人事阿崴-EP.27 不抗拒改變

如果公司有個內部規範流程，推行運轉也七八年以上，對於一個剛接此業務大概一年的人員，竟然可以在一年內被反應這樣流程有問題，希望可以有所調整，反應的單位來自於平行單位的非主管職。身為人事行政的自己，會如何處置呢?

#管理辦法的修改流程

這個也許是表層最關鍵的部分，公司內部對於管理辦法的修改規範是什麼，是否牽扯到相關的文件管理，又甚至是內稽內控流程，因著牽扯範圍的層級，正常來說應該都會有一些修訂的辦法與規則，同時也會因為複雜程度牽扯到核決權限，甚至需要到集團的高層，也因為如此會讓多數人員覺得麻煩，就算了。

#想像其實比執行還來得困難

有的事情想起來很困難，做起來通常沒有那麼困難，但會有些麻煩。

一般正常來說也許會從需求單位發起，經過了重重關卡的核准，然後才會來到行政文管單位根據需求調整辦法，同時評估這些辦法是否牽扯到其他的辦法，又或是內部流程，甚至要調整系統。所以麻煩的就是那中間的重重關卡，外加需求單位也是懶得跑這樣的流程，所以就有一些口頭或是信件的抱怨或是需求。

#了解原由

流程想要改變的原因是什麼?只是圖個方便嗎?

那原本流程為什麼要如此設計?是有什麼管控機制嗎?還是單純時空背景不同呢?

以近期的故事為例，流程本來的設計沒太大問題，但是想要改變的來由是高層主管無法掌握資訊，然後必須透過詢問，外加上對下習慣使然，問的態度就不太好，被問的人覺得委屈就來行政單位抱怨。

#其實沒有不能改

本著流程與理解，其實稍加調整部門內的程序，多道步驟就可以滿足雙方需求。同時還可以不需要變更資訊系統的設定(這當然是因為有先經過測試)。可是對於內部同仁感受上，就硬是多了兩個步驟，雖然嘴巴都說我是可以輸入資料，但卻一直提出總總不認同，然後一句以前明明都可以，為什麼現在要改。

#抗拒改變是正常的

人，多數會抗拒改變，是正常的。這是需要自己建立的觀念，所以當人面對改變的時候，第一個反應是抗拒的，不要過度走心。只是我們如何溝通，應該就會是關鍵。

告知原因，必須要增加的工作量評估，可能得到的成果。因著滿足與減少主管的詢問，外加輸入系統後資料容易查詢紀錄，多增加的工作量其實與日常出勤相同，結果是我們自己也不需要承接其他單位的情緒溝通。

#心態自主建立

也許是過往的工作習慣，面對業務環境的改變，總是必須快速應對，調整與改變是日常，想要達成目標是不能依賴相同的辦法。所以雖然心裡還是會嘀咕一下，但協助優化流程其實也在建立內部單位間彼此的信賴感，這次我多做一點，改天需要現場幫忙的時候，信任感是可以幫上忙的。

#不要奢求改變他人

雖然盡可能的溝通，完整告知前因後果，但不要期望自己可以改變他人，也許可以稍微影響一些，自己與他人本質上就是不同，以身作則是好的，達成協調後的目的就很好了，不要期望被調整的人還要心甘情願笑笑地接受，這樣則是第二個要建立的心態。

#你如何應對改變

這是一個偶爾會被當作面試提問的一題，尤其該單位如果是一個需要面對客戶或老闆的快速調整，你如何面對客戶(主管)的快速改變呢?有沒有一個最有印象的真實例子可以跟我分享。換個角度，個性上是非常抗拒改變，又或者說很追求步驟流程方法明確的工作，也需要特別小心這樣的提問通常隱含的這個職務會有這些快速調整與改變的狀態，一切都還是看不同的職務與產業，調整與變化的步驟也都會有所不同。

不要抗拒改變，不要試圖改變他人，可以試著影響他人，都只是工作不需要走心，把可以做的事情做做看，不行也會有個紀錄，保持與他人信任的建立，工作會有點煩但會越做越順。

#人事阿崴 #HrfromZero #人事第零堂