數位整理｜電腦桌面及資料庫整理分享

Jessica Lewis 🦋 thepaintedsquare on Unsplash

在數位的時代裡，電腦、手機、相機幾乎已是現代人不可或缺的生活必需品，各種3C的儲存單位也從GB來到TB，文檔、照片、影片和各式各樣的程式、APP，海量的資料佔據每個人的資料庫，混亂的資料庫不僅影響工作效率，也容易打亂思緒，那麼我們該如何開始做數位整理呢？

這篇文章會分享我的數位檔案管理方法，先從分類數位資料開始，區分出短期資料及長期資料，之後再利用幾個整理技巧，讓每個人都能更加容易地管理自己的桌面及檔案總管ヾ(´︶`*)ﾉ♬

該怎麼分類數位資料？

我會將數位資料區分為『短期資料』和『長期資料』：

• 『短期資料』為正在使用中的文件、待處理的信件、進行中的專案等等，尚未歸檔的各類文件。
• 『長期資料』則是身份證明文件、已處理完的文件和專案、留存的照片、素材資料庫、各類總表及長期數據資料。

用更簡單的方式理解，就像是學生時代的桌面，擺在桌上正在使用的課本、筆記本、習題是屬於『短期資料』，也許你會保留常用的鉛筆盒和便利貼，但屬於這堂課的書本在課程結束之後就會離開桌面，進入你的抽屜或置物櫃，這些區域存放的書本和物品就屬於『長期資料』(⁎⁍̴̛ᴗ⁍̴̛⁎)‼

短期資料整理

短期的資料特性為『正在進行中的資料』及『未歸檔的資料』，為了提醒自己待處理的事件和進度，因此短期的資料會先放在電腦的桌面(或是資料庫的第一層)，我的電腦桌面會有以下分類：

• 進行中專案：工作用的正式表單、數據、資料庫，各類文件的最終版本，方便隨時查確認目前的專案進度。
• 參考用資料、常用捷徑：用於進行中專案的參考資料、表單，包含各版本的編輯紀錄、零碎的素材、待統整的文件資料等等，
• 結案未歸檔：已結束的案件，但未歸檔入庫的暫存區域。
• 暫停、常駐的資料：這個區域我會放置已暫停或是可能取消的專案，會持續關注一陣子，提醒老闆或廠商是否有進展，若還是沒有進一步的消息就會歸檔。

以下分享我在辦公室的電腦桌面給大家參考：

文字是後製上去的，平常的桌面是沒有文字的，減少視覺噪音，大概記得哪一頁是什麼資料而已，進行中的專案就是這堂課要用上的課本，處理完並整理成歸檔文件之後就會離開桌面，收入抽屜（檔案總管），而參考用的資料和常用捷徑就像是我的便利貼和鉛筆盒，在每個案件結束後會斟酌淘汰是否有不需要的資料，就不會進行歸檔，這麼一來進入資料庫的文件就屬於已清除不重要資料的狀態。

長期資料整理

長期的資料特性是『長期保留的資料』、『已結束的事件』，為了更方便以後的查找和確認資料內容，以下有幾個小技巧想分享給大家。

1. 檔案階層不要太多：我的習慣是要控制在五個以內，而最恰當的階層大約是三個階層，例如我的資料庫安排是：備存｜檔案總管⭢1-市場開發｜展會及參訪團資料⭢目的資料夾。而在目的資料中就可以隨意地擺放各類表單和信件。
   
2. 使用數字來作為大分類：在依照文字排列的狀況下，使用數字來作為大分類，可以更輕易地將資料夾的大分類區分出來，並縮減資料夾的階層，我的做法是：1開頭為「開發」、2開頭為「業務工作」、3開頭為「人事及行政」，這麼一來就能將同一類型的工作資料夾集中在一起。（因為我是小公司所以就什麼事都要做(´c_`)）
   
3. 字數相同的資料夾：從上面的參考圖可以看出來，字數相同的文件夾就是有讓人舒服的魔力(ゝ∀･)b，推薦使用兩字或四字的做法，就算要打數字跟英文也使用全形來對齊。
   
4. 制訂適合你的命名規則：數字分類＋四字中分類｜簡易說明、兩字大分類｜日期＋簡易說明，這些都是可以自行排列組合的命名方式，可以配合自己的工作習慣好好摸索，找到自己專屬的檔案秩序。
   
5. 善用資料夾連結：若是有很常用的文件，深埋在資料庫好幾層之下，建議大家可以善用資料夾連結或是訂選最愛資料夾，讓常用的資料夾出現在桌面或是檔案左側釘選的位置，不要輕易將歸檔的文件離開屬於他的位置！
   
   以上是簡單的數位整理技巧，希望可以稍稍稍稍稍為幫到一些想整理看看的朋友。

結語

不知道大家的工作習慣是什麼呢？有什麼不錯的數位整理技巧可以交流嗎？

這裡很簡單的介紹了我的電腦桌面和一點點的檔案總管，因為我的資料還不到海量的狀態，所以不需要太過繁複的整理技巧，若資料量非常龐大的朋友，我推薦Re Life 整理學院的《現代人必知的數位整理學》，我在早鳥時購買了這套課程，之後一邊整理一邊調整自己的資料庫模式，讓整個資料庫變得更加清爽也更容易查找，課程中除了電腦資料的整理，也會提到網路資料、LINE聯絡資料、信箱資料等等，是每個人都值得學習的技巧，最後附上末羊子的宣傳影片，希望大家都能一起感受數位整理的美好，感謝大家 ⁽⁽ ◟(∗ ˊωˋ ∗)◞ ⁾⁾