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EXCEL排班-保全多點單班1

更新 發佈閱讀 6 分鐘

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所謂的多點單班就是有很多的地點要有人去上班,大致就是派駐點的概念,駐點的特質在於一定要有人上班,至於人數即不一定多少人,這會因公司形態而有差異。

以下為本檔的排班規則:※所有的排班表都一定有自己的計薪規則,以下規則只是這個檔的規則※
◆人數:20,參與排班的最大人數,正班人數最大15人,機動+補班最大7人。
◆身分別:正班、機動、補班設定,正班即固定上特定地點人員,且班數等於上班天數,機動/補班即任何地點皆可上班,且班數最多等於上班天數,正班應排班人員排休時,即由機動人員直接補位,當正班為休,且機動人員休或人力不足以補上時,由補班人員直接補位。
◆連續上班天數最大為6天。
◆上班天數得自由設定(由於本檔為範例檔,本規則僅用於開放單一指定上班天數使用,即只有一個上班天數的數字,非提供讓全部人員有各別上班天數使用)。
◆人員得指定休假,不限身分別。
◆班表顯示模式:於設定中有做指休的日期,不分身分別顯示為「指休」,正班人員(上半)透過運算排出,顯示「休」,在這個日期底下會直接顯示代班人員,機動/補班人員(下半),機動透過運算排休,顯示休,剩餘顯示當天要上班的地點,補班若有排班顯示上班地點,剩餘空格。

在此規則下,並非依據人數需求來安排,而是以地點為基準每個地點每天必須配置一名人員。若有多個地點,則需相應人數。依政府法規,員工的連續上班天數單月最大上班天數皆有上限;此外,公司內規也可能因勞資協議而有所不同。

在排班設計上,固定地點由固定人員負責。然而,當正班人員因休假而無法排班時,便需由遞補人員代班遞補人員並不綁定特定地點,而是依當日缺員情況前往不同地點支援。缺員數量每日不定,有時完全不需遞補,有時則可能超過遞補人力的上限

因此,遞補人員的出勤情況差異很大:有些人可能因頻繁遞補而達到或接近應上班天數,有些人則僅偶爾排到少數班次。這些遞補人員通常在公司另有其他業務,僅在正班與機動人力不足時才被安排補位。

機動與補班兩者設定的差別,由於剩餘的班數平均給機動人員是可能發生在最高上班天數的上下(即約差一、兩班)情況,因此,是設定機動人員,抑或選擇補班人員,可從該人員是否仍有其他作業來決定。

運算上,機動人員已限定就是能排到最高天數,因此會直接做排休的設定,以避免超過應排最高天數。

基於此,指定休假不得限定於特定身分別。其目的在於避免因缺員過多而導致原本預期不會排班的人員,卻因限制而無法遞補。若已設定不得排班,則可直接由其他人員向下遞補,以確保各地點每日有人駐守

補班的情況與機動相反,是設定為只可能排少少的班,甚至可能完全沒排到班,因此,在一開始對人員做「指休」設定時,對於補班人員相對重要,例如補班人員就是必然見紅休的情況,一旦休假,自然就不可能補班,直接設定指休,是避免排班的最好方式。

以下為本檔的操作說明:

檔案結構僅三張工作表,分別為設定、排班結果、排班表

設定:用於設定參與排班的人員、身分別、上班天數、排班月分、指定休假。

排班結果:介面與「設定」相同,並已透過運算,將應排班的結果列出,當結果完成之後,最重要的功能是透過於底色提示來進行手動微調

排班表:當於排班結果完成微調之後,排班表即可正常印出。

在規則「1、 人數:20,參與排班的最大人數,正班人數最大15人,機動+補班最大7人。」中的正班人數限制15人,與機動+補班最人人數7人,即在這張班表顯示的狀態下所受的限制,在上面正班最大提供的可顯示人數就是15人,同等下面即是7人,當人數未達時,即以空白來顯示。

上半的顯示方式,由於正班人員就是只上那一個地點的班,他有上班就是那個地點,所只會顯示「休/指休」,指休是用於區別是否為可調整休假使用,在這個地點的代班即顯示這個日期將由誰來代班,所以有「休/指休」,就會同時顯示要上班的人員名字。

下半的顯示方式,即是顯示該人員將要去哪裡上班,同時也是顯示「休/指休」,機動人員這一天空白,並不表示該人員未上班,即表示該人員這一天是非休假,且未有代班,補班人員只顯示「指休」與有排班的地點,空白並不等同該人員的休假與上班的狀態。

一般排班表的設計,除了期待可以在完成「參與排班的人員、身分別、上班天數、排班月分、指定休假」…一類資訊後,就可以完成排班外,更希望的是,連同排班表都可以依自己所期待的格式直接印出。

澄~客製天地重在於利用EXCEL的運算功能,將這些程序寫入,特別在排班時所耗時間甚多時,就可以透過這樣自動運算,即使設定後仍須進行微調(即部分的人工判讀),至少不用從零開始,得以省下許多的時間。

↓方格子無法上傳圖檔說明,若您對設計有興趣,這是載點哦!↓
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sumi@ms.impress.tw
澄小姐


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澄~客製天地
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