讓大腦減壓的子彈筆記術,step by step,精準走向目標夢想

閱讀時間約 6 分鐘
子彈筆記是一個簡單、方便的筆記方式,運用簡單的符號,整理出每日的行動清單。再依照當天的完成與否,決定每個行動的後續,像是轉移、刪去、完成一半等等。
網路上可以找到不少關於子彈筆記的文章以及美化筆記本的方法,顯見子彈筆記的簡單易懂,已經成為這些年來時間管理的主流。我使用過一陣子的子彈筆記法,當時買了樸素的方格筆記本以及代針筆,試圖學習youtuber上的繪畫方式,製作一本關於自己的日程本。然而,我的子彈筆記卻一直處於一種半上不下的狀態中,也就是:「它好像幫助到了我什麼?但我還是覺得事情很多?
如果各位在使用子彈筆記這項工具時,也有同樣的感受,一定要閱讀這本書:《大腦減壓的子彈筆記術──用evernote打造快狠準任務系統》。
這本書由電腦玩物的主持人Esor所寫,用evernote來管理每日的行動。雖然和傳統紙筆上的「子彈筆記」不同,但書中前半部所引用的「專案管理」概念,卻一掃我過去使用子彈筆記所產生的疑惑和違和感,壑然開朗了起來。

用「專案」管理時間,而不是「行動清單」

過去我使用子彈筆記時,往往列下了很多的「行動清單」(也就是「待辦事項」),雖然完成的項目也不少,但卻老是覺得自己好像什麼重要的事情也沒做到
這是時間管理的概念上,一個常見的黑洞,也就是說,當人們用「緊急」與「重要」兩個項目歸納行動,但時間卻常常花費在「緊急但不重要」的事情上。因此,忙碌了一整天下來,完成的都是一些瑣事。在書中,作者認為在規畫行動時,應該將視野提高至「專案」的角度,由此出發避免我們將精力都花費在瑣事上。
「專案」對我而言,是一個陌生的概念。過去我一直局限這個詞,僅把它放在工作上使用,但在看完了書後,我對於專案的理解也更深一層:
專案,是承接我們目標的計畫,計畫下面才是我們的任務與行動。
我希望陪伴孩子多參與一些社區課程,可以是一個專案;我的房子想要重新裝修,也是一個專案。我的金錢收入來源,也是一個專案。只要我有設下一個「目標」,無論是有形的或是無形的,都可以用專案的角度去思考、規畫,並且建立起一份任務列表與行動清單。
這樣,我們在每日的行動中,才會一步一步地往自己所設定的目標前進。就像是購物時,如果沒有明確知道這個採買的目的(可能是補充清潔用品)是什麼,依循列下的購物清單採買,可能在逛街的過程中就會覺得「這個好像也需要」、「那個也好喜歡」,結果反而重覆購買,或是根本沒有買到需要用的東西。回家後才懊惱自己白花了時間,又浪費了錢。

用「優先順序」及「工作情境」調整行動的順序

將視野提高後,每一個行動的背後都有著對應的目的,行動清單應該會變得明晰許多。接著,是安排行動的順序,讓每天的行程可以流暢地進行。
我們不是機器人,不可能要求自己完全地照表操課執行行動。但是,事先設想好行動的優先順序和工作情境,卻可以提高我們的行動完成率。像是工作的事情,一定要在辦公室或是一段比較長的時段完成;那麼,找到自己一天當中最符合這個狀態的時段來完成工作相關的行動,就比較不會發生時間不夠、被打斷的情節。
延伸出去的一個概念,則是「時間盒」運用法。不知道大家有沒有注意過,自己一整天的精力與能量程度呢?以我為例,我在早上時候精神最好,用過午餐午休後,會有一段發散期,注意力很難集中。大約到了下午三點,注意力又可以凝聚了。精神最差、情緒也最差的時候,則是晚上九點半到十點,也就是睡覺前。
依據我對自己精力與注意力的觀察,加上家庭作息,我會把最需要專注力的行動,安排在早上時段完成。剛吃完午飯時,也許就會邊聽podcast邊收集資料,或是來擬一下文章大綱、上個畫畫的線上課。調整好能量後,下午的專注時段又可以衝刺一波。晚上因為家人同住、小孩在家,加上我是早睡體質,因此絕大多數不會安排工作相關的行動。如果真的要趕進度時,反而我會提早自己的起床時間,來補進度。
當我們把自己的時間安排進最適合的行動時,執行起來便會覺得事半功倍,工作的頻率更加和諧。

建立起自己的網路資源資料庫,日後查找更方便

我想,應該每個人都有這樣的經歷:不知道什麼時候看到的網頁,要用時卻找不到了!或是明明想找A,卻在搜尋的過程中被B吸引,時間不知不覺就被手機給啊呣啊呣吃掉了。
生活在數位時代的我們,資訊管理是一門必修的課題,如何管理我們的資訊變得十分重要。幸好,無論是evernote或是notion,甚至其他app像是onenote、google keep等等,都可以幫助我們在第一時間收集這些訊息,以便日後查找。
值得一提的是,這些資訊不能只是按下「書籤」,或是只是存檔起來,沒有管理之下,就像是冰箱黑洞般,要用時找不到,找到時已過期。
作者建議,只需要一個步驟,就可以讓資訊不在雲端硬碟或是app中迷失:加上標籤。設想這筆資料可能會使用到的地方,像是一間親子餐廳的介紹文,我可以在存檔時便加上「親子餐廳」、「台北市」兩個標籤;也可能是一則食譜,我可以順手加入「食譜」、「蛋糕」、「低糖」等詞彙,讓我日後一目瞭然當時為什麼想要儲存這則訊息。
日後,我只需要利用app內建的搜尋功能,就可以找出有那些親子餐廳是我一直想帶小孩去吃看看的,以及有那些食譜是我有興趣想要試作的。
如果是傳統的紙筆子彈筆記,是否就無解了呢?其實是有方法的,也就是利用子彈筆記前面一開始留下的幾頁空白頁,寫下這則資訊的頁數以及標籤詞彙,日後的查找就會方便許多了。
我使用子彈筆記這些年下來,最大的轉變是把子彈筆記由「概念」轉向「工具」的定位。這個工具的背後,其實呼應了很多時間管理的概念、專案管理的概念。當初,我在留子彈筆記前面幾頁目錄與空白頁時,總是擔心浪費而捨不得留;為每頁筆記寫頁碼時,也老是懷疑頁碼的必要性。
反而更接觸更多時間管理的概念後,我才明白這些設計背後的意義。一本子彈筆記的重點,不是在於版面的設計美觀,而是能不能夠對於我們完成目標有所幫助。無論是紙筆的子彈筆記,或是數位的子彈筆記,背後的概念都是希望我們能在有限的時間內,達成我們的目標,完成我們的夢想。如果只是流於形式地打勾勾,那就太可惜了。
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對我而言,閱讀是一種休息時間。讓我們一起在忙碌生活中徜游書海,用閱讀豐富人生。
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