案例解說室＃2｜客戶抬頭搞錯

前言

在製造業裡，只要客戶是大型集團，就很容易遇到「同集團、不同公司」的下單方式
這篇案例帶你看看，一個小小的公司抬頭，為什麼足以引發一連串後續處理

背景資訊

• 電子模組廠，某大型集團客戶
• 客戶基於交易金流控管，不同公司的財務各自獨立
  固定以A公司為量產品下單（正式採購），以B公司為樣品下單（開發用途）

關鍵知識點與技能

1. 大型集團的子公司結構與金流邏輯
2. 訂單與發票抬頭的重要性
3. 保稅品的限制性
4. 業務不應依靠「慣例」

事件經過

客戶通知文件的客戶公司抬頭不對

問題拆解

1. 客戶正在開發下一代的產品，想延續使用當代的量產品
   需要少量的量產品作為樣品測試使用
2. 客戶雖然有郵件告知需求，但未告知將以B公司的樣品名義下單
3. 業務收到訂單後，未察覺公司抬頭有異動（從A→B）
   依照量產品慣例，以A公司名義登陸SAP系統出貨
4. 提供出貨文件後，客戶通知發現異常

處理流程

1. 由於是一次性少量需求，屬於未滿箱的散裝
   此產品平時固定以滿箱出貨（MOQ為2個滿箱）
   如果以現貨先出原貨召回，並不符合成本效益
   
   因為基於出貨需求，倉庫人員要新拆滿箱為兩個未滿箱
   原貨召回後不見得願意幫忙變回滿箱，會請業務直接跟客戶談散裝出貨
   這背後還涉及包材與人力費用，整體還會增加倉庫與業務的負擔
   
   
2. 雖然AB公司屬於同集團，但因為涉及金流運作
   如果強行送貨，客戶有權利不收貨避免爭議
   
   
3. 公司是保稅工廠，貨物屬於保稅品，海關對於物料的控管嚴格
   修改訂單的大前提就是貨物必須回廠內，有回廠記錄才行
   不可以想著系統內部改紀錄就行，被海關抓到是整個公司信用會出事
   
   
4. 此貨物是傍晚出廠走空運，隔天凌晨的飛機
   幸好客戶收到文件即時通知，馬上展開召回行動
   
   
5. 請進出口部門確認貨物位置，並要求召回廠再重新寄送
   此行動會使進出口部門需要重新海關申報與重做出貨文件
   
   
6. 快遞公司通知剛抵達中途轉運站，業務同意負擔召回費用
   此費用將記在重新寄送訂單的運費裡
   
   
7. 隔天早上貨物召回，業務完成SAP系統改單流程
   以晚一天出貨但急件處理的方式，準時送到客戶工廠

預防思路

1. 客戶要求「少量」是個警訊，量產品可能被拿來當樣品用，業務應主動確認用途
2. 因為屬於同集團，訂單格式一模一樣，但畢竟還是屬於不同公司
   業務應保持確認習慣，不應仰賴慣例，避免主觀判斷

結語

產業的供應鏈是個複雜的架構，一個資訊不一致的疏忽就可能一髮動全身
流程本來就可能會有盲區，只要多加累積經驗，細節真的會救你一次又一次