簡報規劃｜團隊合作做簡報的時候，投映片如何分工，如何合併？

遇上要作團體簡報，無論是在學校、公司或是其他團體，大家的目光都很容易盯死著「認投」的分工步驟。沒錯，要自私自保是很自然的反應，有些人會希望分配到最容易預備的部分，有些人希望能搶下最主要最注目的部分，有些人希望負責可以重用舊簡報的部分，甚至有時會遇上強勢的同伴丟下了一句「這部分我來做吧，到時見！」便離開了討論。我們不會期望每一個人也是無私，也是以團隊為先，因為在現實裡跟本不可能發生。然而在大家思量如何搶下想要那一塊的時候，試一下先討論框架吧。

這時候要討論的簡報框架，當然包括了簡報的目標和內容，只是有兩點是上班族容易會漏掉的，就是各部分的時長以及各部分之間的轉折。簡報的總時長通常是預先固定的，所以當我們在計劃簡報時，各部分的時長可以幫助後來的內容準備，例如協議好又分配了二十分鐘的部分，就能減少在臨簡報前才發現內容過少或是初淺，或是相反的情況下，提供了三十分鐘的內容，最後因爲花了心神預備，在如何刪減時又吵了一場，或是在簡報途中才發現講不完，影響了後續的部分，也有可能令觀眾覺得沉悶。訂下了各部分的時長，亦可以幫助在進行簡報時互相提醒，是否快用光了分配好的時間，這樣對於簡報前沒能夠，或是懶於做預演的團隊尤其重要。

因為簡報將會是由各部分組成，當中的講者、設計、語調都自然會有所差異，故此如果在討論計劃的時候，能包含了各部分之間的轉折，在預備內容的時候加入頭尾對接的考量，可以提高簡報各部分之間的流暢度，觀眾感受到的突兀感亦能夠減少。有些人很喜歡研究簡報軟體的轉場設定，令每頁投影片之間都有花俏的特效；然而簡報各部份的轉折，就比較少受到注目，要是內容的轉向太過突然或激烈，這不是單單靠講者的一兩句「接下來我們將會談⋯⋯」或是「剛才我們提到⋯⋯」就能夠增加簡報的一致性。

當簡報出現了框架，包括目標、內容、時長和轉折，備受注目的分工時間就到了，在這一步我們有兩個大方向可以考慮。

不是每個人也喜歡製作投映片，或是對自己的製作有信心，團隊之間的分工合作，可以考慮加入一個「設計師」的角色。其他成員在預備內容的時候，在空白的投映片上作業就可以，完全不作任何設計上的考量，字型、顏色、圖示、排版等都跳過，甚至乎圖表也是只放上原始數據。這樣做可以壓縮了他們預備的時間，跳過了自己不喜歡或是沒信心的部分，專心發揮於內容上。而「設計師」可能是美感比較好的成員，或是自己比較喜歡或專長於製作簡報，在前期不用負責內容的工作，而是等到內容預備好以後，就跟著內容製作出整套的投影片。這一種方法的好處是各取所需，提高各自的效率，也可以確保簡報設計上的一致性。然而在另一方面，危機就來自預備內容的成員要有自律性，在時限內真的要完成自己的部分，否則設計師只會剩下不足的時間來準備投影片；而且設計師的心理抗壓性要強，也要有主動和授權去追收還未預備好的內容。

另一種較傳統的做法，就是不採取「設計師」的角色，每個成員都要負責自己的內容以及投影片，到了作簡報之前才作整合。雖然預備的時間增加了，可是工作量也是同樣地增加了。每個人也有自己的風格，在最後簡報設計上參差不齊是自然不過的事，然而衝突亦可能因此而起。曾經聽過一些老師打趣說，投影片就好像自己的子女，那怕是長得多醜，人們仍然是覺得是最美麗的。有些人會覺得某部分要作修改，但該部分的提供者卻因種種原因而拒絕，團隊就要處理這一些衝突。要採取這一種分工的做法，最好就是事前訂好一個設計基線，例如是公司最新的簡報模板（有些人總會覺得自己電腦內的就自然是「最新的」，最好還是跟企業傳訊部門核實一下），以求減少一點合拼時的差異。

無論你是採取「設計師」的方案，還是較傳統的做法，完成了投影片的設計與合併以後，團隊最好仍然花一點時間快速從頭到尾檢查一下，除了連貫性是否足夠以外，內容上也有兩點需要留意：論點或是例子有沒有重覆，甚至是有互相衝突的觀點。在一開始討論簡報框架的時候，不可能細緻到論點或是例子的層次，所以在分工合作、各自預備的時候，重覆也是有其可能的。重覆或是相反的內容，各自預備的時候不易發現，但是從頭到尾都在台下聆聽的觀眾，就會容易發現到這些錯誤。要是團隊沒有打算做預演的話，雖然不是一個科學化的方法，但是憑著投影片的數量，大約也勉強可以估算一下，各部份的時長是否與一開始的計劃相差太遠，趁還有時間的時候嘗試作補救。

每次要作團隊合作的簡報，或許會出現爭吵、領功、推卸、拖延等情況，也會是一個建立團隊精神，以及了解對方和自己的機會，更加可以讓其他人看見你的努力和實力。過程不一定會順利，成果不一定會完美，但是在企業世界裡，大概很快便會到下一次，所以還是把握機會從每一次團隊簡報中學習吧。