【我的人生系統 Life OS-01】用一張圖告訴你系統化人生的框架＃數位收納

2024/04/21閱讀時間約 16 分鐘

之前我在Notion vs Heptabase，哪個更適合我？白月光與硃砂痣又該如何抉擇？#數位收納這篇文章中曾經提到，我用 Notion 打造人生系統，用 Heptabase 做好個人知識管理，其實嚴格來說，PKM（個人知識管理）是我人生系統中的一小部分，接下來我想分段介紹其中的概念，這個系統結合了很多理論和技巧，也融合了數位收納的概念。

人生系統 vs 系統化人生

大多數人在考慮要用什麼工具來建立自己的人生系統，但我認為系統化的人生，這個定義可能更符合我們要追求的，這也是我信奉的人生哲學，所以我認為人生跟系統，兩者是沒有界線的。

我們人生真的需要一個系統框架嗎？

我想這是很多人心中的疑問，要問我有沒有人生系統，我會說：

「應該有吧！」

誠如我開場所說的，你要說它是一個系統，它確實是一個屬於我個人的「流」（Flow），不管是生活還是工作，它就是一個屬於我自己的流程，你要說它不是一個系統，它也稱不上系統，也可以視為是我個體的投射，也漸漸成為我個體中的一部分。

再講下去就會變成哲學的議題了，回到正題，如果你自認為有人生系統，那就保持下去並且持續優化系統，如果你認為不需要被系統框架限制住自我，那我建議也不用先急著建立框架，可以聽完我的分析，再來認真考慮自己需不需要系統化的框架。

「大腦整理」三部曲

我們先來複習一下工具陣型的概念，為什麼我會希望大家都能畫出自己的工具陣型，整理出自己的一套工作流，唯有透過二維視角，才能看清楚自己工作流程，以及中間可能會遇到的問題，接下來，請按照以下三個步驟，結束這個回合。

延伸閱讀：做好工具整理，建立個人工作流#數位收納

第一步：先區分自己的工作特性，是進攻型還是防守型？

透過自我覺察，你可能已經發現，原來工作上有許多阻力，原來根本是自己不適合這種性質的工作，如果要繼續在現有崗位上發揮，那就得改變你的思考方式（發散思考或是收斂思考）

第二步：利用工具羅盤找到適合自己的數位工具…

先區分自己是進攻人還是防守人，再利用四個象限的不同特性，找到適合自己的工具，大家有沒有發現，從整理收納的角度來解釋，這四個象限，也分別對應到不同的收納人格，不同的收納人格在整理的環節也有不同的收納方法。

延伸閱讀：《認識你的收納人格》

排出自己的陣型後，對面的敵人（也就是人生目標、專案任務、以及待辦事項）也是有一定的陣型，一個好的將領，往往能看穿對方的陣型，去擊退眼前最重要的「核心任務」，而不是被動的等任務上門才來應戰，以後有機會可以再詳細聊聊孫子兵法的相關應用。

第三步：搭配不同維度的整理收納邏輯，打造專屬於個人的系統化流程…

不管是實體收納還是數位收納，能具備不同維度的思考方式是很重要的，未來我會用實際的案例來說明。

從一維的筆記單位，到四維的時間軸概念，慢慢建立個人的系統化流程，這裡不說成人生系統是因為怕大家誤解，我認為的哲理是：人生就是系統、系統就是人生，看你要不要設定框架而已），有不同維度的思考邏輯，就能達到「整理大腦」的境界！

打造人生系統，應該用同一個工具，還是用不同工具分工？

看到這邊，如果你已經要下定決心要打造「人生系統」，那麼問題來了：

你要用一個 All in one 的工具？還是要視工具特性，組合不同工具為完整系統？

如果用 All in one 的工具：

確實使用上，轉換的阻力會降低，但是，要確保這個工具符合你大部分的使用需求，如果沒有，就不能發揮最大戰鬥力！

如果用不同的工具並用：

工具轉換的成本會增加，但是，要確保美的工具使用上的關連性，不然兵力分散，也無法發揮最大戰鬥力！

我自己的作法，還是會按照不同階段，使用數個工具，組合成我最後的陣型，但我的主力軍，會以 Notion 為主，需要彌補的戰力，就用其他工具來補足。

接下來我就要拆解我的 Notion 系統中，有哪些子系統。

我的系統中，包含哪些子系統？

在參考了 ACCESS 理論後，我把自己想像成一台筆電，在處理資訊的時候，會有輸入、處理、輸出三個階段。

我的 LifeOS 圖解

Input 輸入

我把所有接收外部資訊的管道都列在這個範圍中，其中包含社群媒體、Email、還有未經處理的外部資訊集中地：Inbox 收件匣。

這裡的重點是，盡可能在接收的時候減少不必要的雜訊（像是短影音跟廣告信），所有資訊在這裡接收後，會進行不同程度的處理，也是採用了 GTD 工作法的概念。如果是社群媒體的資訊，我會區分是需要思考內化的？還是不需要思考的內容？Notion 的話就會用 Page 處理前者，資料庫處理後者。Heptabase 的話就用白板處理前者、標籤處理後者。

至於 Email 的部分，這裡初步利用主動篩選的方法，分配到知識系統、行事曆、或是專案，如果是客戶一樣可以歸類到「不需要思考的」通訊錄，之後可以進一步做好客戶關係管理。

延伸閱讀：我的信箱爆炸了怎麼辦！如何有效做好信箱整理，對炸裂的信件不再焦慮

Output 輸出

這裡比較單純，就是資訊經過內化吸收後，所產出的內容！其實身為圖文或影音創作者，產出才是主要的本質，商業模式（變現）也只是附加項目。但現在的環境好像有點顛倒，普遍都是以變現為導向，反倒不是很在乎創作內容本質。

我自己在最終產出的階段，就是文章、影片為主，所以會有一集一集為單位為最終成果，如果是一般人的話也許不需要將輸出階段特別拉出來，但我認為「產出」的動作還是很重要的，可以找一個「空間」來存放你各種經過輸入階段後的經驗或是個人 Wiki，零碎無所謂，因為不是給別人看的，但未來要用到還是要能馬上提取。

HQ 處理中心

這裡就是系統的核心區域，依照接收資訊的不同特性，來歸類或是執行，有些事發散，有些是收斂，我主要有分幾個子系統，從發散到收斂依序為：PKM 知識系統、PM 專案管理、Calendar 行事曆、Space 儲存空間，還有一個類似於 MOCs 的入口頁面，以下就分別介紹各個子系統的組成要素。

MOCs 入口：

All in one 的統一入口，也是工具陣型中的指揮中心，另一種說法是 Dashboard，其中連結到知識系統、專案系統、行事曆系統跟檔案系統，當然，也可以設定一些精簡後的資訊顯示在這裡，透過行動裝置也可以快速掌握行動。

在 Notion 中，我會設定按鈕的自動化功能，可以在這裡快速執行，不需要經過層層關卡，確保生產力的連續性，而不被中斷。

PKM 個人知識管理：

我運用了思考階段的概念，我的上一篇文章Notion vs Heptabase，哪個更適合我？白月光與硃砂痣又該如何抉擇？#數位收納就曾經提過，一個完整的思考應該包含發散和收斂階段，在 Notion 的世界中，我會傾向「用頁面處理發散內容、用資料庫處理收斂內容」，因為我有發現很多人學習 Notion 的過程中，一旦學會資料庫強大的關連功能後，會產生「所有資訊都用資料庫當作第一處理方式」的思考邏輯，換個形容方式，我們在收拾東西時，全部掃進櫃子跟抽屜中，那一旦有這種做法，你會發現「資訊放進去櫃子中就很難再被拿出來」，事實上頁面也是可以關連頁面或資料庫，當我們能用一維（筆記）＋三維（抽屜）的思維模式，我們在知識收納上會更順暢一些。如果是用 Heptabase，我會「用白板處理發散內容、用標籤處理收斂內容」。

我的知識管理，由發散到收斂

PM 專案管理：

這裡有兩個部分，一個是比較抽象的 Object，可能是一個人生目標，一個靈感種子，屬於沒辦法直接量化的內容。這裡跟進度、時間都無關，但這裡要分析的是資源盤點，可以稍微排出優先順序的距離。

再來是專案，這裡需要培養一些「距離感」，因為專案是由上層的 Obj. 來的，有些專案離我們比較遠，但還是要花時間慢慢推進，有些比較急的，就必須集中火力來應付，而隨著專案逐漸具體化，也會產生行動任務，但我這裡會把任務獨立出來，放在行事曆中執行。

我的專案管理，跟一般專案管理不同之處

延伸閱讀：Notion 一點通｜Waterfall 瀑布式專案管理，搭配 #Dependencies 功能、Notion 一點通｜SCRUM 敏捷式專案管理 #Sprint 的正確用法

Calendar 行事曆：

只要專案中的任務有時間進度，就可以搭配行事曆工具一起使用。一般我們在執行專案管理的時候，拆分任務往往是在收斂的階段，但常常會遇到問題：

專案推不動：試著收斂後拆分更細的行動任務。

任務推不動：通常這裡距離已經跟自己「非常近」，但會出現其他行程或是雜事，來排擠任務，變成大惡鬥，所以這裡要用跳脫專案管理，變成用行事曆工具進行時間管理（或稱為任務管理）。

最好能夠運用行事曆工具中的「時間保護」或是 AI 來協助排程，更能如虎添翼，提昇效率。

延伸閱讀：行事曆工具百百款，如何挑選並活用行事曆工具，向目標推進！

Space 儲存空間：

如果沒有像我一樣產出自媒體內容，做到這一步就算是產出了。這個部分在 PARA 中的概念就是最後的檔案封存階段，在ACCESS 理論中也是很重要的一項環節，像 Obsidian 就可以將筆記匯出備份，其他筆記工具也可以手動匯出，我認為保險起見，還是要把所有系統中的「成果」轉換成實際的檔案來備份保存，將資料「本地化」，筆記的部分可以備份成 Markdown 語法的檔案，資料庫可以備份成 CSV，以上兩種都是通用格式，這裡就進行封存，距離就會離我們最遠，

另外一個部分，就是會「重複用到的格式檔案」，不論是文檔、試算表、簡報檔，或是專業人士的 PSD、CAD 這種專門軟體的檔案，甚至是大型檔案（圖檔、音檔、影片檔）都可以放在硬碟空間來保存，用連結來當成附件。

最後我們將這個部分視為「彈藥庫」，需要的時候將彈藥「附掛」到坦克、飛機上面。補充一下，如果你的工作會接觸客戶，客戶名單的備份也是非常重要的，而且名單可以再被利用到資料庫、Email、產品或業務的專案。

依照檔案性質不同，分別「收納」，也可以用專案分類，依照個人習慣即可

延伸閱讀：一招技巧就能有效整理好數位資料＃數位收納

我的 Notion 系統

這裡稍微分享一下我的 Notion 結構，Notion 中的關連不一定只能用資料庫關連資料庫，頁面也可以關連資料庫、頁面也可以關連頁面：

Map of Contents｜入口：人生系統的統一入口，也是行動裝置的首頁，包含快速連結、按鈕，還有任務提示。

LifeOS HQ：系統中心，此處可以看到進行中的專案、未展開的任務，同時可以結合行事曆對專案任務進行規劃。任務管理器的下方是超連結欄位。連結內容有幾種形式，可以在版面上將區塊分類：

外部的超連結。
內部的連結。
同步區塊。
把頁面和資料庫組合的面板（也是模版的來源）。

Notes：這裡存放以頁面為主的筆記內容，在 Notion 中可以用資料庫管理筆記，但這裡的重點是以頁面為主體，必要時可關連資料庫的內容，進行發散和收斂思考。

Database：利用資料庫的特性，集中管理資源，同時也做好＃數位收納。

Project Manage：在這裡統一進行專案管理和客戶關係管理，拆分的任務搭配行事曆工具進行。

Calendar：跟日期時間的進度有關，這裡的資料庫會串接其他的行事曆工具執行任務或日記內容，可以用官方的 Notion Calendar，我自己目前是串接 Morgen。

Space：這裡是有關本地檔案的連結區，連結會導向雲端上的檔案。

這些領域，你會如何規劃？

好啦！現在要出一些問題來讓大家好好「燒腦」一下，暫時先用我的人生系統圖來套版，以下的主題或領域，你會如何安排呢？

Travel 旅遊
Recipe 食譜
Workout 運動健身

旅遊：

讓我猜猜看，你現在是不是在想，該把旅遊擺在哪個位置？其實我建議應該分成發散的「旅遊規劃」跟收斂的「旅遊紀實」來看，兩個的方向完全相反。

旅遊規劃，我可能會考慮的是、食宿、交通、路線、成員、地點（願望清單），或是也可以當成一項專案來看，再把行程分配到任務。

如果要以旅遊紀實為方向，除了每日行程資訊外，那也許要考慮結合日記、相簿。

食譜：

食譜應該擺在什麼位置呢？你要先思考自己想要的是發散的「研發新口味或是新菜色」還是收斂的「單純儲存別人的食譜」。

食譜也有發散 / 收斂之分

運動健身：

我考慮的會是，平時訓練有課程筆記、訓練菜單、課表，如果是訓練計畫，那就直接安排專案吧！必要時也可以考慮結合食譜進行飲食管理。那你又會如何規劃呢？

如果以上的題目你有認真思考的話，不難發現，你跟我的處理方式應該不會完全相同，問問身邊的人，每個人的答案應該也會有落差，那是因為每個人的生活習慣、工作性質、思考邏輯都是不一樣的，所以這也是為什麼「別人的衣服（模版）套在自己身上不見得合身」的道理，也許穿在別人身上合身又好看，自己穿又是另外一回事。

如果你能找到適合自己或是做得出自己的模版，後續再來考慮系統的事情吧！

總結

今天的篇幅有點多，以下我來說明一下，我在 PARA 系統中做出了哪些改變：

跳脫成衣版型，將 PARA 修改更合身

我們接觸 PARA 這套模型的時候，容易把 PARA 誤用成「分類」的工具，事實上 PARA 是一種狀態而非類別（可以參考我的另一篇文章Heptabase 一點通｜搭配 PARA 做好個人知識管理 #6），我的系統中也有 PARA 的模型，但我在什麼地方做出改變呢？

專案管理，把下一步行動拆分出來，搭配時間管理工具！

我會把比較抽象的 Obj. 先獨立拉出來，跟具體可以量化的專案做出區隔，然而我們必須把專案分出距離遠近。如果我們把專案加上時間條件，代表整個專案會有開始和截止日期，中間其實會遇到很多「不確定因素」，像是行程或是雜事，所以通常我會把任務從專案系統獨立出來，搭配行事曆工具來進行整體時間管理，這樣專案比較靈活，也比較推得動。

將任務獨立出來，配合行事曆進行

打破領域分類法，在輸入階段，區分是發散還是收斂！

專案說完了，來說領域的部分，其實我最早在分「領域」的時候，是用直覺的分類方法，個人生活、工作相關、再依序分出子項目，每個項目中都有不同的目標和各自發展的專案任務、還有相關的資料來源，分到最後我分出一個主領域「事業」，結果我發現這個領域跟個人、工作都有重疊，也就是說，事業就是包含個人及工作，這完全打亂了我原先的分類項目，所以那時候開始我就發現必須要更改領域的分類方式。

後來我慢慢感受到 PARA 架構中的距離感，理解到 PARA 更應該符合我們的大腦思考方式，也就是不斷的進行發散和收斂，所以我現在的分類方式，我在 Notion 中是採用「發散用頁面、收斂用資料庫」的方式，也可以理解為「整理用頁面，收納用資料庫」，如果用 Heptabase，則是「發散、整理用白板、收斂、收納用標籤」。