一種現象：
項目跟標籤的性質重複，我不知道用項目還是標籤來分類比較好？
我也有過類似的撞牆期，如果過度分類的話，只會變成自己的負擔，我最後得出一個結論：
- 項目是單選，你可以將其視為一項專案、一個資料夾、或是一條「單一路徑」。
- 標籤可複選，所以一項任務可以標註多個標籤。
以學生來說，因為各科目是獨立的，所以可以用項目來設置，至於課堂資料、作業、章節就可以用項目下層的版塊來區分。
以上班族來說，可以將專案分別用項目建立，專案下有子項目，版塊則可以利用看板模式的進度來進行區分。
標籤設置則可以用時間點來看，分為年度、季度、月份、週次來設定標籤，這樣就算同時具有 2024＋Q4＋Dec.＋This Week 四個標籤也不為過，而且之後點擊標籤，也可以看到相關時間點的任務。
還有一種思考的角度，項目和標籤擇一使用也不是不行，如果你真的為此煩惱，那就把事情簡單化，大膽捨棄其中一項功能吧！
因為免費版有五個項目的限制，如果想要省錢，也許可以用標籤來取代項目。
提醒、日期、截止日期這三者又有什麼區別？
在 Todoist 中，你會發現任務中會有幾個很類似的設定，像是時間或地點提醒（限付費版）、日期、截止日期（限付費版）。這些功能有什麼不同，又應該怎麼設定呢？
截止日期也是比較新的功能，之所以會另外獨立出來，我想，有的朋友應該已經想到原因了…
一則任務中，除了到期日，最好還有一個截止日來提醒自己要在這天以前完成行動！
如果日期和截止日期沒有分開的話，以前我的作法會是「把日期區間打在標題上或描述欄位，設定截止日期當作提醒」，現在既然有把截止日期獨立出來，或多或少會增加一些生產力吧！尤其是對那些需要期限來壓迫自己推進進度的人。
延伸閱讀：行事曆工具百百款，如何挑選並活用行事曆工具，向目標推進！
- 提醒：特定時間或地點提示、備忘。
- 日期：時間點（全天）或時間線（時間區間）
- 截止日期：時間點
如果你還是覺得太抽象，我這裡舉一個例子，是出遊前的訂房作業。
- 提醒：在「下班」或是「到家」的時候，「提醒」自己要訂房。
- 日期：旅遊實際要住的「日期」，或是實際付款的「日期」。
- 截止日期：訂房網站上，可以免費取消的「期限」。
當然也有人習慣把截止日期壓在日期後面，代表最後期限，用日期作為主要識別時間，這個部份就見仁見智，依照自身使用習慣即可。
這裡舉的例子是折價券，折價券都有一個最後期限（截止日期），我們如果拖到最後一天再來處理就有點風險，通常可以把期限（日期 / 提醒）往前押個 3～5 天左右比較保險。
當然，有這項功能不代表一定要用到它！太頻繁使用殺手腱反而會更混亂，官方也有說明，「越少使用到它們，截止日期的效果會更好！」
總結
當回歸到系統化人生的核心議題時，如何有效處理第一手外部資訊，以及合理區分待辦事項的輕重緩急，是我們的首要挑戰。Todoist 只是眾多工具之一，當我們掌握了正確的觀念與方法，即使使用其他工具，依然可以實現高效的管理效果。
處理待辦清單是時間管理的基礎。如果無法在初期篩選掉與自身無關的繁雜事項，這些內容一旦被納入日程安排，將不可避免地消耗能量並拖累效率。因此，選擇適合的待辦清單工具至關重要。
一款優秀的待辦清單工具無需具備全面且複雜的功能，其核心價值在於為前端任務提供高效支持。至於後端的工作，則可以從專案管理的角度進行處理。以簡潔、直觀的方式呈現，能夠幫助我們專注於真正重要的事情，提升整體效能。
📧 訂閱電子報，獲取更多有關 #數位收納 的內容：
