最近有一個困擾，那就是本編遇到一個……看起來可能是活動出席or寫專文or座談的邀約，但不知道怎麼處理。
可能有人會問，活動邀約不就YES或NO嗎？條件不滿意或溝通不順利，直接拒絕就好了不是嗎？何必浪費時間？
沒錯，網路上經常看到有專家講師分享自己收到公私單位完全狀況外甚至冒犯的邀約或失言，委婉回絕則已，討論發生衝突雙方不愉快的情況就很難看了。
但並不是每個窗口都這麼冒失。現實中，有些窗口其實超有誠意，只是寫信方式讓人不知道該怎麼回，受邀方不知道怎麼適當機會教育的情況也有。所以，我還是先把這種活動邀約的重點整成「四大基本內容」，另外思考一下自己可能會怎麼善意提醒對方邀約上的缺失。
一、活動介紹
邀約單位窗口必須先自我介紹……這句不是廢話，而是「自我介紹」的重要性經常被忽略，因為這時對外發邀約、各種行政洽談的窗口，就是活動執行單位的門面。窗口的語氣、表現、反應情況和人格特質，其實都在代表這個活動的內部管理和對外形象。所以活動要辦得順暢，首先得要慎選適合的人擔任窗口。
接著，說明發起邀約的活動名稱、主題、目的等必要資訊，讓受邀者可以了解活動要幹痲。這邊請留意，雖然大部分的情況是把介紹活動的公版內容貼上，但依據邀請對方的目的和訴求，活動介紹有時是需要「客製化」的。客製化不需要整份重寫，不過有時只是稍微調動一些項目順序，效果和意義就會不太一樣。
二、時間、地點
這點是基本中的基本，但忙著忙著可能會漏掉。尤其是活動場地和主辦單位的常駐地點不一樣的時候，還是會有出錯的可能。
幾年、幾月、幾日、幾點在什麼地方，一定要說明清楚。如果邀請的過程中，這些資訊還處在一個和外方協調中、不確定的狀況，那也請至少確認「日期、時間」再發信。
對受邀方來說，時間（檔期）通常比地點重要得多，如果對方沒空，真的講什麼都白搭。地點方面，除非這個地點有交通上的難度，或有讓人猶豫的某些特殊性，會影響到時間的安排，但原則上算是比較有彈性的項目。
三、費用雜項
這個活動或工作，是否提供演講出席費、交通車馬費？如果什麼都沒有，那也麻煩拿出勇氣講出一個能說服自己的理由，你連自己都說服不了還要邀屁邀XD
如果是外縣市甚至出國的活動，住宿的費用或住宿安排如何處理？車站機場到住宿點、活動目的地的接駁，主辦單位是否有安排？還是要講者自理、以憑證請款報帳？
設身處地想一下自己如果是受邀者，這一趟行程可能會遇到什麼問題。你想得越完整，對受邀者越體貼。對方忙中出席，甚至在資源不足的狀況下被你打動願意參加的機會也會變高。
四、邀約理由
這一點，和前面說到「客製化」活動介紹內容是連動的。受邀方的經歷或專業，和活動之間的連結或關係是什麼？人選不只一個，主辦方為什麼要向這個人發出這個邀請？對活動的必要性或加分項在哪裡？
受邀方不管是專業講師或是匠人，大家不參加活動，其他的事情可能也很多，他參與這個活動的必要性是什麼？要參加的話，自己要提供什麼樣的專業內容或資訊、演出服務？準備這些事情的時間要多久？
這不只是邀約，而是一個說服、互相鑑別彼此是否適合的過程。
以上四點，基本上就是活動邀約信件一定要有的項目，也是受邀者判斷是否參加的基本條件。甚至有些人看到寫得li-li-lak-lak的信就不想看了，請一定記得，邀約信就是單位的門面、執行力的體現，非常重要。
應對基本內容不足的邀約信件
前面也提到，有些聯絡上的缺失，未必是窗口白目。有可能是忙中有疏漏，或是熱情有餘但行政不足。先不要急著發脾氣，想想善意提醒對方聯絡內容的缺失的方法。這種狀況如果是「下對上」的情境，我會用的句型是「我需要ooxx」作為起手式：
- 請問我需要自理交通和住宿嗎？
- 請問我需要寫專文、做對談還是主題演講？
- 請問地點是在哪邊？
一般職稱身份平行，或對下的聯絡就是：
- 請問貴單位是否會為講者處理交通接駁和住宿問題？
- 請問這個活動是要寫專文、做對談還是主題演講？
用QA釐清模糊點，用禮貌回應不合理，雙方都不用當火系魔法師一天到晚在炎上放火。參考這個原則寫信，邀約應該都不會遇到大問題，受邀者就算無法參加也不會覺得心情不好。
用一封好的邀約信成為活動順利的第一步吧～歡迎分享給會發邀請信的單位！
