解決問題七步驟(五)想解決問題，就從流程改善開始做起吧!
2019/10/31閱讀時間約 4 分鐘
Grace妳在幹嘛，業務要的報價呢?什麼時候可以給!
Grace我叫妳找的瓶子呢?供應商回覆了嗎?價格什麼時候到!
Grace業務mail回了嗎?Rebecca問的那個產品規格給人家了沒?
Grace實驗室數據給了嗎?測試過了沒，案子都卡在這了還要多久!
Grace我要的那個Proposal呢，作好了沒?欠人家好幾天了!
Grace是在產品管理單位兩年多的PM，在公司算是比較資深的專案負責人了，不過因為公司對PM的定義跟大公司有點不一樣，所以Grace還是常常因為工作太多而被主管追著跑，永遠工作都不能如期完成。
Grace有天跟姊妹Alice聊到這個問題，Alice一聽，馬上跟好姊妹Grace說道:「妳啊，就是太好說話了，明明工作很多卻還是主管交代你做什麼，妳就作。我跟妳說，妳先把你手上所有的工作做個整理，這樣有助於將妳的業務內容視覺化，就不會遺漏跟重複了。」
盤點業務有助於釐清個人工作內容，確保投入時間產生最大效益
Alice: Grace你的工作真的很多ㄟ，你快拿這張表去跟主管談一下，尤其是這種By Case的根本不知道要花你多少時間阿，那你又怎麼能確保其他重要工作你如夠如期完成呢?
Grace:我這樣一整理才發覺，我的工作真的是不少，難怪我每天滿頭包，都解決不了問題。又老是被主管壓著我做完。我要拿著這個表格去跟主管好好的討論，看來不見得是我能力不好，是工作真的太多了!
Alice: 整理好工作，就是做好業務盤點，當你了解你的整體業務的樣貌，就能夠整合相同的業務，或著是將不應該由妳處理的事務委由擅長或是效率更高的人處理!
過了幾天後，Grace又再度有機會跟Alice坐下來聊聊。
Grace: Alice上次跟妳討論的真的滿有用的呢，我主管看完我給的表格後思考了兩天，告訴我他認同我所提出的，所以他也會調整我的工作內容，妳真的幫助我解決問題了呢!但是他又給我出了個難題，他說要我把現在專案的流程作業畫出圖來，順便要我思考如何改善流程!
Alice:這是你原本的流程嗎?來，我們一同來看看有那些可以改善的!
流程改善者就是問題解決者
Alice: 你這個流程是很清楚，但你有覺得缺少了什麼嗎?
Grace: 有嗎?大家都習慣這樣做很久了，運作起來也沒什麼大問題，雖然偶有小錯，但是大家也都可以接受啊!!
Alice: 你這個心態就錯了，大家都可以接受不代表沒問題啊。很多時候出問題就出在大家都習以為常，沒意識到危機就在身邊。
Grace:我了解了!如果想要徹底地避免問題的發生就得要認真的面對問題，解決問題!對嗎!
Alice:是的!你看從客戶提出需求到PM報價中間，怎麼沒有業務的角色進來呢。業務通常是最了解客戶需求的人，不能只是當個Moving Box吧?
Grace: 妳說的很正確，我們公司的業務通常都一問三不知，每件事都要透過我們來處理，客戶的目標價、規格，沒有一樣搞得清楚的。
Alice: 還有，妳們公司很多客製化的需求，怎麼沒有試產確認的流程呢?這樣大家都憑經驗做事，很容易出錯的，前期的試產驗證都是為了MP能夠順利，減少後續升產出錯所需要付出的成本，我想妳們應該需要這個流程吧!
Grace:妳說的沒錯，我們不執行這個程序也吃了幾次苦頭，但因為損失金額還不是很大，所以也沒有人放在心上，但確實需要試產程序來協助我們產出正確的結果!
Grace: 妳看看這是我改善過後的流程圖，有解決問題了嗎?
Alice: 不錯，流程上確實完善了。接下來跟你的主管好好溝通，能夠清楚自己的問題是一回事，能夠讓大家也清楚公司的問題是另外一回事!試著做一個流程的改善者吧。我們在企業不能只當一個會做事的人!要當一個會解決問題的人，尤其要當一個會改善流程的人更是重要!
Grace: 我懂了!這次真的是謝謝妳Alice。我會好好把握這次機會建立在主管心目中的重要性。
很多時候危機的背後都隱藏了轉機，當我們覺得工作過多、繁瑣、無法負荷，不妨先從業務盤點開始，了解自己經手的每件工作頻率，分析該工作的重要性後便能夠好好地整理到底什麼該做，什麼不該做?另外可以利用這篇「學會這兩條線，再也不用怒吼工作做不完啦」好好地針對重要的事投入時間吧!
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